DLRG Manager
Anleitung zur Migration von Mitgliedsdatenaus sonstigen Quellen
Version 5.0
STAND August2023
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DLRG Landesverband Württemberg e.V. Kommission Mitgliederverwaltung
Inhaltsverzeichnis
Inhalt
Grundlagen
Das LV Supportteam leistet unter der E-Mailadresse
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Für den Import von Ehrungen und Qualifikationen bietet der DLRG-Manager weitere spezielle Importschnittstellen an, die diese Daten direkt in die DLRG-Manager Module schreiben. Für den separaten Import von Ausbildungsdaten und Ehrungsdaten gibt es entsprechende separate Anleitungen und Musterdateien.
Vorbereitungen
Die Daten in Quellsystem (z.B. Excel, Works, Lexware, WISO,..) müssen integer und vollständig sein. Gegebenenfalls ist vor dem Import eine Bereinigung/Pflege nötig. Dies vereinfacht den Import in den DLRG-Manager.
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Da sich der Import mit allen Tests über einen längeren Zeitraum erstrecken kann, ist es eventuell sinnvoll das Alt-System „einzufrieren“. D.h. ab dem Export der Daten keine Veränderung mehr vorzunehmen. Spätestens nach dem finalen Export der Daten zum Import ins Produktivsystem dürfen keine weiteren Änderungen mehr im Alt-System gemacht werden, der Stand im Alt-System bleibt ab dann nur als historischer Backup erhalten. 417pxDer finale Export muss auf jeden Fall auch auf dem Schulungssystem geprüft werden bevor er ins Produktivsystem eingespielt wird.
Datenexport aus dem Quellsystem
Schritt 1: Als erstes müssen die Mitgliederdaten vollständig aus dem Quellsystem exportiert werden. Der Export erfolgt sinnvollerweise in das Format eines gängigen Tabellenkalkulationsprogramms (Excel, oder Libre Office). Damit kann man die Daten auf richtiges Format und Vollständigkeit überprüfen.
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Schritt 5: Wenn die Umformung erledigt ist, werden die Daten im CSV Format (mit Trennzeichen Semikolon „ ; “) gespeichert und der Import in den DLRG-Manager vorgenommen.
Vorbereitung im DLRG-Manager
Im DLRG-Manager muss zunächst die Ortsgruppe durch den Einrichtungsassistenten eingerichtet werden. Das ist erfolgt beim ersten Logon und muss durch einen Nutzer erfolgen, dar das Recht „Verwaltung OG“ hat. Bei der Einrichtung werden einige Eckdaten der Ortsgruppe wie Adresse, Vorsitzende Kontodaten etc abgefragt.
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Mehr als zwei volljährige Mitglieder in einer Familie akzeptiert das System nicht
Import in den DLRG-Manager
Der Import wird aus der Zielortsgruppe aufgerufen. Durchgeführt wird er vom Migrationsbeauftragten der Ortsgruppe, dem das Recht „Migration“ zugeordnet sein muss.
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Die Verarbeitung der Importdaten kann je nach Auslastung des Systems einige Minuten dauern!
Fehlerbereinigung
Im Idealfall läuft der Import ohne Beanstandung durch. Es kann aber auch sein, dass der Import auf Fehler stößt.
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Hinweis: Bei abweichenden Kontoinhabern weist der Import immer darauf hin, dass diese als Fremdzahler anzulegen sind. Diese ist aber optional und kann auch unterlassen und die Meldung ignoriert werden.
Nachbearbeitung
Beim Import über die SPG Verein-Schnittstelle können Familien nur dann automatisch zugeordnet werden, wenn die Spalte „Verknüpfung“ (Spalte B)befüllt wurde. Wird das unterlassen, müssen die Familien manuell zugeordnet werden. Die Familien können mit einer beliebigen aber pro Familie eindeutigen Nummer verknüpft werden.
Bei Familien wird als Hauptkontakt der erste Kontakt einer Familie der in der Datei auftaucht. (oberste Zeile) gesetzt. Beim Import wird zudem das Feld Hauptzahler nicht gefüllt. Ihr müsst nach dem Import bei Familien diese beiden Felder in der Darstellung der Familie nacharbeiten.
