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Die Dokumente-Suche im SEWOBE / DLRG Manager dient dazu, abgelegte Dateien gezielt wiederzufinden. Sie durchsucht das Dateiarchiv, insbesondere die bei Kontakten gespeicherten Dokumente sowie ggf. globale Archivbereiche.

Dabei können sowohl Metadaten (z. B. Name oder Kommentar) als auch — bei geeigneten Dateien — der Dokumentinhalt selbst durchsucht werden.

Volltext-Suchwort

Im Feld Volltext-Suchwort geben Sie den Begriff ein, nach dem gesucht werden soll.

Die Suche berücksichtigt dabei:

  • Dateiname

  • Betreff

  • Kommentar zum Dokument

  • ggf. den tatsächlichen Inhalt der Datei

Der Inhalt wird insbesondere bei folgenden Dateitypen durchsucht:

  • Textdateien (.txt)

  • im System gespeicherte E-Mails

  • durchsuchbare PDFs (keine reinen Bild-Scans)

👉 Wichtig: Groß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle.

Hauptordner

Über das Feld Hauptordner wird festgelegt, in welchem Dokumentenbereich gesucht werden soll.

Dokumente werden im DLRG-Manager-System in einer Ordnerstruktur abgelegt. Diese kann aus Haupt- und Unterordnern bestehen, um verschiedene Dokumentarten sauber zu trennen.

  • Hauptordner dienen als oberste Kategorie

  • Unterordner enthalten thematisch zugehörige Dokumente

  • Dokumente werden in Kontakten erst sichtbar, wenn tatsächlich Dateien darin liegen

Durch Auswahl eines Hauptordners lässt sich die Suche auf einen bestimmten Ablagebereich beschränken — beispielsweise nur auf Vertragsunterlagen oder Schriftverkehr.

Suchverfahren

Im Feld Suchverfahren wählen Sie aus, wie genau die Suche durchgeführt werden soll. Laut SEWOBE-Dokumentation stehen mehrere Methoden zur Verfügung:

Genaue Suche

  • Suchbegriffe werden standardmäßig mit „ODER“ verknüpft

  • zusätzliche Operatoren möglich:

    • + = Begriff muss enthalten sein

    • – = Begriff darf nicht enthalten sein

Beispiele:

  • max mustermann → Dokumente mit „max“ oder „mustermann“

  • +max +mustermann → Dokumente mit beiden Begriffen

  • +max -mustermann → „max“, aber nicht „mustermann“

Tolerante Suche

Diese Variante erweitert die Trefferliste um ähnliche oder thematisch verwandte Ergebnisse. Dadurch werden auch Dokumente gefunden, die den Suchbegriff nicht exakt enthalten, aber in engem Zusammenhang stehen.

Detailsuche (langsam)

Die Detailsuche sucht nach dem exakten Wortlaut in genau der eingegebenen Reihenfolge.

Merkmale:

  • berücksichtigt auch Satzzeichen

  • findet nur exakt passende Textstellen

  • kann mit dem Platzhalter % erweitert werden

Beispiel:

  • %oder text angelegt werden kann%
    → findet nur Dokumente mit dieser genauen Formulierung

Button „Anzeigen“

Mit dem Button „Anzeigen“ wird die Suche gestartet.

Das System durchsucht daraufhin:

  • die ausgewählten Ordner

  • die Metadaten der Dokumente

  • ggf. den Dokumentinhalt

Die Treffer werden anschließend in einer Liste dargestellt.

Ergebnisse der Dokumente-Suche

Die Ergebnisliste zeigt alle gefundenen Dokumente übersichtlich an. Typische Aktionen sind:

  • Dokument öffnen oder herunterladen

  • zum zugehörigen Kontakt wechseln

  • Details zum Dokument einsehen

  • weitere Bearbeitung (je nach Berechtigung)

Dokumente werden in SEWOBE zentral gespeichert und können — bei entsprechenden Rechten — jederzeit online abgerufen werden.

Zusammenfassung

Die Dokumente-Suche ermöglicht ein sehr präzises Auffinden von Dateien innerhalb des Systems.

👉 Volltext-Suchwort → wonach gesucht wird
👉 Hauptordner → wo gesucht wird
👉 Suchverfahren → wie genau gesucht wird
👉 Anzeigen → Suche starten

Damit ist sie das wichtigste Werkzeug, um archivierte Dokumente schnell wiederzufinden — selbst in großen Datenbeständen.

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