Die Urkunden-App ist eine globale App zur Onlineverwaltung von ausgestellten Urkunden und Bescheinigungen für DLRG Qualifikationen. Sie wird vom Arbeitskreis Internet angeboten und entwickelt.

Funktionen

Die Urkunden-App

• Eingabe, Bearbeitung und Verwaltung von ausgestellten DLRG Qualifikationen
• Automatische Anlage von Urkunden aus der Seminar-App beim ATN Druck
• Automatische Fortschreibung der Daten in die Personen-App
• Generierung von Statistiken (inkl. PDF Export)
• Nachdruck von Urkunden im jeweiligen Format (ATN, EH Bescheinigung, etc.)
• Export eines Urkundenbuchs in verschiedenen Formaten

Bitte beachtet den Datenschutz.

First Steps

Schritte für den Administrator

verwaltet Urkunden, die von der eigenen Gliederung ausgestellt werden. Sie folgt im wesentlichen den Kapiteln „Ausstellung und Registrierung“ der einzelnen Prüfungsordnungen, d.h. jede Urkunde wird mit einer eindeutigen Registriernummer gem. Prüfungsordnungen versehen und dauerhaft abgespeichert, u.a. mit folgenden Daten:

• Name des Urkunden-Inhabers

• Ausbildung

• Ausstellungs- und Prüfungsdatum

• ggf. Gültigkeitsdatum (je nach Ausbildung)

• Prüferdaten

• Lehrgangsdaten

• für Medizin-Urkunden weitere BG-Daten

• Status

Außerdem können Urkunden verlängert, wiederholt oder beauftragt werden sowie mehrere Prüfungskarten besitzen.

Urkunden können in anderen Apps verwendet werden, beispielsweise um die Erfüllung von Teilnahme- oder Einsatzvoraussetzungen zu überprüfen.

Urkunden werden durch Registrierungsnummern gem. Prüfungsordnungen und den RRL von der ausstellenden Gliederung registriert. Als ausstellende Gliederung wird grundsätzlich die aktuelle Gliederung verwendet.

Grundlegendes

Urkunden vs. Qualifikationen

Technisch unterscheiden sich Urkunden und Qualifikationen nicht. Dennoch gibt es im ISC an verschiedenen Stellen die Unterscheidung zwischen Urkunden und Qualifikationen. In beiden Fällen beschreiben sie erlangte Qualifikationen einer Person.

Urkunden haben die Besonderheit, daß sie von der aktuellen Gliederung als ausstellenden Gliederung beurkundet wurde (d.h. die Prüfungsleistung wurde bei der ausstellenden Gliederung erbracht und der Prüfer hat die Urkunde ausgestellt und registriert). Urkunden stehen also im Urkundenbuch der jeweiligen Gliederung und werden in der Statistik der Gliederung aufgeführt.

Qualifikationen dienen "nur" der Dokumentation, d.h. der Personen-Administrator kann Lizenzen (z.B. Lehrscheine), die die Gliederung nicht selbst beurkundet hat (sondern z.B. der übergeordnete LV), einer Person zuordnen.

Beispielsweise wird ein Lehrschein als Urkunde in einem Landesverband angelegt, während diese in der Ortsgruppe des Urkundeninhabers als Qualifikation hinterlegt werden kann und damit der Ortsgruppe in der Urkunden-App als Prüfer zum Ausstellen von Schwimm-/Rettungsschwimm-Urkunden zur Verfügung steht. Diese wiederum werden in der Gliederung als Urkunde angelegt, während sie in anderen Gliederungen „nur“ eine Qualifikation wären.

Status

Urkunden-Status

Eine Urkunde kann im Status „aktiv“ oder „inaktiv“ sein. Wird sie angelegt, ist sie automatisch aktiv. Bei Bedarf kann sie deaktiviert werden und wird damit

• nicht in der Urkundenübersicht angezeigt,

• nicht im Urkundenbuch aufgeführt,

• nicht in der Statistik gezählt und

• nicht in anderen Apps als z.B. Prüfer angezeigt.

