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Die DLRG-Bundesebene stellt den Gliederungen auf ihren Servern fünf Gigabyte kostenlosen Cloud-Speicherplatz zu Verfügung. Für große Bezirke und Landesverbände kann der Speicherplatz auf begründeten Antrag erweitert werden; für alle anderen Gliederungen bleibt derzeit der Speicherplatz auf zwanzig Gigabyte beschränkt.

Login Hinweis

Achtung: Der Account-/Login-Name ist case-sensitive → Groß-/Kleinschreibung beachten.


Wofür die DLRG-Cloud vorgesehen ist

  • Als Ort der Zusammenarbeit durch gemeinsames Bearbeiten und gemeinsame Dateiablage für die verschiedenen Gremien einer Gliederung

  • Als Unterstützung der Arbeit in den Gliederungen
  • Als Team-Kalender

Wofür die DLRG-Cloud nicht vorgesehen ist

  • Als Speicherplatz für alle hochauflösenden Bilder der Gliederung der letzten Jahre (wenn die 20 GB erreicht sind, gibt es vorerst keinen weiteren Speicherplatz)
  • Als Möglichkeit, Bilder für die Webseiten hochzuladen; denn bei der Cloud geht es um Daten, die eben nicht frei zugänglich sein sollen.
  • Als pauschaler Ablageort für personenbezogene Daten oder Daten der Mitgliederverwaltung (empfohlener Ort: → DLRG-Manager   oder → ISC). Für den Fall der Speicherung personenbezogener Daten und Mitgliederdaten muss der Zugriff auf diesen Bereich DSGVO-konform - auf die notwendigen Personen beschränkt werden. Ein aussagekräftiger Name des Ordners, der auf die personenbezogenen Daten hinweist, wäre hilfreich. Die berechtigten Personen sollten vor allem in Bezug auf die "Teilen"-Funktion besonders sensibilisiert werden.

Benutzer berechtigen

Berechtigungen

Um die Cloud zu administrieren, benötigt der zu berechtigende DLRG-Account die Berechtigung "Apps-Cloud-Admin" oder "Internet-Webmaster".

  • Benutzer und Speicherplatz werden über die App "Cloud / Intern-Bereiche" im Internet-Service-Center konfiguriert
  • Es muss ein neuer Intern-Bereich angelegt werden, und diesem müssen Speicherplatz und berechtigte DLRG-Accounts zugewiesen werden. Die DLRG-Accounts haben zunächst die Rechte "Lesen", "Schreiben", "Löschen" und "Teilen". Man kann die Berechtigungen allerdings anpassen.

    Neuen Intern-Bereich anlegen

    Schritt 1 - Schaltfläche [+ Neu] (Bereich hinzufügen) drücken.

    Es öffnet sich der Tab "Eigenschaften" des neuen internen Bereichs.

    Schritt 2 - Felder/Eigenschaften ausfüllen/auswählen.

    FeldInhalt
    NameName des Verzeichnisses - in der DLRG-Cloud wird diesem dann noch die Gliederungsnummer vorangestellt.
    Cloud-SpeicherGröße des zugewiesenen Speicherplatzes.
    TYPO3Folgende Funktionen sind für internen Bereich im TYPO3 vorgesehen; für einen Cloud Ordner können diese Funktionen ignoriert werden.
     - Bereich als Gruppe in TYPO3 nutzenFür einen internen passwortgeschützten Bereich auf den Webseiten kann hier die Nutzung für TYPO3 gesetzt werden.
     - Geschützte Verzeichnisse [+]

    Hier können Verzeichnisse aus TYPO3 ausgewählt werden:
     - [+] drücken,
     - Verzeichnis oder Unterverzeichnis auswählen und
     - [Hinzufügen] drücken, um es zu übernehmen.

    Funktion: Werden im TYPO3 beispielsweise Dateien im internen Bereich hochgeladen, so sind diese in der Standardeinstellung weltweit erreichbar.
    Werden Verzeichnisse nun an dieser Stelle geschützt, sind diese nur noch für die gewählte Nutzergruppe zugreifbar.

    Sinnvoll ist dies besonders für Dateien, die nur in internen Bereichen zur Verfügung stehen sollen, z.B. Protokolle oder interne Bildergalerien.

    Achtung: Die Inhalte der gewählten TYPO3-Verzeichnisse können dann ohne Login in der DLRG-Cloud nicht mehr per Web-Browser abgerufen werden!
    Wird der gesamte public_html Ordner geschützt, so ist die komplette Gliederungswebsite nicht mehr ohne vorheriges Login in eine berechtigte Nutzergruppe zugreifbar.

