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Suchfilter

Über die Suchfilter können die angemeldeten Teilnehmer nach Status und nach Gliederung gefiltert angezeigt werden. Direkte Suchen nach einzelnen Teilnehmer sind über das Standard Suchfeld über der Tabelle möglich.

Vergangende Seminare

Wählt man die Option "Vergangene Seminare ausblenden", so werden alle Seminare ausgeblendet, die älter wie 7 Tage sind. Das wurde so umgesetzt, weil nach einem Seminar in der Regel noch Abschlussarbeiten durchzuführen sind und man noch Zugriff auf das Seminar braucht. So spart man sich das Umschalten des Filters.


Teilnehmer hinzufügen

Über den "Neu" Button können neue Teilnehmer hinzugefügt werden. Entweder sucht man diese Teilnehmer über die Suchmaske aus der Personen App oder man legt direkt eine neue Person an.

Nach der Selektion / Eingabe der Person werden dann noch die notwendigen Informationen für die Teilnahme an dem Seminar abgefragt. Diese können je nach Art und Konfiguration des Seminars variieren.

Übersicht

In der Übersicht werden die Teilnehmer, Referenten und Leiter angezeigt und der jeweilige Status durch eine einfache Übersicht einfach dargestellt.
Mehr Informationen zum "Hauptstaus" erhält man, in dem man mit der Maus über das passende Icon fährt.

Per Klick auf die Person im rechten Bereich (ab Spalte Rolle) kann man in die Details der Person gehen, in der man dann z.B. die Beiträge für die einzelnen Personen zuweisen kann.

Statusoperationen

Im unteren Bereich der Seite hat man die Möglichkeit, den Status eines oder mehrerer Teilnehmer zu ändern.

Hierfür müssen vorher die entsprechenden Teilnehmer in der Tabelle vorne in der Checkbox selektiert werden. Dann kann der neue Status ausgewählt werden. Man hat ebenso die Möglichkeit Bemerkungen dazu einzugeben und den Email Versand zu unterbinden.

Status und ihre Bedeutung

StatusBedeutungAuswirkung
0 - offen

2 - gelöschtDer Teilnehmer wurde gelöscht.
3 - abgelehnt / abgesagtDer Teilnehmer wurde abgelehnt / hat abgesagt.
4 - WartelisteDer Teilnehmer ist auf der Warteliste.
5 - Bestätigung durch VerwalterDer Verwalter hat die Bestätigung durchgeführt.Die Rechnung wird an den Teilnehmer / die Gliederung verschickt.
7 - bezahltDer Teilnehmer hat bezahlt.Der Rechnungsbetrag wird festgelegt
8 - teilgenommenDer Teilnehmer hat am Lehrgang teilgenommenTeilnahmebescheinigung kann erstellt werden.
9 - bestandenDer Teilnehmer hat den Lehrgang bestanden.ATN Urkunde / Ausweis / Bescheinigung kann erstellt werden.
10 - nicht teilgenommenDer Teilnehmer hat am Lehrgang nicht teilgenommen.
11 - Anmeldung durch Verwalter eingetragenDer Verwalter hat den Teilnehmer eingetragen
12 - Gliederungsbestätigung angefragtAnfrage an die Gliederung zur Bestätigung wurde verschickt.
19 - Ticket versandtEs wird ein Ticket an den Teilnehmer verschickt.Das kann so etwas wie ein Eintrittsticket für ein Schwimmbad sein.
20 - E-Mail an TeilnehmerEine Email an den Teilnehmer wurde verschickt.
21 - erneute TN Bestätigung einfordernErneut eine Email an den Teilnehmer mit Bestätigungslink verschicken.
23 - Storno durch VerwalterDer Verwalter hat den Teilnehmer storniert.
24 - Wartelistenplatz auf offiziellen Platz gesetztDer Wartelistenteilnehmer hat einen regulären Platz bekommen.
25 - Zahlungserinnerung

Es gab noch keinen Zahlungseingang und man schickt eine

Zahlungserinnerung an den Teilnehmer / die Gliederung.


26 - nicht bestandenDer Teilnehmer hat den Lehrgang nicht bestanden.
27 - Pre-NotificationSEPA Vorabinformation zur AbbuchungVorabinformation wird an den Teilnehmer / die Gliederung verschickt
28 - Rechnung erneut versendenDie Rechnung wird erneut verschickt.
30 - interne NotizEs wird eine Notiz an dem Teilnehmer hinterlegt.
31 - Frage des Teilnehmers

32 - Infomail an alle TeilnehmerEs werden Infomails an alle Teilnehmer verschickt.
33 - Info TerminverschiebungEs gibt eine Information an alle Teilnehmer bezüglich einer Terminverschiebung.
40 - Reisekostenantrag eingereicht

41 - Reisekostenantrag ausgezahlt

42 - Reisekostenantrag abgelehnt

43 - Kostenübernahme durch Gliederung angefragtEs wurde angefragt, ob die Heimatgliederung die Kosten übernimmt.
47 - Kostenübernahme erneut angefragtEs wurde erneut angefragt, ob die Heimatgliederung die Kosten übernimmt.
80 - Feedbacklink sendenLink zum Feedbackbogen wird an den Teilnehmer verschickt.
81 - Feedback abgegebenDer Teilnehmer an das Feedback abgegeben.
90 - Downloadlink senden

Wird ein Teilnehmer (im Wartelistenmodus "dominant") manuell auf einen Wartelistenplatz gesetzt, obwohl noch freie Plätze vorhanden sind, wird das Seminar automatisch auf Warteliste gesetzt.

Ansonsten könnte es passieren, dass sich jemand aus einem Lehrgang abmeldet, der bereits auf "Warteliste verfügbar" steht, der Lehrgang wieder auf "Plätze verfügbar" geht und sich dann ein neuer Teilnehmer wieder anmeldet, obwohl noch Teilnehmer auf der Warteliste stehen und Vorrang hätten.

Emailversand

Hat man in den Einstellungen eine E-Mail Info Adresse für die Statusänderungen eingetragen, kann man hier auswählen, ob der Verwalter eine Benachrichtigung bekommt oder nicht. Hat man den Haken in den Einstellungen gesetzt, dass der Verwalter über Statusänderungen informiert wird, ist diese Option hier vorbelegt, kann aber auch manuell deaktiviert werden.

Besonderheiten des Status im Zusammenhang mit Urkunden

Es ist vorgesehen, dass man bei Lehrgangsstart die Urkunden für alle Teilnehmer bereits ausstellt und diese dem Referenten zur Verfügung stellt. Dieses kann man in Seminare - Prozesse und Abläufe nachvollzogen werden.

Das ist z.B. bei LV Lehrgängen sinnvoll, wenn die Referenten aus der Geschäftsstelle die Urkunden vorab zugeschickt bekommen sollen, so dass diese am Prüfungstag den Teilnehmern übergeben werden können.

Hat ein Teilnehmer nun nicht bestanden, so werden mittels des entsprechenden Status die angelegten Urkunden auf "Inaktiv" gesetzt.

Eine Rückstellung der Urkunde auf "aktiv" bei Änderung des Staus auf "bestanden" ist NICHT vorgesehen.

Hier muss die Urkunde dann über die Urkunden App wieder aktiv gesetzt werden.


Teilnehmer verschieben

Es kann vorkommen, dass man Teilnehmer von einem Seminar in ein anderes verschieben möchte, wenn z.B.  ein Teilnehmer erst beim nächsten Seminar teilnehmen kann oder soll.

Dazu wählt man in der Liste den Teilnehmer aus und geht dann unter der Liste auf den Reiter "in anderes Seminar verschieben. Dort kann man dann das Ziel Seminar auswählen und die Aktion mit dem Button bestätigen.

Achtung: Es werden nur "Grunddaten" übertragen. Sonderfelder aus dem Profimodus, Workshops und Gebühren werden nicht übertragen.

Gebühr zuordnen

Eine weitere Teilnehmerfunktion ist im Tab "Gebühr zuordnen" zu finden. Hier kann man den in der Liste ausgewählten Teilnehmer die Gebühren zuordnen, ohne das für jeden Teilnehmer einzeln machen zu müssen. Nach der Auswahl der Gebühr bestätigt man auch hier mit dem Button.


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2 Comments

  1. Hallo, wird es in Zukunft eine Möglichkeit geben Teilnehmer zwischen den Seminaren zu verschieben? Das wäre z. B. für Schwimmkurse sehr praktisch. Vielen Dank und kameradschaftliche Grüße, Marcus aus Seligenstadt

    1. Vermutlich nicht. Da es für jedes Seminar ein eigenes Einzel-SEPA-Mandat gibt, es können unterschiedliche Pflichtfelder konfiguriert werden, etc.