Damit ist es beispielsweise möglich, Urkunden bereits vor Ende einer Veranstaltung vorläufig zu registrieren und auszudrucken, während noch nicht klar ist, ob der Teilnehmer die Urkunde erhält, etwa weil er die Prüfung möglicherweise nicht besteht.

Registriernummern inaktiver Urkunden werden üblicherweise nicht wiederverwendet, d.h. in der Registriernummern-Sequenz bleiben „Löcher“ bestehen.

Qualifikations-Status

Eine Qualifikation kann im Status „nicht bestätigt“ und „bestätigt“ sein. Bei der Anlage einer Qualifikation in der Personen-App kann der Status ausgewählt werden. Bestätigte Qualifikationen können durch den Inhaber in der „Meine Daten“-App nicht mehr verändert werden.

Prüfer

In der Urkunden-App können nur Urkunden registriert werden, für die in der Gliederung mindestens ein Prüfer mit einer gültigen Prüfer-Qualifikation mit entsprechender Registriernummer eingetragen ist.

Beispiel: Eine Gliederung, die einen Lehrscheininhaber mit gültiger Lizenz eingetragen hat, kann Schwimm- und Rettungsschwimm-Abzeichen als Urkunden registrieren. Besitzt sie keinen Erste-Hilfe-Ausbilder mit gültiger Lizenz, können in der Gliederung keine Erste-Hilfe-Ausbildungen beurkundet werden.

Ist eine Prüfer-Qualifikation nicht mehr gültig, steht der entsprechende Prüfer nicht mehr zur Auswahl bzw. falls kein anderweitiger Prüfer in der Gliederung vorhanden ist, stehen die entsprechenden Ausbildungen nicht mehr zur Auswahl.

Urkunden-Buch und andere Dokumente

Das Urkunden-Buch listet alle ausgestellten Urkunden innerhalb eines Jahres einer Gliederung auf. Dort sind sie mit der Registriernummer, Inhaber, Geburtsdatum, Prüfer sowie Ausstellungs- und Prüfungsdatum Ausbildungsweise aufgelistet.

Urkunden-Bücher können im Menüpunkt „Dokumente“ ausgewählt und heruntergeladen werden. Es steht als Excel-Dokument tabellarisch oder als PDF zur Verfügung.

Weiterhin können für jedes Jahr eine Statistik als PDF heruntergeladen werden

Schritte für den Benutzer

In der Urkunden-App im Menü Punkt Persönliche Einstellungen, die Einstellungen zur Vereinfachung der Eingabe von Urkunden, vornehmen.

Übersicht

In der Übersicht werden die eingetragenen Urkunden angezeigt. Diese können über verschiedene Einstellungen gefiltert werden.

Image Removed

1. Filter nach Jahre
2. Filter nach Ausbildungen
3. Filter auf ausgestellte Urkunden anderer Gliederungen, die in der lokalen Urkunden App angelegt wurden
4. Filter auf Inaktive Urkunden
5. Suche nach Personen (auch Teilnamen)
6. Neuanlage von Urkunden
   

Troubleshooting

Prüfernummer wird nicht automatisch übernommen

Wenn die Urkunden App die Nummer des Prüfers automatisch eintragen soll, muss in der Personen App eine Passende Urkunde für die Ausbildungsberechtigung hinterlegt sein.

Diese Ausbildung muss auch berechtigt sein, die gewünschte Urkunde ausstellen zu dürfen. Sollte diese Funktion einmal nicht korrekt funktionieren, kann ein Fehler in der Ausbildungsdatenbank vorliegen. Bitte meldet uns diesen Fall, damit wir diesen korrigieren können.

Workaround: Geht in die Personen App und sucht den Teilnehmer, den Ihr bearbeiten wollt. Bearbeitet in den Scheinen die problematische Urkunde. Dort könnt Ihr die Nummer manuell eintragen und speichern. Beim Druck der Urkunde aus der App heraus ist die Nummer nun enthalten.

Feedback & Hilfe

Das Feedback kann über Hilfe & Support ebenfalls mitgeteilt werden, ebenso Ideen und Anregungen. Dies zu dem beste Ort für Probleme und Hilfegesuche.