Die Dokumente-Suche im
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DLRG Manager dient dazu, abgelegte Dateien gezielt wiederzufinden. Sie durchsucht das Dateiarchiv, insbesondere die bei Kontakten gespeicherten Dokumente sowie ggf. globale Archivbereiche.
Dabei können sowohl Metadaten (z. B. Name oder Kommentar) als auch — bei geeigneten Dateien — der Dokumentinhalt selbst durchsucht werden.
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Volltext-Suchwort
Im Feld Volltext-Suchwort geben Sie den Begriff ein, nach dem gesucht werden soll.
Die Suche berücksichtigt dabei:
Dateiname
Betreff
Kommentar zum Dokument
ggf. den tatsächlichen Inhalt der Datei
Der Inhalt wird insbesondere bei folgenden Dateitypen durchsucht:
Textdateien (.txt)
im System gespeicherte E-Mails
durchsuchbare PDFs (keine reinen Bild-Scans)
👉 Wichtig: Groß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle.
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Hauptordner
Über das Feld Hauptordner wird festgelegt, in welchem Dokumentenbereich gesucht werden soll.
Dokumente werden im DLRG-Manager-System in einer Ordnerstruktur abgelegt. Diese kann aus Haupt- und Unterordnern bestehen, um verschiedene Dokumentarten sauber zu trennen.
Hauptordner dienen als oberste Kategorie
Unterordner enthalten thematisch zugehörige Dokumente
Dokumente werden in Kontakten erst sichtbar, wenn tatsächlich Dateien darin liegen
Durch Auswahl eines Hauptordners lässt sich die Suche auf einen bestimmten Ablagebereich beschränken — beispielsweise nur auf Vertragsunterlagen oder Schriftverkehr.
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Suchverfahren
Im Feld Suchverfahren wählen Sie aus, wie genau die Suche durchgeführt werden soll.
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Laut Dokumentation stehen mehrere Methoden zur Verfügung:
Genaue Suche
Suchbegriffe werden standardmäßig mit „ODER“ verknüpft
zusätzliche Operatoren möglich:
+ = Begriff muss enthalten sein
– = Begriff darf nicht enthalten sein
Beispiele:
max mustermann→ Dokumente mit „max“ oder „mustermann“+max +mustermann→ Dokumente mit beiden Begriffen+max -mustermann→ „max“, aber nicht „mustermann“
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Tolerante Suche
Diese Variante erweitert die Trefferliste um ähnliche oder thematisch verwandte Ergebnisse. Dadurch werden auch Dokumente gefunden, die den Suchbegriff nicht exakt enthalten, aber in engem Zusammenhang stehen.
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Detailsuche (langsam)
Die Detailsuche sucht nach dem exakten Wortlaut in genau der eingegebenen Reihenfolge.
Merkmale:
berücksichtigt auch Satzzeichen
findet nur exakt passende Textstellen
kann mit dem Platzhalter % erweitert werden
Beispiel:
%oder text angelegt werden kann%
→ findet nur Dokumente mit dieser genauen Formulierung
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Button „Anzeigen“
Mit dem Button „Anzeigen“ wird die Suche gestartet.
Das System durchsucht daraufhin:
die ausgewählten Ordner
die Metadaten der Dokumente
ggf. den Dokumentinhalt
Die Treffer werden anschließend in einer Liste dargestellt.
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Ergebnisse der Dokumente-Suche
Die Ergebnisliste zeigt alle gefundenen Dokumente übersichtlich an. Typische Aktionen sind:
Dokument öffnen oder herunterladen
zum zugehörigen Kontakt wechseln
Details zum Dokument einsehen
weitere Bearbeitung (je nach Berechtigung)
Dokumente werden in
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DLRG-Manager zentral gespeichert und können — bei entsprechenden Rechten — jederzeit online abgerufen werden.
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Zusammenfassung
Die Dokumente-Suche ermöglicht ein sehr präzises Auffinden von Dateien innerhalb des Systems.
👉 Volltext-Suchwort → wonach gesucht wird
👉 Hauptordner → wo gesucht wird
👉 Suchverfahren → wie genau gesucht wird
👉 Anzeigen → Suche starten
Damit ist sie das wichtigste Werkzeug, um archivierte Dokumente schnell wiederzufinden — selbst in großen Datenbeständen.