Vorbereitung
Um Beiträge mit dem DLRG-Manager einzuziehen, stehen prinzipiell zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
1.) Es wird eine SEPA-Lastschriftdatei erzeugt. Die Bankdatei kann heruntergeladen werden und so der Bank zum Einzug übergeben werden. Diese Methode empfehlen wir ausdrücklich nicht, daher wird nachfolgend nur die HBCI-Methode erläutert.
2.) Es wird eine SEPA-Lastschriftdatei erzeugt, die über den HBCI-Zugang online bei der Bank eingereicht wird.
Einrichten des HBCI-Online-Zugangs
Um Lastschrifteinzüge direkt aus dem DLRG-Manager bei der Bank einzureichen und Kontoauszüge für das Gegenbuchen ohne weitere Banking-Software zu importieren, muss der HBCI-Online-Zugang eingerichtet werden.
Die Einstellungen in den Kontodaten können von einem Benutzer mit der Berechtigung „Verwaltung OG“ angepasst werden.
Das Konto für das der HBCI-Zugang eingestellt werden soll, muss ausgewählt werden.
Das Onlinebanking muss aktiviert werden
Es öffnet sich in dem Fenster ein Bereich, in dem die Anmeldedaten für das Onlinebanking angelegt werden.
In dem sich dann öffnenden Formular werden die Anmeldedaten für das Onlinebanking eingetragen
HBCI-Anmeldename / Benutzerkennung: Benutzername beim Onlinebanking
PIN: Passwort vom Onlinebanking
Nach dem Speichern der Anmeldedaten erscheint die interne Bezeichnung des HCBI-Zugangs in den Daten des Kontos. Ebenso wird angezeigt, wofür der Zugang verwendet werden kann. Der PIN ist in dieser Einstellung nicht hinterlegt worden.
Wir empfehlen, den PIN nicht in der Datenbank zu speichern!
Danach sollten die weiteren Einstellungen des Kontos überprüft und die Einstellungen gespeichert werden.
Pflegen der Beiträge
Die gliederungsspezifischen Beiträge können unter „Einstellungen-Beiträge“ von einem Benutzer mit der Berechtigung „Beitragsverwaltung OG“ angepasst werden. Das ist immer dann notwendig, wenn Beitragssätze verändert wurden.
Jede der angelegten Beitragsgruppen muss geprüft und ggf. angepasst werden.
Hier ein Beispiel für den Erwachsenenbeitrag:
Pflegen der Rechnungsgrunddaten
Beim Beitragseinzug wird eine Rechnung für jedes zahlende Mitglied erstellt. Dazu müssen die Rechnungsgrunddaten gepflegt werden.
Auch diese werden unter Einstellungen-Finanzen gepflegt.
Es können die Grunddaten für die Abrechnungen eingestellt werden. Dies erfolgt im Menü zur Bearbeitung des Geschäftsbereichs.
Durch Klick auf die Gliederung öffnet sich ein Fenster in dem Standardeinstellungen für den jeweiligen Zahlungsmodus festgelegt werden kann.
In diesem Fenster ganz unten sollten auch die Rechtezuweisung für die Beitragsdokumente vorgenommen werden. Dann können nur Benutzer mit der Berechtigung „Beitragsverwaltung OG“ die erstellten Rechnungen einsehen.
Danach muss die Standardkategorie definiert werden. In diesem Beispiel wurde die Kategorie „Abbuchung“ definiert.
Danach kann die Standardposition definiert werden.
Beitrag einstellen beim Mitglied
Der spezifische Beitrag eines Mitglieds findet sich in dessen Finanzdaten. Der Text im Feld „Rechnungstext“ inklusive der benutzen Platzhalter wird in die Beitragsrechnung für das Mitglied übernommen. Die Fälligkeitsdaten und der Kommentar werden aus der individuellen Beitragsposition des Mitglieds übernommen.