    Schritt 3 - Schaltfläche [internen Bereich erstellen] drücken, um die Werte zu übernehmen und das Verzeichnis anzulegen.

    Benutzer bzw. DLRG-Accounts zuweisen

    Schritt 1 - Den (gerade angelegten) Intern-Bereich in der App Cloud / Intern-Bereich auswählen.

    Es öffnet sich der Tab "Eigenschaften" des (gerade angelegten) Intern-Bereichs.

    Schritt 2 - Den Tab "Benutzer" auswählen.

    Es öffnet sich der Tab "Benutzer". Er zeigt die Liste der zugeordneten Benutzer bzw. DLRG-Accounts. Beim ersten Aufruf ist die Liste leer.

    Schritt 3 - Benutzer bzw. DLRG-Accounts hinzufügen.

    Zum Hinzufügen eines (weiteren) Benutzers bzw. DLRG-Accounts gibt es zwei Möglichkeiten:

    Listenauswahl: links [ --- Auswählen --- ]
    Mit der Listenauswahl kann ein der Gliederung zugeordneter Benutzer bzw. DLRG-Account (s. App Gliederung / DLRG-Accounts) direkt ausgewählt werden.

    Freitexteingabe: rechts [DLRG-Account-Benutzername]
    Benutzer bzw. DLRG-Accounts, die nicht der Gliederung zugeordnet sind (bspw. Mitglieder aus einer benachbarten Gliederung), können, wenn deren DLRG-Account-Benutzername bekannt ist, direkt als Freitext in dem rechten Textfeld eingegeben werden.

    Abgeschlossen wird die Auswahl mit einem Klick auf die Schaltfläche [DLRG-Account hinzufügen].

    Der Schritte 3 kann dann für weitere Benutzer bzw. DLRG-Accounts wiederholt werden. Hat man sich vertan, kann ein Benutzer bzw. DLRG-Account mit einem Klick auf das zugehörige Mülltonnen-Symbol aus der Liste entfernt werden.

    Schritt 4 - Die DLRG-Accounts erhalten zunächst die Rechte "Lesen", "Schreiben", "Löschen" und "Teilen". Mit einem Klick auf die Checkboxen kann man (mit Ausnahme von "Lesen") die Berechtigungen entziehen.

    Schritt 5 - Zurück in die Liste der Intern-Bereiche.

    Durch einen Klick auf das Listen-Icon rechts oben kommt man zurück in die Liste der Intern-Bereiche und kann bspw. einen weiteren Intern-Bereich anlegen.

  • Achtung: Alle Änderungen brauchen bis zu 30 Minuten, bis sie wirksam werden.
  • Achtung: Der Account-/Login-Name ist case-sensitive → Groß-/Kleinschreibung beachten.

Benutzen

  • Die Internetadresse lautet: https://www.dlrg.cloud. (bei Problemen mit der .cloud-Domain steht auch als alternative https://cloud.dlrg.net/ zur Verfügung)
  • Ist der DLRG-Account berechtigt und Speicherplatz zugewiesen, kann der Benutzer sich einloggen und sieht die Ordner, die im ISC angelegt worden sind.
  • Diese können auch gliederungsübergreifend genutzt werden, z.B. über einen Ordner von der Ortsgruppe und einen vom Bezirk.
  • Es wird immer ein Speicherplatz von 1B angezeigt. Dies ist nicht der Speicherplatz der Gliederung, sondern der des angemeldeten DLRG-Accounts. 
  • DLRG-Accounts selbst haben keinen eigenen Speicherplatz, die Dateien können daher nur in den freigegebenen Gruppenordnern abgelegt werden.
  • Die berechtigten Ordner sind nur sichtbar, wenn der korrekte Benutzername unter Beachtung der Groß- und Kleinschreibung eingegeben wird. Andernfalls sind keine Dateien vorhanden.


Dateien/Ordner erstellen

Ein Erstellen von Dateien und Ordnern auf der obersten Ordner-Ebene (dort, wo die einzelnen Gliederungsordner angezeuit werden) führt zu einem Fehler mit der Fehlermeldung "Speicherplatz voll" (oä.).
Dadurch wird die Cloud nicht nutzbar, bis die entsprechde Datei oder der Ordner wieder gelöscht wurden. Dadurch verschwindet auch die Fehlermeldung.

Dateien und Ordner können erst innerhalb der Gliederungsordner erstellt werden!

