Die DLRG-Bundesebene stellt den Gliederungen auf ihren Servern 20 Gigabyte kostenlosen Cloud-Speicherplatz zu Verfügung. Für große Bezirke und Landesverbände kann der Speicherplatz auf begründeten Antrag erweitert werden; für alle anderen Gliederungen bleibt derzeit der Speicherplatz auf zwanzig Gigabyte beschränkt.
Als Ort der Zusammenarbeit durch gemeinsames Bearbeiten und gemeinsame Dateiablage für die verschiedenen Gremien einer Gliederung
Um die Cloud zu administrieren, benötigt der zu berechtigende DLRG-Account die Berechtigung "Apps-Cloud-Admin" oder "Internet-Webmaster".
Es muss ein neuer Intern-Bereich angelegt werden, und diesem müssen Speicherplatz und berechtigte DLRG-Accounts zugewiesen werden. Die DLRG-Accounts haben zunächst die Rechte "Lesen", "Schreiben", "Löschen" und "Teilen". Man kann die Berechtigungen allerdings anpassen.
Neuen Intern-Bereich anlegenSchritt 1 - Schaltfläche [+ Neu] (Bereich hinzufügen) drücken. Es öffnet sich der Tab "Eigenschaften" des neuen internen Bereichs. Schritt 2 - Felder/Eigenschaften ausfüllen/auswählen.
Schritt 3 - Schaltfläche [internen Bereich erstellen] drücken, um die Werte zu übernehmen und das Verzeichnis anzulegen. Benutzer bzw. DLRG-Accounts zuweisenSchritt 1 - Den (gerade angelegten) Intern-Bereich in der App Cloud / Intern-Bereich auswählen. Es öffnet sich der Tab "Eigenschaften" des (gerade angelegten) Intern-Bereichs. Schritt 2 - Den Tab "Benutzer" auswählen. Es öffnet sich der Tab "Benutzer". Er zeigt die Liste der zugeordneten Benutzer bzw. DLRG-Accounts. Beim ersten Aufruf ist die Liste leer. Schritt 3 - Benutzer bzw. DLRG-Accounts hinzufügen. Zum Hinzufügen eines (weiteren) Benutzers bzw. DLRG-Accounts gibt es zwei Möglichkeiten: Listenauswahl: links [ --- Auswählen --- ] Freitexteingabe: rechts [DLRG-Account-Benutzername] Abgeschlossen wird die Auswahl mit einem Klick auf die Schaltfläche [DLRG-Account hinzufügen]. Der Schritte 3 kann dann für weitere Benutzer bzw. DLRG-Accounts wiederholt werden. Hat man sich vertan, kann ein Benutzer bzw. DLRG-Account mit einem Klick auf das zugehörige Mülltonnen-Symbol aus der Liste entfernt werden. Schritt 4 - Die DLRG-Accounts erhalten zunächst die Rechte "Lesen", "Schreiben", "Löschen" und "Teilen". Mit einem Klick auf die Checkboxen kann man (mit Ausnahme von "Lesen") die Berechtigungen entziehen. Schritt 5 - Zurück in die Liste der Intern-Bereiche. Durch einen Klick auf das Listen-Icon rechts oben kommt man zurück in die Liste der Intern-Bereiche und kann bspw. einen weiteren Intern-Bereich anlegen. |
Will man innerhalb des Cloud Ordners etwas direkt einem anderen Nutzer freigeben (z.B. Unterordner oder Kalender), so ist es hier zwingend erforderlich, dass der Freigeber und der Empfänger der Freigabe innerhalb der Cloud mindestens eine identische Freigabe haben.
Ist das der Fall, findet man den User auch innerhalb der Suche. Sind nirgendwo innerhalb einer Cloud Freigabe die beiden DLRG-Accounts mit identischen Rechten vorhanden, so kann die gesuchte Person innerhalb der Cloud NICHT gefunden werden.
Ein Erstellen von Dateien und Ordnern auf der obersten Ordner-Ebene (dort, wo die einzelnen Gliederungsordner angezeigt werden) führt zu einem Fehler mit der Fehlermeldung "Speicherplatz voll" (oä.). Dateien und Ordner können erst innerhalb der Gliederungsordner erstellt werden! |
Erst in den gewünschten Ordner wechseln. Dort dann hochladen oder in weitere Unterordner gehen.
Die DLRG-Cloud kann bei bestimmten Ereignissen Benachrichtigungen an den Nutzer verschicken.
Die Konfiguration dazu ist an den persönlichen Account geknüpft und findet sich unter Profil -> Einstellungen -> Ablauf. Für selbst durchgeführte Aktionen werden grundsätzlich keine Benachrichtigungen erstellt.
Anwendungsbeispiel: Benachrichtigung über neu hochgeladene Dateien in einem "Dateiablageordner".
