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In diesem Bereich werden verschiedene, generierte Übersichten für die 4 drei Kategorien der Seminare erstellt werden. So können Programmhefte, Verzeichnisse etc. erstellt werden.
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Leiter und Referenten werden in eine gemeinsame Liste geschrieben. Erst der Leiter, dann die Referenten kommagetrennt (,). Erster Eintrag -> Leiter bzw. Prüfer je nach Bescheinigung. Hat die Bescheinigung (z.B EH / AED) Platz für zweiten Prüfer, wird dort der zweite in der Liste übernommen.
Rechnungen/Quittungen/Sepa-Mandate
Finden sich im Tab Finanzen.
Einfaches Lehrgangsverzeichnis
Generiert eine einfache Tabelle mit einer Übersicht über alle Lehrgänge die aktuell angeboten werden. Abgelaufene Lehrgänge werden nicht ausgegeben.
Vorbereitung
Ausschreibung
Ausschreibung
Ein Klick auf den Link Ausschreibung erzeugt automatisch eine PDF-Ausschreibung, die alle Informationen des Lehrgangs enthält. (Lehrgangsnr., Termine, Meldeschluss, Teilnehmerzahl, Voraussetzungen, Veranstalter, Kosten, Teilnehmerkreis (Nur DLRG?!, Wenn ja: Welche Gliederung sind teilnahmeberechtigt?!), Lehrgangsort, Lehrgangsleitung, Referenten, Lehrgangsinhalte, mögliche Workshops, Unterbringung möglich oder nicht?!, Verpflegung möglich oder nicht?! Vegetarisches Essen ja oder nein?!, Anmeldungen unter:)
Außerdem enthält der Vordruck auf der rechten Seite einen QR-Code, der den User direkt zur Anmeldeseite (in den globalen Einstellungen hinterlegt) führt.
Offlineanmeldeformular
Durch Klick auf den Link "Offlineanmeldeformular" wird ein PDF-Dokument mit Formularfeldern erstellt. Dies wird auch, wenn in den globalen Einstellungen hinterlegt, zusätzlich zum Download angeboten. In dem Formular werden alle Felder angedruckt, die auch in der Online-Eingabemaske angeboten werden.
Einverständniserklärung für Minderjährige
Bei Benutzung dieses Links wird eine PDF-Datei mit Formularfeldern erstellt als Einverständniserklärung für minderjährige Lehrgangsteilnehmer erstellt. Sie enthält bereits die Lehrgangsdaten und den Namen des Lehrgangsleiters.
Das Formular wird den minderjährigen Teilnehmern in der Teilnehmeransicht ebenfalls zur Verfügung gestellt.
Vorbereitung
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Namensschilder
Wichtig: Damit Schilder für Leiter und Referenten erzeugt werden können, müssen diese in den Lehrgangsgrunddaten kommagetrennt (,) eingetragen sein.
Tischschilder
Im Tab Listen befindet sich ein Link Tischschilder. Dieser erzeugt ein PDF mit Tischschildern im Format DIN A4. Es wird ein Schild für jeden Teilnehmer sowie Leiter und Referenten erzeugt.
Brustschilder
Der Link Brustschilder im Tab Listen erzeugt für jeden Teilnehmer, Referenten und Leiter ein Brustschild. Das Layout ist für die Aufkleber von Typ Zweckform (Nr. 4781 oder 3659).
Anmerkung: Die Gliederung auf den Namensschildern ist die hinterlegte Gliederung des Teilnehmers. Bei Referenten wird die ausrichtende Gliederung abgedruckt.
Checkliste (Voraussetzungen)
Wichtig: Damit diese Ansicht erzeugt werden kann, müssen die Voraussetzungen in den Lehrgangsgrunddaten kommagetrennt (,) eingetragen sein.
Generiert eine Liste aller Teilnehmer mit Felder zum abhaken der einzelnen Voraussetzungen.
Vorgestellt der hinterlegten TN Voraussetzungen wird das Feld "Zahlung" bei dem ein "X" für erfolgte Teilnehmerzahlung steht. (Status "bezahlt" bei TN geloggt")
Checkliste (Anwesenheit)
Erstellt die selbe Liste wie für "Voraussetzungen". Anstatt der Voraussetzungen kann hier für jeden Tag des Lehrgangs ein Haken gesetzt werden
Finanzen
Die Rechnungsnummer ist eine Kombination aus der Datenbanknummer einer Person und der Lehrgangsnummer, Damit kommt jede Rechnungsnummer nur einmal vor und genügt den Ansprüchen der Finanzbehörden.
Rechnungen
Im Tab Listen befindet sich ein Link Rechnungen. Dieser erzeugt PDF Rechnungen für jeden Teilnehmer im Format DIN A4. Rechnungsempfänger ist hierbei der Teilnehmer selbst. Es werden folgende Details mit aufgedruckt: Rechnungs-Nr., Lehrgang (Bezeichnung und Nr.), Lehrgangsort, Zeitraum, Kosten und die Zahlungsart.
