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Voraussetzungen
Für die Konfiguration des Formulars und dazugehöriger Komponenten werden diverse Rechte in den
Systemen DLRG Manager und TYPO3 benötigt.
- DLRG-Manager/Einstellungen/Homepagemodule
Anlage und Bearbeitung der Inhalte der generierten PDF-Datei
- DLRG-Manager/Extras/Import
Übernahme der Kontakte und Beitragszuordnung
Die erforderlichen Berechtigungen sind in der Benutzergruppe „Mitgliederverwaltung OG“
enthalten.
- ISC/Internet-Webmaster oder Berechtigung TYPO3-Seiten zu bearbeiten.
Anlegen des Anmeldeformulars auf der Webseite der Gliederung.
Auf der Webseite der Gliederung müssen grundlegende Informationen für das Anmeldeformular
vorhanden sein.
- Satzung
z.B. unter https://muster.dlrg.de/satzung - Beitragsordnung
z.B. unter https://muster.dlrg.de/beitragsordnung - Datenschutz
z.B. unter https://muster.dlrg.de/impressum-und-datenschutz/
Weiterhin müssen im DLRG Manager die benötigten Stammdaten eingetragen sein. Diese werden zum
Ausfüllen der Anmeldebestätigung als PDF verwendet.
Einstellungen > Basiseinstellungen > Stammdaten
Anmeldeformular
Ein neues Anmeldeformular kann unter
Einstellungen > Homepagemodule > Anmeldeformulare/Spendenformulare angelegt werden.
Im ersten Schritt sind allgemeine Grundeinstellungen zu hinterlegen. Dabei ist auf eine korrekte Angabe der Informationen zu achten, da diese zu einem späteren Zeitpunkt nur direkt in
der zum Formular gehörigen HTML Datei angepasst werden können.
Einträge wie z.B. das Adressrecht sind ggf. an Vorgaben des jeweiligen Landesverbandes anzupassen.
Hinweis: Es müssen alle Felder ausgefüllt werden, bevor das Formular eingerichtet werden kann.
Für die erste Nutzung des Anmeldeformulars sind nur Konfigurationen im Menüpunkt Grundeinstellungen notwendig. Weitere Menüpunkte und deren Konfigurationsmöglichkeiten
werden nur bei individuellen Anpassungen benötigt. In den Grundeinstellungen ist die Mehrheit der Felder bereits vor konfiguriert. Diese können mithilfe der in den DLRG Manager integrierten Hilfe an abweichende Bedürfnisse angepasst werden.
Die Einstellungen E-Mailbestätigung bei Online-Anmeldung müssen an die jeweilige Gliederung angepasst werden. Hierbei muss das Double-Optin-Verfahren aktiviert werden (1). Betreff (2) und Nachricht (3) können frei gewählt werden, eine Vorlage befindet sich auf der nachfolgenden Seite. Bei dem Absender (4) und der Absender-E-Mailadresse (5) sind die entsprechenden Informationen der Ortsgruppe zu hinterlegen. Die generierte PDF-Datei muss an die E-Mail angefügt werden (6).
Eine BCC Mailadresse sollte hinterlegt werden, wenn man als Ortsgruppe eine Info erhalten möchte, dass eine Anmeldung vorliegt. Sollen mehrere Benutzer über einen Eingang informiert werden, sollte ein Emailverteiler hinterlegt werden.
Die unter Datenschutzhinweis zur Zustimmung bei der Anmeldung und Text / Link zu den AGBs oder der Satzung vorhandenen Texte haben keinen Einfluss auf das Formular, da in diesem bereits für die DLRG vordefinierte Angaben vorhanden sind.
Wird bei der Beitragsanlage die Option auf „Nein“ belassen, kann später beim Import der Kontakte der jeweilige Beitrag individuell festgelegt werden.
Alternativ ist die Konfiguration eines immer zutreffenden Grundbetrages durch die Option „Ja, vor eingestellte Beiträge“ möglich.
Einbinden der Webseite in der Gliederung
In TYPO3 kann das Formular durch ein vom Arbeitskreis Informationstechnik entwickeltes Plugin eingebunden werden. Beim Hinzufügen des neuen Inhaltselementes muss das Plugin DLRG-Manager ausgewählt werden.
Die benötigten Informationen können aus dem Link des Anmeldeformulars entnommen werden.
Beispiel
https://dlrg-mv.sewobe.de/portal/pdf_anmeldeformular/index.php?MANDANT_KEY=ABC&FORMULAR_ID=00
Der Mandant Key und die ID des Formulars müssen in die jeweiligen Felder des TYPO3 Plugins eingetragen werden.
Anschließend kann das Formular auf der jeweiligen Seite der Webseite verwendet werden.
Importieren der Anmeldungen
Die Anmeldungen über das Formular können unter dem Menüpunkt:
importiert werden. Neben der Auswahl eines bestimmten Formulars kann nach bestätigten (Bestätigung des Double-Optin-Verfahrens über E-Mail) Anmeldungen gefiltert werden.
Hinweis: Nach Ändern der Filter muss aktiv der Button „Daten filtern“ betätigt werden.
In der vorhandenen Liste mit Anmeldungen können die jeweiligen Aktionen für die Kontakte individuell konfiguriert (1), die ausgefüllte PDF-Datei der Anmeldung (2) betrachtet oder die Anmeldung vollständig gelöscht werden.
Abschließend können die konfigurierten Aktionen ausgeführt werden (2). Zusätzlich ist die Konfiguration der vor eingestellten Aktion für alle Anmeldungen möglich (1).
Hinweise
- Wurde der Hauptkontakt bestätigt, bleiben die Familienkontakte unbestätigt. Diese müssen gesondert betrachtet und übernommen werden.
- Bei der Anmeldung kann über ein Freitextfeld ein Hinweis hinterlegt werden. Dieser kann in den Personendaten des Mitglieds unter Bemerkung betrachtet werden.