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Beim Anlegen eines Freigegeben Freigegebenen Postfaches muss ein Name angegeben werden. Typische Namen können über den Button "Vorgeschlagene Namen" angezeigt werden. Das System schlägt bei der Eingabe passende Einträge vor, die per Klick übernommen werden können. Der Anzeigename kann nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden.
Die E-Mail-Adresse wird automatisch ermittelt und kann nicht geändert werden.
Alle Accounts, die als "Besitzer" angegeben werden, können auf das Freigegebenes Postfach zugreifen und "Im Auftrag" des Postfaches E-Mails versenden. Das Freigegebenes Postfach taucht in der Regel automatisch in Outlook auf (gilt für "Outlook neu" und "Outlook Web App" (OWA))