Weiterhin besteht die Möglichkeit die Rechnung je Teilnehmer in den Teilnehmerdaten zu erstellen. (Anmeldungen -> TN auswählen -> Reiter Teilnehmerbetrag -> Kategorie PDFs -> Rechnung)
Gliederungsrechnung
Der Link Gliederungsrechnung erstellt automatisch für jede Gliederung, der Teilnehmer im aktuellen Lehrgang zugeordnet wurden, eine einzelne Rechnung im Format DIN A4. Rechnungsempfänger ist hierbei dann die Gliederung. Es werden folgende Details mit aufgedruckt: Rechnungs-Nr., Lehrgang (Bezeichnung und Nr.), Lehrgangsort, Zeitraum, Teilnehmer (Nachname, Vorname: TN Betrag), Gesamtsumme und die Zahlungsart.
Quittungen
Weiterhin befindet sich hier der Link Quittungen. Dieser erzeugt PDF Quittungen für jeden Teilnehmer in Doppelausfertigung auf einer DIN A4 Seite. Dabei ist eine direkt für den Teilnehmer bestimmt und auf diesen adressiert und eine für die Buchhaltung der Ortsgruppe vorgesehen. Es werden folgende Details mit aufgedruckt: Quittungs-Nr., Betrag, Betrag in Worten, Quittungsempfänger (Nachname, Vorname), Zahlungsempfänger (Veranstalter), Lehrgangsnummer, Bezeichnung des Lehrgangs und Quittungsdatum (Datum des Lehrgangsbeginns)
Weiterhin besteht die Möglichkeit die Quittung je Teilnehmer in den Teilnehmerdaten zu erstellen. (Anmeldungen -> TN auswählen -> Reiter Teilnehmerbetrag -> Kategorie PDFs -> Quittung)
Durchführung
Reisekosten
Fahrtkosten
Generiert für alle Teilnehmer eine Vorlage für die Fahrtkostenabrechnung. Für Leiter und Referenten werden leere Blätter angefügt
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Für Lehrgangsleiter und Referenten werden leere Vordrucke am Ende angefügt.
SEPA Lastschrift Mandat
Als letzter Punkt steht das SEPA Lastschrift Mandat zur Auswahl. Unter diesem Punkt wird ein Mandatsvordruck gemäß SEPA-Vorgaben der Banken erstellt. Ab Februar 2014 können Forderungen per Bankeinzug nur noch mit diesem Vordruck eingezogen werden.
Der Vordruck enthält: Gläubiger-ID (Aus globalen Einstellungen) & Mandatsreferenz: ist gleich der üblichen Rechnungsnummer. Außerdem wird aus den Lehrgangsdaten die Lehrgangsnummer, der Lehrgangstitel, der Zeitraum des Lehrgangs und aus den Teilnehmerdaten der Name (Nachname, Vorname) und die Anschrift abgedruckt. Die Kontodaten müssen manuell eingegeben werden.
Hinterlegter Empfänger des Vordrucks ist die veranstaltende Gliederung.
Lehrgangsabwicklung
Ausschreibung
Ein Klick auf den Link Ausschreibung erzeugt automatisch eine PDF-Ausschreibung, die alle Informationen des Lehrgangs enthält. (Lehrgangsnr., Termine, Meldeschluss, Teilnehmerzahl, Voraussetzungen, Veranstalter, Kosten, Teilnehmerkreis (Nur DLRG?!, Wenn ja: Welche Gliederung sind teilnahmeberechtigt?!), Lehrgangsort, Lehrgangsleitung, Referenten, Lehrgangsinhalte, mögliche Workshops, Unterbringung möglich oder nicht?!, Verpflegung möglich oder nicht?! Vegetarisches Essen ja oder nein?!, Anmeldungen unter:)
Außerdem enthält der Vordruck auf der rechten Seite einen QR-Code, der den User direkt zur Anmeldeseite (in den globalen Einstellungen hinterlegt) führt.
Offlineanmeldeformular
Durch Klick auf den Link "Offlineanmeldeformular" wird ein PDF-Dokument mit Formularfeldern erstellt. Dies wird auch, wenn in den globalen Einstellungen hinterlegt, zusätzlich zum Download angeboten. In dem Formular werden alle Felder angedruckt, die auch in der Online-Eingabemaske angeboten werden.
Einverständniserklärung für Minderjährige
Bei Benutzung dieses Links wird eine PDF-Datei mit Formularfeldern erstellt als Einverständniserklärung für minderjährige Lehrgangsteilnehmer erstellt. Sie enthält bereits die Lehrgangsdaten und den Namen des Lehrgangsleiters.
