Die Qualifikationen, Ausbildungen oder Lizenzen, die ein Mitglied erworben hat, sind an zwei Stellen in den Mitgliederdaten Stellen im Datensatz des Mitglieds sichtbar.
Der direkte Zugriff mit Änderungsmöglichkeiten und Neueinträgen sind über den Menüpunkt „Ausbildung-Qualifikationen“ nach Aufruf eines Mitglieds möglich. Des weiteren werden die Qualifikationen im „Lebenslauf“ des Mitglieds eingetragen. Eine Änderung ist dort nicht möglich.
Die Ausbildungen und Qualifikationen sollten ausschließlich im Qualifikationsmenü erfasst und eingegeben werden. Von dort werden sie automatisch im Verbandslebenslauf Lebenslauf des Mitglieds eingetragen. Umgekehrt werden Einträge im Lebenslauf nicht in das Qualifikationsmenü übernommen.
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Das Qualifikationsmenü zeigt eine Liste von Qualifikationen des Mitglieds, wobei bei wiederholten Qualifikationen (z.B. Rettungsschwimmabzeichen in Silber) nur der Ersterwerb sowie die letzte (jüngste) Wiederholung angezeigt werdenwird.
Dazu wird neben der Qualifikation auch der Gültigkeitszeitraum gezeigt, sowie ein Icon
der zum Nachweis (ATN oder Lehrgangsbestätigung) im Dateiarchiv führt.
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Nach Auswahl eines Fachbereiches verändert sich das Fenster und die Eingabe einer neuen Qualifikation dieses Fachbereichs wird ermöglicht.
Ein Pull Down Fenster ermöglicht die Auswahl der neuen Qualifikation, die Eingabe des Prüfungsdatums, sowie die Prüfernummer und den Prüfernamen. Die Prüfungslizenz wird aus der Gliederungsnummer, dem hinterlegten Qualifikationsschlüssel (lt. PO), dem Jahr und der nächsten freien Prüfungslizenznummer erzeugt. Diese Lizenznummer (ATN-Nummer) kann überschrieben werden. Bei Qualifikationen ohne Lizenznummer kann das Feld frei bleiben. Ebenso wurde ein Feld für die Eingabe der Anzahl der Lerneinheiten (LE) eingefügt, was insbesondere für Fortbildungen als Voraussetzung für Qualifikationen wichtig ist.
Zur Vereinfachung können im DLRG-Manager die Prüfer der Gliederung mit der Prüferlizenz im Menü „Einstellungen“ im Untermenü „Spezialmodule-Ausbildungsverwaltung“ hinterlegt werden und können bei der Eingabe einer Qualifikation über eine Pull Down-Fenster bequem eingegeben werden.
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Der Name des Nachweises sollte sinnvoll und eindeutig sein, z.B. ATN-NUMMER und Name des Qualifikationsinhabers und Jahr des Erwerbs enthalten.
Eingabe von Wiederholungen
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Bei Qualifikationen, die aufeinander aufbauen, wie z.B. San A und San B, wird nur die höchste Qualifikation ( in diesem Fall San B) verfolgt und verlängert, wenn entsprechende Nachweise über Fortbildungen vorliegen. Dementsprechend wird der Status für die San A Qualifikation auf „Inaktiv“ gesetzt und führt nicht mehr zur Erinnerung.