Plausibilitätsprüfung
Im DLRG-Manager können die Daten zunächst pauschal auf Plausibilität und Vollständigkeit geprüft werden.
Prüfung Beitragspositionen
Prüfung auf ungültige Familien und Beitragspositionen
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Als Ergebnis der Prüfung erhält man eine Liste von Kontakten, bei denen die Beitrags position fehlerhaft ist und vor einem Beitragslauf zwingend zu korrigieren ist. Der Text in roter Schrift in den blauen Feldern gibt einen Hinweis was fehlerhaft ist.
Auswertung der Mitglieder
Prüfung auf Vollständigkeit
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Mit dem Export nach Excel können die Mitgliederimporte sortiert werden, z.B. nach Kategorie (Mitglied,er, Ex-Mit glieder) oder Status ( Eintritte, Austritte), etc.
Mitgliederstatistik
Prüfen der Vollständigkeit.
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Auch die DLRG-Funktion „Statistik-Mitgliederstatistik“ liefert Informationen zur Über Prüfung der importierten Daten.
Beitragsabrechnung
Die Beitragsabrechnung zeigt fehlerhafte Beitragsdaten auf. Eine Fehlerliste erhält man durch Aufruf der Vorschau
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Zu testen sind die vollständige Übernahme der Stammdaten, Ausbildungen, Funktionen, Ehrungen, Lebenslauf und Zusatzdaten sowie die Mitgliedsdaten und die Beitragsdaten. Hilfreich dafür ist auch das Stammdatenblatt.
Stammdatenblatt
Festgestellte Fehler oder falsch importierte Daten sind im Altsystem zu bereinigen.
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Die importierten Daten einer Ortsgruppe im Schulungssystem können durch das Supportteam jederzeit wieder gelöscht werden.
Sonstige Nacharbeiten
Informationen aus gelöschten Datensätzen des Altsystems bei z.B. unterbrochenen Mitgliedschaften können manuell im Lebenslauf nachgepflegt werden.
Ausstehende Zahlungen (Offene Posten) werden nicht importiert, können im DLRG-Manager aber über einen Beitragseinzug eingestellt werden. Dazu sind die betreffenden Mitglieder auf den Zahlungsmodus „Überweisung“ zu setzen.
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Danach ist bei dem Mitglied ein entsprechender offener Posten vorhanden. Die Mitglieder sind dann wieder auf Zahlungsmodus „Lastschrift“ zu setzen.
Ergänzende Migrationsmöglichkeiten
Es gibt in der Ortsgruppe vielleicht Daten, die bislang nicht im Altsystem gespeichert waren (z.B. Daten zu Ehrungen oder Qualifikationen, Adressdaten von Nichtmitgliedern, etc.).
Für diese existieren spezielle Importfunktionen bzw. Schnittstellen. Dafür gibt es separate Anleitungen und Musterdateien.
Start im Produktivsystem
Wenn die vorstehend beschriebene Testmigration und die damit verbundenen Plausibilitätsprüfungen und Testarbeiten erfolgreich abgeschlossen wurden, kann die Migration ins Produktivsystem erfolgen. Diese entspricht komplett den bislang durchgeführten Schritten der Testmigration und umfasst zwingend auch Plausibilitätsprüfungen und Stichproben.
Nach der Datenmigration ins Produktivsystem, dem finalen Datenimport, dürfen im Altsystem keine Änderungen mehr gemacht werden. Denn jetzt erfolgt die Mitgliederverwaltung ausschließlich mit dem DLRG-Manager.
Anlage 1: Dateiaufbau der Musterdatei für den Import
Die Musterdatei im Dateiformat .xlsx oder .odt (Tabellenkalkulation) hat genau 179 Spalten, deren Inhalt im Folgenden beschrieben wird. Die Anordnung der Spalten darf nicht verändert werden.
