Qualifikations-Widget auf Startseite legen
Die Startseite ist beim ersten Zugriff auf den DLRG-Manager leer, bis auf diegrüne Schaltfläche Zu Cockpit hinzufügen 
Cockpit erweitern 
.
Durch Betätigung der Schaltfläche erscheinen eine Anzahl von sogenannten Widgets, die ein Nutzer nach Bedarf durch Anwählen und Betätigen des Schalters 
auf der Schaltfläche platziert.
...
Durch Anwählen einer Qualifikation wird eine Liste der Mitglieder gezeigt, die diese Qualifikation erworben haben. Auch diese Liste ist über das Pull Down Fenster über der Liste zu filtern, sodass man sich z.B. alle Lehrscheininhaber anzeigen lassen kann, deren Lehrschein in Kürze abläuft.
Über das Funktionsfenster Kommunikationsaktion, unter der Liste, lässt sich dann eine Kommunikation an die ausgewählten Mitglieder dieser Liste starten, z.B. eine Erinnerung an Fortbildungen.
Diese Erinnerung lässt sich automatisieren, indem die Kommunikation Event-gesteuert durchgeführt wird. Ebenso kann diese "Erinnerungsmail" in der Dateiablage dokumentiert und dem Leiter Ausbildung oder Leiter Einsatz eine Kopie dieser Erinnerung zugestellt werden
Einrichten einer automatischen Erinnerungsmail
Die Erinnerung, automatisch oder direkt, ist eine Kommunikationsaktion, die über das Menü Kommunikation → Serien-E-Mail gestartet wird.
Der Schalter
öffnet ein Fenster zu Erstellen einer neuen Serien-E-Mail.
Zunächst müssen die Grunddaten der Kommunikation eingegeben werden. Die Bezeichnung dient zur Identifikation in der Liste der Kommunikationsaktionen. Man kann z.B. „Erinnerung an auslaufende Qualifikationen“ wählen. Nach Betätigung des Schalters
öffnen sich weitere Registerkarten, in denen man Text und weitere Eckdaten der Kommunikation eingeben muss. Im Reiter „E-Mail-Text“ definiert man den Text der Erinnerungsmail.
Ein Mustertext ist in obigem Screenshot vorgeschlagen, dabei sind die Worte in eckigen Klammern im System definierte Platzhalter, die über den Schalter
auszuwählen sind. Zusätzlich stehen im Rahmen der Qualifikationsverwaltung folgende zusätzliche Platzhalter zur Verfügung, die in eckige Klammern eingefügt werden können:
[QUALIFIKATION]
[PRUEFNR]
...
Unter „Nach dem Versand“ kann man „automatisch Notiz anlegen“ auswählen.
Wird dann der Schalter
betätigt, wird diese Kommunikation aktiviert und die Anzeige erscheint
erscheint.
Damit wird alle 24 Stunden geprüft, ob Qualifikationen ablaufen und einmalig, wenn die Qualifikation in den Erinnerungszeitraum eintritt, eine entsprechende Erinnerung an den Qualifikationsinhaber geschickt.
An die Backup-E-Mailadresse, in obigem Beispiel den Leiter Ausbildung der Gliederung, wird eine Kopie der Erinnerung geschickt.