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Die Seminar-App erkennt Teilnehmer wieder, wenn Vorname, Name, Geburtstag und E-Mail-Adresse übereinstimmen. So wird vermieden, dass für eine Person in der Personen-App mehrere Datensätze angelegt werden. Die Personen-App enthält eine Funktion, um Duplikate zusammenzuführen.

Verpflegung

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Warteliste

Legt man ein neues Seminar an, definiert man die Teilnehmerzahl (maximal, minimal, Wunsch) und die maximale Anzahl an Personen, die sich auf der Warteliste eintragen dürfen. Die Teilnehmer rücken nicht automatisch nach, wenn jemand seine Anmeldung storniert. Der Verwalter muss selber entscheiden, wer nachrücken soll. Dazu ändert er den Status einer Person auf der Warteliste auf den Status "Wartelistenplatz auf offiziellen Platz gesetzt (mit Mailversand)". In diesem Fall erhalten sie eine E-Mail und der normale Anmeldeprozess wird eingeleitet. Der Verwalter kann dabei die maximale Teilnehmerzahl überschreiten.

Eine Warteliste gibt es auch, wenn die vom Verwalter eingestellte maximale Zahl der Teilnehmer pro Gliederung überschritten wurde. Zudem landen gesperrte Personen auf der Warteliste.

Verhalten der Warteliste am Beispiel

Bei der Anlage eines Seminares kann man im Reiter „Details“ in der Gruppe „Teilnehmerkreis“ eine maximale und minimale Teilnehmerzahl sowie die gewünschte Teilnehmerzahl festlegen. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Festlegung, ob eine Warteliste geführt werden soll oder nicht und mit wie vielen Plätzen.

Dies wird ganz einfach über die Eingabe einer beliebigen Zahl erledigt.

Wird nun die maximale Teilnehmerzahl durch ausreichend Anmeldungen erreicht und ist eine Warteliste definiert, ändert sich die Anzeige des Lehrgangs auf der Internetseite in der Übersicht und es wird angezeigt, dass nur noch Anmeldungen auf die Warteliste möglich sind.

In der Seminar-App im ISC wird werden die Teilnehmer/-innen in der Teilnehmerübersicht mit einem entsprechenden Hinweis versehen.

Wie sich die Warteliste verhält und inwieweit der Lehrgangsverwalter tätig werden muss wird durch den „Wartelistemodus“ bestimmt. Diesen legt man im Reiter „Details“ in der Gruppe „Anmeldung und Darstellung“ fest.

Wartelistenmodi

Dominante Warteliste (Standard)

Standardverfahren. Das Seminar wird über eingehende Anmeldungen bis zum festgelegten Maximum gefüllt. Alle weiteren Anmeldungen gehen auf die Warteliste über.

Der Verwalter muss händisch über den entsprechenden Status „Wartelistenplatz auf offiziellen Platz gesetzt“ den gewünschten Teilnehmer von der Warteliste in das Seminar übergeben.

WICHTIG: Ab der ersten Anmeldung, die auf die Warteliste geht, laufen alle weiteren Anmeldungen ebenfalls auf die Warteliste. Auch, wenn zwischenzeitlich ein Teilnehmer seinen Kursplatz storniert und eigentlich wieder ein regulärer Kursplatz frei wäre.

Lediglich, wenn unter „Details“ in „Anmeldung und Darstellung“ der Punkt „Automatisches Nachrücken“ auf „ja“ gesetzt wurde, übernimmt das System die Aufgabe bei frei werdenden Plätzen die Teilnehmer von der Warteliste in das Seminar zu übergeben.

Freie Plätze gehen vor

In diesem Modus verhält es sich ähnlich wie im Dominanten. Bis zum Erreichen der maximalen Teilnehmerzahl gehen alle Anmeldungen in das Seminar über. Alle Weiteren gehen in die Warteliste.

Wenn nun jedoch durch Absage, Storno oder Löschung wieder ein offizieller Platz frei wird, gehen alle weiteren Anmeldungen nicht auch in die Warteliste, sondern können an der Warteliste vorbei einen Kursplatz bekommen.

Ein Beispiel:

Ein Seminar ist voll. Alle 10 Plätze sind belegt und es sind 4 von 5 Wartelistenplätze belegt. Aufgrund einer fälschlicher Weise erfolgten Anmeldung oder durch Nicht-erfüllen der Voraussetzungen wird ein offizieller Platz gelöscht. Es sind also nun 9 von 10 Plätze im Seminar und 4 von 5 Plätze auf der Warteliste belegt. Meldet sich nun jemand zu dem Seminar an, geht es nicht auf Platz 5 von 5 der Warteliste, sondern sofort auf den freien, offiziellen 10. Platz des Seminars.

Die Anmeldung wird also sozusagen vom System „vorgedrängelt“.

Alles auf Warteliste

Hier werden ebenfalls die maximale Anzahl an Teilnehmern und die Plätze auf der Warteliste definiert. Allerdings wird keine Anmeldung automatisch auf einen offiziellen Platz übernommen, sondern alle Anmeldungen auf die Warteliste gesetzt.

Der Verwalter muss jede einzelne Anmeldung per Status „Wartelistenplatz auf offiziellen Platz gesetzt“ auf einen offiziellen Platz verschieben.

Manuelle Warteliste

Das Anmeldeverhalten ist ähnlich dem dominanten Modus.

Werden aber, aus welchem Grund auch immer, Teilnehmer (via Statusänderung) vom Verwalter auf die Warteliste gesetzt, bleibt das Seminar weiterhin für Anmeldungen auf offizielle Plätze offen und es gehen nicht wie im dominanten Modus ab dann alle Anmeldungen auf die Warteliste.

Beispiel:

In einem Seminar sind 4 von 10 offiziellen Plätzen belegt. Der Verwalter setzt nun per Status einen der 4 Teilnehmer auf die Warteliste. Alle weiteren, eingehenden Anmeldungen belegen aber erstmal weiterhin die offiziellen Plätze.

Im Vergleich dazu würden im dominanten Modus trotz der 6 freien Plätze alle weiteren Anmeldungen automatisch in die Warteliste eingehen.

Folgende Erklärungen werden in der Seminar-App ebenfalls angezeigt:

Image AddedBeim Rettungsschwimmkurs dürfen maximal zehn Personen teilnehmen. Es stehen schon fünf Personen auf der Warteliste. Jetzt storniert ein Teilnehmer seine Anmeldung, so dass die Veranstaltung neun Teilnehmer und weiterhin fünf Personen auf der Warteliste hat. Jetzt kann es passieren, dass sich eine weitere Person anmeldet bevor der Verwalter den Status einer Person auf der Warteliste anpassen kann. In diesem Fall kann der Verwalter noch eingreifen und den neuen Teilnehmer nicht auf den Status "Bestätigung durch Verwalter" setzen. Besser ist es, wenn dieser Fall gar nicht erst eintritt, weil der Verwalter rechtzeitig eine Person von der Warteliste "hochgezogen" hat.