Suchen

In der DLRG Cloud ist es möglich auch Dokumente zu durchsuchen. Mit dieser sogenanten Volltextsuche können Dateien anhand von einzelnen Begriffen, die in dem Dokument enthalten sind, gefunden werden.

Über das Such-Symbol können weiterhin die Dateinamen, aber auch die Stichworte eingegeben werden. Dabei kann die Suche auf das aktuelle Verzeichnis und auf bestimmte Dateitypen beschränkt werden.

Die unterstützten Dateiformate sind zurzeit PDF Dateien und alle gängigen Office Dateiformate.


Bei Problemen

  • Beim Einloggen
    • Erst nach dem Anlegen und Hinzufügen zu einem Cloud-Bereich ist ein Einloggen möglich
    • 30 Minuten abgewartet?
  • Keine Ordner zu sehen
  • Beim Synchronisieren mit dem Client
    • Vereinzelt kann es vorkommen, dass sich nach häufigem Verschieben mit der Desktop-Software Ordner und Dateien nicht mehr löschen lassen; in diesem Fall bitte eine Anfrage auf hilfe.dlrg.net mit der EDV Nummer der betroffenen Gliederung und dem Ordnernamen / Ordnerpfad stellen.

Bei der Nutzung von Edge (vor Chromium Basis Update) oder Internet Explorer kann es sein, dass große Bilder nicht vollständig angezeigt werden. Bitte nutzt hier Chrome oder Firefox oder synchronisiert die Dateien auf Eure Rechner.


Installationsanleitung - Verschlüsselter Cloud-Datenaustausch

Aus dem Vorwort der PDF-Datei "Installationsanleitung - Verschlüsselter Cloud-Datenaustausch" (Word-Format):

Die vorliegende Installationsanleitung „Verschlüsselter Cloud-Datenaustausch“ entstand beim Einrichten unseres neuen Laptops bevor es die DLRG.Cloud gab.

Es wird zum einen anhand einer eigenen „ownCloud“ Cloud gezeigt, wie auf eine einfache Art und Weise – „datenschutzkonform“ – Dateien über eine öffentliche Cloud im Internet Daten ausgetauscht werden können. Die dargestellte Methode lässt sich auch auf andere öffentliche Clouds übertragen, bspw. Dropbox, OneDrive, usw..

Mit der Freischaltung der DLRG.Cloud, welche auf Nextcloud (ein Fork der ownCloud) basiert, wurde die Anleitung zum anderen darauf angepasst (die Aussagen zu ownCloud sind weitgehend alle auf die Nextcloud übertragbar). Zum besseren Verständnis wird aber auch die Installation der Nextcloud Schritt für Schritt erklärt.

(Verbesserungen bitte dem Autor zusenden, danke!)


Dokumentenbearbeitung

Office Dokumente können in der DLRG Cloud direkt im Browser oder jetzt auch auf mobilen Geräten bearbeitet werden.

Alle Excel  / Kalkulationstabellen, Word / Textdokumente und Präsentationen werden mit einem Klick auf die Datei in einem neuen Tab mit Onlyoffice geöffnet und können dort bearbeitet werden.

Dabei können mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument gearbeitet. Es werden die Microsoft Formate, aber auch die OpenSource Formate unterstützt.

Präsentationen können außerdem aus dem Browser als Bildschirmpräsentation dargestellt werden.

Zu beachten: Bei Excel Kalkulationstabellen werden die in Excel gesetzten Sperrungen von Zellen von Onlyoffice nicht beachtet. Sollte dies benötigt werden darf die Tabelle nur mit Excel selbst geöffnet werden.

Server-Fragen

Backup

Die Cloud wird täglich gesichert. Die Sicherung wird 7 Tage aufbewahrt, so dass ein Zugriff auf diese Daten in dem Zeitraum theoretisch möglich ist, siehe unten.

Wiederherstellen

Wenn ein Rückladen einer Sicherung erforderlich wird, bitte ein Ticket (hilfe.dlrg.net) aufmachen und angeben, was zurückgeladen werden soll.

Achtung:

  • Wir arbeiten ehrenamtlich; d. h. wenn ihr euch kurz vor Ablauf obiger Zugriffszeit (7 Tage) erst meldet, könnte es schon zu spät sein, weil eine gewisse Vorlaufzeit notwendig ist. Am besten schon sehr bald nach der Löschung bei uns melden, sonst fallen die alten Stände aus dem Backupzeitraum heraus!
  • Wir bearbeiten Wiederherstellungsanfragen im Rahmen unserer Möglichkeiten. Sofern der Umfang solcher Anfragen diese übersteigt, behalten wir uns Einschränkungen vor.


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