Anlageprozess

  • Benutzer angelegt:
    Die Gliederung legt für ein Mitglied einen Benutzer an, indem alle Felder im Formular ausgefüllt und gespeichert werden.
    (Der Account ist nicht sofort aktiv.)
  • Benutzer beantragt & Quiz-Einladung versendet:
    Wenn ein oder mehrere Benutzer eingetragen sind, kann die Gliederung diese über die entsprechenden Schaltfläche beantragen. Dadurch wird dem Benutzer auch automatisch eine Mail mit der Daten zum M365-Quiz1 zugesendet.
    Beantragte Benutzer werden vom Support überprüft und Fehler korrigiert.
    In diesem Status kann der Benutzer nicht mehr durch die Gliederung editiert werden.
  • Benutzer aktivieren:
    Wenn der Benutzer so weit passt und die Gliederung vorab ausreichend Microsoft-Lizenzen bestellt hat, wird der Benutzer vom Support aktiviert.
    Anschließend wird der Benutzer automatisch auf dem Microsoft-Server angelegt und den entsprechenden Gruppen zugewiesen. Dieser Vorgang kann einige Stunden dauern. Während der Synchronisation kann der Benutzer nicht bearbeitet werden.
    Ein Benutzer kann nur durch den Support aktiviert werden.
  • Benutzer aktiv:
    Sobald der Benutzer vollständig auf dem Microsoft-Server angelegt ist, bekommt dieser seine Zugangsdaten per Mail zugesendet.
  • Weitere Status:
    • Inaktiv:
      Ein Benutzer kann inaktiviert werden, sodass seine Lizenz für einen anderen Benutzer verwendet werden kann, ohne dass der Benutzer direkt gelöscht wird.
      Inaktive Benutzer können nur durch den Support wieder aktiviert werden.
    • Gesperrt:
      Bei einem Virenbefall, andere technischen Gefahren oder der Missachtung von Regeln/Vorgaben durch den Benutzer, kann der Benutzer gesperrt werden. Dieser kann erst wieder verwendet werden, wenn mit den Administratoren Kontakt aufgenommen und der Vorfall geklärt wurde.
    • Gelöscht:
      Ein Benutzer wird nicht direkt aus dem System gelöscht, sondern als gelöscht markiert. Sobald der Benutzer auf dem Microsoft-Server gelöscht wird, wird der Datensatz auch aus dem ISC gelöscht.
      Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.


1 M365-Quiz:
Für die Nutzung von M365 sind keine Vorkenntnisse erforderlich. Jeder Benutzer soll aber die Grundlagen kennen und wissen, wie die Arbeitsstrukturen in der Microsoft-Welt organisiert sind.
Einen Überblick über Microsoft 365 erhält man unter: https://support.microsoft.com/de-de/training
Zur Überprüfung wurde ein kleines Quiz erstellt. Die Beantwortung der Fragen dauert etwa 10-15min. Die Prüfung umfasst 20 Fragen, davon müssen 16 richtig beantwortet werden.


Benutzer anlegen

Tab: Allgemein

Hier müssen einige allgemeinen Daten zu Person angegeben werden.

Es kann die Lizenz ausgewählt werden, die die Person erhalten soll. Momentan stehen 2 Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Freischwimmer (Teams und Office Online)
  • Ausbilder (Teams und Office zum Installieren)

Außerdem müssen der akademische Grad, Vor- und Nachname sowie der DLRG-Account der Person angegeben werden, die die Lizenz erhalten soll.

Außerdem ist es bei jeder Bearbeitung die Richtigkeit der Angaben zu bestätigen.

Tab: Kontakt

Hier sind nur die beiden Felder für die Gliederung ein Pflichtfeld.
Zum einen soll die Mitgliederführende Gliederung angegeben werden. Das ist die Gliederung, bei der die Mitgliedschaft vorliegt.
Zum anderen muss die Höchste Gliederung angegeben werden, in der die Person tätig ist.

Die Felder Funktion und Fachbereich sind Auswahlfelder, dass diese Felder gliederungsübergreifend immer gleich befüllt sind.

Tab: Sonstiges

Hier muss eine private Email-Adresse des Nutzers angegeben werden, auf welcher er die Willkommensnachricht, die M365-Quiz-Einladung und ggf. Nachrichten zum Zurücksetzen des Passworts erhält.


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