Spalte | (Bedeutung/Format) Beispiel | Pflicht Ja/Nein | Ziel, Kommentar |
Mitglieds_Nr | 7609 | Ja | Mitgliedsnummer alt |
Verknüpfung | 1 (Referenz auf Familienmitglieder) | Nein | Dient nur dem Import Verknüpft die Familienmitglieder |
Anrede | Herr oder Frau sowie Firma | Ja | Anrede – Privatkontakt. Darüber wird das Geschlecht bestimmt |
Titel | Titel | Nein | Akademisch – Privatkontakt |
Vorname | Jürgen | Ja | Vorname – Privatkontakt |
Nachname | Dörr | Ja | Nachname – Privatkontakt |
Zusatzadresse | zus. Adresse | Nein | |
Straße | Blammerbergstr. 77 | Ja | Straße – Privatkontakt |
PLZ | 71263 | Ja | PLZ - Privatkontakt |
Ort | Weil der Stadt | Ja | Ort – Privatkontakt |
Land | D | Nein | Land Deutschland ist Standard |
Bezirk | 8 (es kann eine Liste mit Bezirken definiert werden z.B. 08 -> Glems-Schönbuch) | Nein | Keine Verwendung |
Verteiler | Nein | Keine Verwendung | |
Postfach | Postfach ist eine alternative Adresse | Nein | |
Postfach_Plz | Nein | Keine Verwendung | |
Postfach_Ort | Nein | Keine Verwendung | |
Plz/Postf_Plz | Nein | Keine Verwendung | |
Geburtsdatum | 26.02.1961 | Nein | Geburtsdatum |
Geschlecht | m | Nein | Das Geschlecht wir über die Anrede bestimmt. |
Berufsgruppe | (Text) | Nein | |
Telefon_privat | 07033/529014 (empfohlenes Format siehe Erfassungsleitfaden) | Nein | Telefon 1 |
Telefon_dienstlich | Nein | Telefon 2 | |
Telefax | Nein | Telefax | |
Sonstige_Nr | Nein | Keine Verwendung | |
Handy_1 | +4915154828882 | Nein | Mobil |
Handy_2 | Nein | ||
Nein | |||
Homepage | Nein | Internetseite | |
Briefanrede | (Text) | Nein | |
Eintritt | 16.01.1977 | Ja | Mitglieds-Grunddaten - Eintritt |
Eintr_Brief | n | Nein | Keine Verwendung |
Austritt | 00.00.0000 | Nein | Mitglieds-Grunddaten Austritt |
Austr_Brief | n | Nein | Keine Verwendung |
Kündigung | 00.00.0000 | Nein | Mitglieds-Grunddaten – Kündigung |
Kündig_Grund | 0, t | Nein | Kann in SPG ein individuelles Kennzeichen enthalten. Wird nicht verwertet. |
Zahlungsart | l, s, r, b (l und s=Lastschrift, b und r =bar bzw. Überweisung) | Ja | Achtung: Großes L wird als Überweisung übernommen |
Kontonummer | 1234567890 | Ja | Konten – Kontonummer |
Bankleitzahl | 60050101 | Ja | Konten – BLZ |
Kontoinhaber | Jürgen Dörr | Nein | Konten – Kontoinhaber |
DTA_Verw_Zweck_1 | (SEPA Verwendungszweck1) | Nein | |
DTA_Verw_Zweck_2 | (SEPA Verwendungszweck2) | Nein | |
Erhebung_ab | 00.00.0000 (z.B. 1.1.2014 bei Einzug erst ab 2014) | Nein | |
Ermässigung_bis | 00.00.0000 | Nein | |
Einmalbetrag_1 | 0 | Nein | |
Einmalbetrag_2 | 0 | Nein | |
Zusatzbetrag | 0 | Nein | |
Mahnkennzeichen | 0 | Nein | |
Sonstiges_1 | Nein | ||
Sonstiges_2 | Nein | ||
Sonst_Datum_1 | 00.00.0000 | Nein | |
Sonst_Datum_2 | 00.00.0000 | Nein | |
Anzahl_Ausweise | 0 | Nein | |
Anzahl_ Zeitschr | 0 | Nein | |
Abteilung_1 | Alle | Nein | |
Abteilung_2 | Nein | ||
Abteilung_3 | Nein | ||
Abteilung_4 | Nein | ||
Abteilung_5 | Nein | ||
Abteilung_6 | Nein | ||
Abteilung_7 | Nein | ||
Abt_Status_1 | a (a=aktiv, p=passiv) | Nein | |
Abt_Status_2 | Nein | ||
Abt_Status_3 | Nein | ||
Abt_Status_4 | Nein | ||
Abt_Status_5 | Nein | ||
Abt_Status_6 | Nein | ||
Abt_Status_7 | Nein | ||
Abt_Eintritt_1 | 16.01.1977 | Nein | |
Abt_Eintritt_2 | Nein | ||
Abt_Eintritt_3 | Nein | ||
Abt_Eintritt_4 | Nein | ||
Abt_Eintritt_5 | Nein | ||
Abt_Eintritt_6 | Nein | ||
Abt_Eintritt_7 | Nein | ||
Beitragsart_1 | Erwachsene (Ehrenmitglied, Erwachsene, Familien (Bezahler), Familien ohne Abbuchung, Jugendliche | Ja | |
Beitragsart_2 | Nein | ||
Beitragsart_3 | Nein | ||
Beitragsart_4 | Nein | ||
Beitragsart_5 | Nein | ||
Beitragsart_6 | Nein | ||
Beitragsart_7 | Nein | ||
Zahlweise_1 | jährlich | Ja | |
Zahlweise_2 | Nein | ||
Zahlweise_3 | Nein | ||
Zahlweise_4 | Nein | ||
Zahlweise_5 | Nein | ||
Zahlweise_6 | Nein | ||
Zahlweise_7 | Nein | ||
Beitrag_1 | 35 | Ja | |
Beitrag_2 | Nein | ||
Beitrag_3 | Nein | ||
Beitrag_4 | Nein | ||
Beitrag_5 | Nein | ||
Beitrag_6 | Nein | ||
Beitrag_7 | Nein | ||
Funktion_1 | Vorsitzender (es kann freier Text definiert werden) | Nein | Wird nur in den Lebenslauf importiert |
Funktion_2 | Nein | Wird nur in den Lebenslauf importiert | |
Funktion_3 | Nein | Wird nur in den Lebenslauf importiert | |
Funktion_4 | Nein | Wird nur in den Lebenslauf importiert | |
Funktion_5 | Nein | Wird nur in den Lebenslauf importiert | |
Funktion_6 | Nein | Wird nur in den Lebenslauf importiert | |
Funktion_7 | Nein | Wird nur in den Lebenslauf importiert | |
Funktion_8 | Nein | Wird nur in den Lebenslauf importiert | |
Funktion_9 | Nein | Wird nur in den Lebenslauf importiert | |
Funktion_10 | Nein | Wird nur in den Lebenslauf importiert | |
Funkt_von_Datum_1 | 00.00.0000 | Nein | Notwendig wenn Funktion importiert werden soll |
Funkt_von_Datum_2 | Nein | ||
Funkt_von_Datum_3 | Nein | ||
Funkt_von_Datum_4 | Nein | ||
Funkt_von_Datum_5 | Nein | ||
Funkt_von_Datum_6 | Nein | ||
Funkt_von_Datum_7 | Nein | ||
Funkt_von_Datum_8 | Nein | ||
Funkt_von_Datum_9 | Nein | ||
Funkt_von_Datum_10 | Nein | ||
Funkt_bis_Datum_1 | 00.00.0000 | Nein | Notwendig wenn Funktion importiert werden soll |
Funkt_bis_Datum_2 | Nein | ||
Funkt_bis_Datum_3 | Nein | ||
Funkt_bis_Datum_4 | Nein | ||
Funkt_bis_Datum_5 | Nein | ||
Funkt_bis_Datum_6 | Nein | ||
Funkt_bis_Datum_7 | Nein | ||