Ein Dateiablageordner ist ein Ordner, der so eingestellt ist, dass jeder, der den Link kennt, Dateien hochladen kann, ohne zu sehen, welche Dateien in dem Ordner liegen. Dies dient z.B. zum Einsammeln von Bildern oder Nachweisen.
Ein Dateiablageordner wird erstellt, indem man einen bestehenden Ordner teilt und den Modus auf Dateiablage einstellt.
Um nur für diesen Ordner Benachrichtigungen zu bekommen, setzt man zusätzlich ein kollaboratives Schlagwort. Dieses ist frei wählbar.
Zusätzlich müssen noch zwei Einstellungen gesetzt werden.
Wir legen zunächst eine Regel an, die bei einer neuen Datei in einem Ordner der mit dem oben vergebenen Tag versehen ist, eine Benachrichtigung auslöst.
Dann stellen wir ein, dass man nach einer Stunde auch eine E-Mail bekommt, wenn die Benachrichtigung nicht in der DLRG-Cloud an sich abgearbeitet wurde. Standardmäßig erscheinen die Benachrichtungen nur oben rechts in der Cloud.
Über neue Uploads in dem Ordner wird der Nutzer nun per Benachrichtigung und nach einer Stunde per E-Mail informiert.
Profildaten in der Cloud können durch den Anwender nicht geändert werden. Anpassungen laufen hier ausschließlich über das ISC.
Ändert man im ISC die am DLRG-Account hinterlegte E-Mail Adresse, so wird diese Änderung mit der nächsten Anmeldung an der Cloud übertragen. Die Cloud schickt dann eine Infomail.
Diese ist dann in diesem Fall korrekt und sollte nicht zu Irritationen führen.
In der DLRG Cloud ist es möglich auch Dokumente zu durchsuchen. Mit dieser sogenannten Volltextsuche können Dateien anhand von einzelnen Begriffen, die in dem Dokument enthalten sind, gefunden werden.
Über das Such-Symbol können weiterhin die Dateinamen, aber auch die Stichworte eingegeben werden. Dabei kann die Suche auf das aktuelle Verzeichnis und auf bestimmte Dateitypen beschränkt werden.
Die unterstützten Dateiformate sind zurzeit PDF Dateien und alle gängigen Office Dateiformate.
Bei der Nutzung von Edge (vor Chromium Basis Update) oder Internet Explorer kann es sein, dass große Bilder nicht vollständig angezeigt werden. Bitte nutzt hier Chrome oder Firefox oder synchronisiert die Dateien auf Eure Rechner. |
Aus dem Vorwort der PDF-Datei "Installationsanleitung - Verschlüsselter Cloud-Datenaustausch" (Word-Format):
Die vorliegende Installationsanleitung „Verschlüsselter Cloud-Datenaustausch“ entstand beim Einrichten unseres neuen Laptops bevor es die DLRG.Cloud gab.
Es wird zum einen anhand einer eigenen „ownCloud“ Cloud gezeigt, wie auf eine einfache Art und Weise – „datenschutzkonform“ – Dateien über eine öffentliche Cloud im Internet Daten ausgetauscht werden können. Die dargestellte Methode lässt sich auch auf andere öffentliche Clouds übertragen, bspw. Dropbox, OneDrive, usw..
Mit der Freischaltung der DLRG.Cloud, welche auf Nextcloud (ein Fork der ownCloud) basiert, wurde die Anleitung zum anderen darauf angepasst (die Aussagen zu ownCloud sind weitgehend alle auf die Nextcloud übertragbar). Zum besseren Verständnis wird aber auch die Installation der Nextcloud Schritt für Schritt erklärt.
(Verbesserungen bitte dem Autor zusenden, danke!)
Office Dokumente können in der DLRG Cloud direkt im Browser oder jetzt auch auf mobilen Geräten bearbeitet werden.
Alle Excel / Kalkulationstabellen, Word / Textdokumente und Präsentationen werden mit einem Klick auf die Datei in einem neuen Tab mit Onlyoffice geöffnet und können dort bearbeitet werden.
Dabei können mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument gearbeitet. Es werden die Microsoft Formate, aber auch die OpenSource Formate unterstützt.
Präsentationen können außerdem aus dem Browser als Bildschirmpräsentation dargestellt werden.
Zu beachten: Bei Excel Kalkulationstabellen werden die in Excel gesetzten Sperrungen von Zellen von Onlyoffice nicht beachtet. Sollte dies benötigt werden darf die Tabelle nur mit Excel selbst geöffnet werden.
Alte Office Formate doc und xls können nicht mehr bearbeitet werden. Bitte nur die aktuellen Office Formate verwenden. (docx, xlsx) |
Die Cloud wird täglich gesichert. Die Sicherung wird 7 Tage aufbewahrt, so dass ein Zugriff auf diese Daten in dem Zeitraum theoretisch möglich ist, siehe unten.
Wenn ein Rückladen einer Sicherung erforderlich wird, bitte ein Ticket (hilfe.dlrg.net) aufmachen und angeben, was zurückgeladen werden soll.
Achtung: