6. Suchen und Finden

Die Suche ist eines der zentralen Werkzeuge im DLRG Manager, um schnell auf Kontakte, Daten, Dokumente oder Vorgänge zuzugreifen. Aufgrund der großen Datenmenge innerhalb einer Gliederung ermöglicht sie ein gezieltes Auffinden von Informationen ohne langes Navigieren durch Menüs.

Je nach Modul und Berechtigung kann die Suche unterschiedliche Inhalte durchsuchen und verschiedene Ergebnisarten anzeigen.

Was über die Suche gefunden werden kann

Kontakte und Mitglieder

Der häufigste Anwendungsfall ist die Suche nach Personen oder Organisationen. Dabei können unter anderem gefunden werden:

• Mitglieder und ehemalige Mitglieder

• Familien und Hauptkontakte

• Funktionsträger

• Organisationen oder Firmen

• Ansprechpartner

In der Regel kann nach Namen, Teilen des Namens oder weiteren bekannten Angaben gesucht werden.

Kommunikations- und Aktivitätsdaten

Je nach Kontext können auch zugehörige Vorgänge angezeigt werden, zum Beispiel:

• Notizen

• Aktivitäten (z. B. Telefonate, E-Mails)

• Wiedervorlagen

• Aufgaben

• Kommunikationshistorie

Aktivitäten werden systemseitig protokolliert oder können manuell ergänzt werden.

Finanz- und Buchhaltungsdaten

In entsprechenden Modulen können über Suchfelder beispielsweise gefunden werden:

• Konten oder Kostenstellen

• Buchungen oder Belege

• Rechnungen und Gutschriften

• Zahlungsvorgänge

So kann etwa nach Kontonummern oder Kontennamen gesucht werden, wobei Favoritenkonten häufig sofort angezeigt werden.

Dokumente und Kommunikation

Die Suche kann auch Inhalte aus Kommunikations- oder Dokumentenbereichen einbeziehen, etwa:

• Serienbriefe oder Serienmails

• Dokumente oder Archivdaten

• gespeicherte Kommunikationsvorgänge

Über Filter und Auswertungen lassen sich zudem gezielt Gruppen auswählen, beispielsweise bestimmte Altersgruppen oder Zielgruppen für einen Versand.

Suchergebnisse und deren Darstellung

Die Ergebnisse werden in der Regel als Liste dargestellt und können je nach Modul unterschiedliche Informationen enthalten.

Typische Elemente der Ergebnisanzeige:

• Name oder Bezeichnung des Datensatzes

• zusätzliche Identifikationsmerkmale (z. B. Mitgliedsnummer)

• Status oder Zuordnung

• Schnellaktionen (z. B. öffnen, bearbeiten)

• ggf. mehrere Treffer bei ähnlichen Suchbegriffen

Durch Anklicken eines Eintrags gelangen Sie direkt in den entsprechenden Datensatz oder die Detailansicht.

Filter und erweiterte Suche

Oft stehen zusätzliche Filtermöglichkeiten zur Verfügung, um die Ergebnisse einzugrenzen, beispielsweise nach:

• Alter oder Geschlecht

• Zugehörigkeit zu Gruppen oder Abteilungen

• Status (aktiv, inaktiv etc.)

• bestimmten Merkmalen oder Kategorien

Damit lassen sich sehr präzise Zielgruppen oder Datensätze bestimmen.

Bedeutung der Berechtigungen

Welche Ergebnisse tatsächlich angezeigt werden, hängt stark von den zugewiesenen Rechten ab. Benutzer sehen nur die Daten, für die sie berechtigt sind.

Das System arbeitet hierarchisch — je höher die Berechtigungsstufe, desto umfassender sind die Suchergebnisse.

Nutzen im Arbeitsalltag

Die Suche ermöglicht es, schnell auf benötigte Informationen zuzugreifen und bildet damit einen zentralen Bestandteil effizienter Arbeit im System.

Typische Vorteile:

• Zeitersparnis bei großen Datenbeständen

• direkter Zugriff auf Kontakte oder Vorgänge

• schnelle Navigation zu Detaildaten

• Unterstützung bei Kommunikation und Verwaltung

• Grundlage für Auswertungen und Aktionen

👉 Kurz gesagt: Die Suche ist das wichtigste Werkzeug, um sich im Datenbestand des SEWOBE / DLRG Managers zurechtzufinden.