Funkt_bis_Datum_8 | Nein | ||
Funkt_bis_Datum_9 | Nein | ||
Funkt_bis_Datum_10 | Nein | ||
Ehrung_1 | Mitgliedsabzeichen 10 Jahre | Nein | Wird nur in den Lebenslauf importiert |
Ehrung_2 | Verdienstabzeichen Bronze | Nein | Wird nur in den Lebenslauf importiert |
Ehrung_3 | Mitgliedsabzeichen 25 Jahre | Nein | Wird nur in den Lebenslauf importiert |
Ehrung_4 | Mitgliedsabzeichen 40 Jahre | Nein | Wird nur in den Lebenslauf importiert |
Ehrung_5 | Verdienstabzeichen Silber | Nein | Wird nur in den Lebenslauf importiert |
Ehrung_6 | Verdienstabzeichen Gold | Nein | Wird nur in den Lebenslauf importiert |
Ehrung_7 | Nein | Wird nur in den Lebenslauf importiert | |
Ehrung_8 | Nein | Wird nur in den Lebenslauf importiert | |
Ehrung_9 | Nein | Wird nur in den Lebenslauf importiert | |
Ehrung_10 | Nein | Wird nur in den Lebenslauf importiert | |
Ehr_Datum_1 | 16.01.1988 | Nein | Notwendig, wenn Ehrung importiert werden soll |
Ehr_Datum_2 | 20.02.1999 | Nein | |
Ehr_Datum_3 | 00.00.0000 | Nein | |
Ehr_Datum_4 | 00.00.0000 | Nein | |
Ehr_Datum_5 | 00.00.0000 | Nein | |
Ehr_Datum_6 | 00.00.0000 | Nein | |
Ehr_Datum_7 | Nein | ||
Ehr_Datum_8 | Nein | ||
Ehr_Datum_9 | Nein | ||
Ehr_Datum_10 | Nein | ||
Spende | 0 | Nein | |
Vortrag_Vorjahr | 0 | Nein | |
Sollstellungsbeträge | -175 | Nein | |
gezahlte_Beträge | 175 | Nein | |
Kontosaldo | 0 | Nein | |
Datum_letzte_Sollst | 17.07.2013 | Nein | |
Datum_letzte_Zahlung | 17.07.2013 | Nein | |
Datum_letzte_Änderung | 26.09.2013 | Nein | |
Postanschr-Anrede | Nein | ||
Postanschr-Titel | Nein | ||
Postanschr-Vorname | Nein | ||
Postanschr-Nachname | Nein | ||
Postanschr-Zusatzadresse | Anlage 1: Dateiaufbau der Musterdatei für den ImportAnlage 1: Dateiaufbau der Musterdatei für den ImportAnlage 1: Dateiaufbau der Musterdatei für den Import | Nein | |
Postanschr-Strasse | Nein | ||
Postanschr-Plz | Nein | ||
Postanschr-Ort | Nein | ||
Postanschr-Land | Nein | ||
Postanschr-Briefanrede | Nein | ||
Postanschr-Sonstiges | Nein | ||
BIC | SOLADEST600 | Nein | |
IBAN | DE88600501011234567890 | Ja | IBAN unbedingt ohne Leerstellen, sonst werden die letzten Ziffern abgeschnitten! |
Zfeld_1 | Nein | ||
Zfeld_2 | Nein | ||
Zfeld_3 | Nein | ||
Zfeld_4 | Nein | ||
Zfeld_5 | Nein | ||
Zfeld_6 | Nein | ||
Zfeld_7 | Nein | ||
Zfeld_8 | Nein | ||
Zfeld_9 | Nein | ||
Zfeld_10 | Anlage 1: Dateiaufbau der Musterdatei für den Import | Nein | |
SEPA_Mandatsreferenz | 14080110769001 | Ja | |
SEPA_Datum_Mandatsref | 26.09.2013 | Ja | |
SEPA_Kz_Ausfuehrung | 1 | Ja |
Anlage 2 Beispiele zu Umschlüsselungen beim Import
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