Das Formular wird den minderjährigen Teilnehmern in der Teilnehmeransicht ebenfalls zur Verfügung gestellt.
Listen
Checkliste (Voraussetzungen)
Wichtig: Damit diese Ansicht erzeugt werden kann, müssen die Voraussetzungen in den Lehrgangsgrunddaten kommagetrennt (,) eingetragen sein.
Generiert eine Liste aller Teilnehmer mit Felder zum abhaken der einzelnen Voraussetzungen.
Vorgestellt der hinterlegten TN Voraussetzungen wird das Feld "Zahlung" bei dem ein "X" für erfolgte Teilnehmerzahlung steht. (Status "bezahlt" bei TN geloggt")
Checkliste (Anwesenheit)
Erstellt die selbe Liste wie für "Voraussetzungen". Anstatt der Voraussetzungen kann hier für jeden Tag des Lehrgangs ein Haken gesetzt werden
Nachbereitung
Feedback
Urkunden und Bescheinigungen
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| Anerkennung FeV | Die Anerkennung FeV kann in den globalen Einstellungen hinterlegt werden | ||
| Anschrift Unternehmen | komplette Postanschrift des Unternehmens über das der Lehrgang bei der DGUV / BG abgerechnet wird | ||
| Ausfertigungsstelle | Ausstellende Gliederung | Einweisung AED Gerät | Bezeichnung und Seriennummer des Gerätes in das die Einweisung erfolgte |
| gültig bis | Hier kann das Gültigkeitsdatum der vergebenen Lizenz bzw. der Verlängerung angegeben werden | ||
| Lehrgangsform | Z.B.: Ausbildung, Fortbildung [PO:181, 381] | ||
| Lerneinheiten | Anzahl der Lerneinheiten ( 1 LE = 45 Minuten) | ||
| Logo als Wasserzeichen | Bei "Ja" erscheint im Hintergrund der Urkunde das DLRG Logo | ||
| Name der Qualifikation | Der Name der Qualifikation gemäß Prüfungsordnung | ||
| PLZ und Ort der Prüfung | Für die "Ort, Datum Unterschrift Felder. Wird hier noch einmal erfasst, weil bei den Lehrgangsdaten häufig Angaben wie Freibad oder Vereinsheim angegeben werden. | ||
| Ausbilder (Personen-Nr.) | Personen-Nr. aus der Personal-App | ||
| Prüfernummer | Reg.Nr. des Prüfers die auf der Bescheinigung erscheinen soll. | ||
| Reg.Nr. der Qualifikation | Nummer der Qualifikation gemäß Prüfungsordnung. (z.B. 152 für DRSA Silber) | ||
| Reg.Nr. der Veranstaltung (BG) | Die von der DGUV / BG vergebene Registriernummer der Veranstaltung | ||
| Seite | Hier kann angegeben werden, welche Seite der Bescheinigung gedruckt werden soll Vorderseite = Bescheinigungen allgemein; Rückseite = druckt nur die Rückseite einmal (Lehrgangsinhalte etc.); beide = druckt alle Bescheinigungen und eine Rückseite am Ende | ||
| zust. Unfallversicherungsträger | der Unfallversicherungsträger des angegebenen Unternehmens (Abrechnung erfolgt über diese Stelle) |
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Erstellt eine Teilnahmebescheinigung im DIN A5 Format für den Referenten. Die Teilnahmebescheinigung dient zum Nachweis der Teilnahme an einem Lehrgang und bescheinigt. Damit für jeden Referenten eine Bescheinigung gedruckt wird, müssen die Referenten Komma-getrennt eingegeben sein. Diese kann am besten auf blanko DIN A5 Karteikarten aus dem nächsten Schreibwarenladen gedruckt werden.
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Medizinunterlagen (
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gesammelt)
Erstellt Erste-Hilfe-Bescheinigungen gemäß Vorlage Bundesebene (Bestellnummer 14408046 Teilnahmebescheinigung Erste-Hilfe A5 Satz a' 25 Durchschreibsätze). Diese werden in doppelter Ausfertigung je Teilnehmer auf einem DIN A4 Blatt gedruckt.
Teilnahmebescheinigung (AED-Lehrgang)
Erstellt Erste-Hilfe-Bescheinigungen gemäß Vorlage Bundesebene. Diese werden in doppelter Ausfertigung je Teilnehmer auf einem DIN A4 Blatt gedruckt. Achtung: Zum Druck eines AED-Anwender-Auffrischung bitte die Qualifikationsnummer 322 angeben.
Teilnehmerliste
Erstellt eine Teilnehmerliste mit den Lehrgangsdaten, den persönlichen Daten der Teilnehmer, sowie den Registrierungsnummern und Unterschriftsfeldern.alle Bescheinigungen des Fachgebietes Medizin je nach ausgewählte Ausbildung incl. alle notwendigen Listen. Die notwendigen Daten für die Anerkennung Berufsgenossenschaft müssen beim jeweiligen Veranstalter hinterlegt werden. Unterlagen BG erscheinen nur, wenn Teilnehmenden die Zahlungsart "Kostenübernahme durch BG" zugewiesen wurde.
Rettungsschwimmpässe
Über diese Option können Rettungsschwimmpässe (internationale Art, Artikelnummer: 13201330 bei der Materialstelle) automatisiert bedruckt werden.
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Durch PDF erstellen wird eine druckfertige PDF Datei erstellt.
Teilnahmebescheinigung (BG)
Erstellt Teilnahmebescheinigungen Erste-Hilfe für Kurse die über die DGUV abgerechnet werden.
Es ist zu unterscheiden, ob es sich um eine Aus- oder Fortbildung für betriebliche Ersthelfer handelt. Je nach dem, welche Option gewählt wird verändert sich die Bescheinigung.
Zusätzlich notwendige Eingaben vor Erstellung ist die Registriernummer der Veranstaltung bei der BG und der Lehrgangsort.
Dokumentationsbogen(BG)
Erstellt den Dokumentationsbogen Erste-Hilfe für Kurse die über die DGUV abgerechnet werden.
Die notwendigen Parameter für diese Dokumente werden in den globalen Einstellungen unter der Kategorie "PDFs des Fachbereiches Medizin" eingestellt.
Herkunft der Daten
| Name der Lehrkraft | Lehrgangsdaten |
| Ort der Maßnahme | Lehrgangsdaten |
| Art der Maßnahme | Parameter zur PDF Erstellung |
| Name des Verantwortlichen Arztes | globale Einstellungen |
| Datum der Maßnahme | Lehrgangsdaten |
| Lehrgangs-Nr. | Parameter zur PDF Erstellung |
| Ort, Datum | Lehrgangsdaten |
| DLRG Gliederung | globale Einstellungen |
Es ist zu unterscheiden, ob es sich um eine Aus- oder Fortbildung für betriebliche Ersthelfer handelt. Je nach dem, welche Option gewählt wird verändert sich der Ausdruck.
Zusätzlich notwendige Eingaben vor Erstellung ist die Registriernummer der Veranstaltung bei der BG und der Lehrgangsort.
Anmeldung und Bestätigung (BG)
Erstellt das "Formular für die Anmeldung und Bestätigung der Teilnehmer an der Aus- und Fortbildung für betriebliche Ersthelfer" für Kurse die über die DGUV abgerechnet werden.
Die notwendigen Parameter für diese Dokumente werden in den globalen Einstellungen unter der Kategorie "PDFs des Fachbereiches Medizin" eingestellt.
Herkunft der Daten
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Parameter zur PDF Erstellung
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Es ist zu unterscheiden, ob es sich um eine Aus- oder Fortbildung für betriebliche Ersthelfer handelt. Je nach dem, welche Option gewählt wird verändert sich der Ausdruck.
Zusätzlich notwendige Eingaben vor Erstellung ist die Registriernummer der Veranstaltung bei der BG und der Lehrgangsort. Weiterhin ist in diesem Feld die Eingabe der Unternehmensdaten notwendig.
Weiterhin muss der zuständige Unfallversicherungsträger und die Mitglieds-Nr. des Unternehmens mit angegeben werden, über die später abgerechnet wird. Wenn Workshops angelegt wurden können die Teilnehmer nach Workshops auf dem BG Listen ausgegeben werden.
(BG) Teilnehmer nach Unternehmen ausgeben
Bei mehreren Unternehmen in einem Lehrgang sollten die Unternehmen als Workshop angelegt werden (Beispiel: WS 1: Musterfirma KG, WS 2: Testunternehmen GmbH etc.). Die TN wählen dann bei der Anmeldung aus, zu welchem Unternehmen sie gehören. Dann kann bei der Erstellung dieses Formulars ausgewählt werden, welcher Workshop gedruckt werden soll. Man wählt dann die gewünschte Workshop für die Firma aus und gibt die entsprechenden Daten ein (Anschrift, zuständiger Unfallversicherungsträger & Mitgliedsnummer des Unternehmens), die vorher bekannt sein sollten. Dann tauchen auch nur die TN auf, die bei der Anmeldung die ausgewählte Firma als Workshop gewählt haben.Die Workshop Zuordnung zu den Teilnehmer kann auch nachträglich unter dem Tab "Abmeldungen" über die Detailansicht zum Teilnehmer unter dem Tab "Status und Anmeldedaten" vorgenommen werden. Diese Teilnehmer-Workshop Zuordnungen zur Listenerstellung kann auch nach dem Meldeschluss erfolgen.
sonstiges
Funk Belehrung und Verpflichtung
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