Öffnet im DLRG-Manager den Bereich „Finanzen“ und wählt anschließend „Rechnungseingang“. Die Rechnungseingangsübersicht wird geöffnet.
Wechseln zum Reiter „Automatische Erfassung“. Hier können die E-Rechnung per Drag-and-drop in den vorgesehenen Bereich ziehen oder über das Aktionsfeld das Upload-Fenster öffnen.
Wichtig: Die Originaldatei der E-Rechnung darf nicht verändert werden.
Nach dem Upload wird die E-Rechnung im Upload-Bereich angezeigt.
Anschließend auf „Alle erfassen“ klicken, um die Erfassung der hochgeladenen Rechnung zu starten.
Fall 1: Kein passender Kontakt gefunden
Wird kein übereinstimmender Kontakt erkannt, erscheint die Rechnung im Reiter „Zuordnung Zahlungsempfänger“.
Öffnen über das Menü mit den drei Strichen (Burger-Menü) die Funktion „Kontaktzuordnung öffnen“. Dort kann ein bestehender Kontakt zugordnet oder ein neuer Kontakt anlegen werden.
Um die Rechnung einem vorhandenen Kontakt zuzuordnen, auf das grüne Pluszeichen (+) klicken. Die Kontaktsuche wird geöffnet.
Sucht nach dem gewünschten Kontakt und wählt ihn über das grüne Pluszeichen (+) aus.
Anschließend auf „Anlegen“ klicken. Die Rechnung wird danach dem ausgewählten Kontakt zugeordnet.
Alternativ kann die aus der E-Rechnung erkannten Daten übernehmen. Klickt dazu auf „Erkannte Rechnungsdaten verwenden“ und anschließend auf „Kontakt erstellen“.
Fall 2: Passender Kontakt gefunden
Diese Meldung erscheint, wenn die E-Rechnung erfolgreich hochgeladen und ein passender, bereits vorhandener Kontakt erkannt wurde.
Die Rechnung steht im Bereich „Eingehende Rechnungen“.
Öffnet über das Menü mit den drei Strichen (Burger-Menü) die Option „Eingangsrechnung öffnen“. Dadurch gelangt man in die Eingangsrechnungsmaske.
Weitere Erfassung der Rechnungsdaten
Die ausgelesenen Daten sind im Abschnitt „Grunddaten“ bereits vorausgefüllt. Prüfen Sie dennoch sämtliche Angaben sorgfältig auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
Erfasst im Abschnitt „Rechnungspositionen“ den Buchungssatz manuell.
Vervollständigt außerdem die Zahlungsdaten und die Rechnungsprüfung. Prüft alle Angaben abschließend und klickt auf „Speichern“.
