| Auszug |
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Um in der M365-Welt (auch "ORG-Welt" genannt) auf Dateien, Orte, Apps, uvm. zugreifen zu können, wird ein M365-Benutzer benötigt. Jeder Benutzer benötigt nur einen M365-Account, auch wenn dieser in mehreren Gliederungsebenen tätig ist. Damit kann der Account in alles Gliederungen genutzt werden und ist optimal für gliederungsübergreifende (Zusammen-)Arbeit. PS: Gastzugriffe sind möglich, haben aber diverse Einschränkungen, die Microsoft in seinen Anleitungen beschreibt. Wir bitten um Verständnis, dass wir zu Gastzugriffen keinen Support und keine Anfragen beantworten können. Gerne selbst ausprobieren, was möglich ist und wo Grenzen von Microsoft gesetzt sind. |
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| Die Kosten für Benutzer sind abhängig von den zugewiesenen Lizenzen. |
Status-Aktionen
- Neu
Benutzer können nur in der Ansicht/Menüpunkt "Anlegen" oder "Importieren" angelegt werden. - Aktivieren
- Erstanlage
Ein Benutzer der neu angelegt ist, muss nach dem Speichern "Kostenpflichtig aktiviert" werden. Erst dann wird dieser in M365 angelegt und bekommt seine Zugangsdaten zugeschickt - Re-Aktivierung
Wenn ein Benutzer deaktiviert wurde, kann dieser mit dem Status "Aktivieren" wieder aktiviert werden
- Erstanlage
- Deaktivieren
Ein Benutzer kann (temporär) deaktiviert werden. Der Benutzer kann sich dann nicht mehr anmelden und hat keinen Zugriff auf Dateien oder E-Mails. Der Benutzer behält aber weiterhin seine Lizenz, sodass weiterhin Lizenzkosten anfallen. - Kostenstelle ändern
Die Lizenz eines Benutzers wird immer einer Gliederung in Rechnung gestellt. In der Regel ist das die höchste Gliederung, in der der Benutzer tätig ist. Wenn sich hier Änderungen ergeben, kann über "Kostenstelle ändern" ein Antrag gestellt werden, dass dieser Benutzer an eine andere Gliederung übertragen wird. Sollte der Antrag angenommen werden, wird der Benutzer automatisch der neuen Gliederung zugeordnet, welche ab dann die Kosten für den Benutzer übernimmt. - Löschen
- In Papierkorb verschieben
Der Benutzer wird deaktiviert und seine Lizenzen werden entfernt. Es gilt das gleiche wie für "Deaktivieren", nur dass der Benutzer hier keine Lizenz mehr hat und demnach auch keine Lizenzkosten anfallen.
Hinweis:
Bitte Benutzer auch endgültig löschen, wenn diese nicht mehr benötigt werden. Also den Papierkorb regelmäßig auch prüfen und leeren. - Endgültig Löschen
Der Benutzer, seine Daten und E-Mails werden vollständig aus dem System gelöscht.
- In Papierkorb verschieben
Anlegen/Bearbeiten
Tab: Allgemein
Beim Anlegen eines Benutzers wird der Benutzername automatisch gemäß den Vorgaben aus den Definitionen ermittelt. Diese sind im Team "Bundesweit" in der aktuellen Version abgelegt.
Jedem Benutzer muss genau eine Basis-Lizenz zugewiesen werden. Damit wird festgelegt, welche Grundfunktionen und Programme dem Benutzer zur Verfügung stehen. Weitere Lizenz-Infos können über das "i"-Icon nachgelesen werden.
Jedem Benutzer können ein oder mehrere Zusatzlizenzen zugewiesen werden. Damit kann der Funktionsumfang erweitert werden. Auch hier können weitere Infos über das "i"-Icon nachgelesen werden.
Die Angaben "Vorname" und "Nachname" sind Pflichtfelder und müssen mit angegeben werden. Das Feld "Akademischer Grad" kann mit angegeben werden, sofern die Person einen akademischen Grad hat. Aus diesen Angaben wird der "Anzeigename" automatisch ermittelt.
Die Felder "Leerzeichen in Mailadresse" und "Jugend-Konto" stehen nur bei der Anlage des Benutzers zur Verfügung und können nachträglich nicht mehr geändert werden. Was die jeweiligen Optionen genau bewirken, kann unter dem "i"-Icon nachgelesen werden.
Das Feld "DLRG-Account" ist ein Pflichtfeld, damit eine Zuordnung/Verknüpfung zwischen dem DLRG-Account und dem M365-Account hergestellt werden kann. Beim Speichern des Benutzers werden die Felder "Vorname", "Nachname" und "Akademischer Grad" mit den Angaben am DLRG-Account verglichen. Wenn am DLRG-Account ein anderer Vor- oder Nachname hinterlegt ist, erscheint eine Fehlermeldung.
In der Regel muss dann mit dem Inhaber des DLRG-Accounts zusammen geschaut werden, wo die Angaben falsch sind und korrigiert werden müssen. Die Änderung der Daten am DLRG-Account kann nur der Inhaber des DLRG-Accounts selbst vornehmen.
Das Feld "Persönliche Mailadresse" ist ein Pflichtfeld und muss eine Mailadresse enthalten, die keine DLRG-Mailadresse ist. Diese Mailadresse wird am Benutzer hinterlegt und ist für die "Passwort vergessen"-Funktion von Microsoft.
Tab: Kontakt
Hier müssen weitere Daten zur Person angegeben werden. Diese werden am Benutzer gespeichert und können dann von allen Benutzern in M365 im Adressbuch und/oder in Teams anges392pxehen werden. So kann jeder bei einer Person schauen, wo diese herkommt (Feld "Heimatgliederung") oder was die höchste Gliederung bzw. die Gliederung mit dem höchsten Wahlamt der Person ist.
Die Angaben "Position", "Abteilung" und "Manager/Vorgesetzter" beziehen sich immer auf die "Höchste Gliederung". Zur Kontrolle werden die Angaben im der blauen Hinweis-Box über den Angaben zusammengefasst, sodass einmal nachgelesen werden kann, was angegeben/eingestellt wurde.
Ein Benutzer kann bei sich selbst als "Manager/Vorgesetzter" hinterlegt werden, wenn keine andere Angabe passt oder möglich ist.
Mehrere Benutzer anlegen/CSV-Import
Bei der Anlage mehrerer Benutzer, kann beim Speichern die Option "Speichern & Neu" gewählt werden. Wenn der Benutzer erfolgreich gespeichert wurde, erscheint ein leeres Formular, in dem direkt ein weiterer Benutzer eingegeben werden kann.
Wenn ein Fehler beim Speichern auftritt, wird dieser angezeigt und der Fehler kann korrigiert werden.
Alternativ kann auch der Menüpunkt "Importieren" gewählt werden. Hier können mehrere Benutzer über eine CSV-Datei auf einmal angelegt werden. Bitte die Anleitung und die Hinweise auf der Import-Seite im entsprechenden Tab beachten.
Anlageprozess
| Gliffy Diagramm | ||||||
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- Benutzer angelegt:
Die Gliederung legt für ein Mitglied einen Benutzer an, indem alle Felder im Formular ausgefüllt und gespeichert werden.
(Der Account ist nicht sofort aktiv.) - Benutzer beantragt & Quiz-Einladung versendet:
Wenn ein oder mehrere Benutzer eingetragen sind, kann die Gliederung diese über die entsprechenden Schaltfläche beantragen. Dadurch wird dem Benutzer auch automatisch eine Mail mit der Daten zum M365-Quiz1 zugesendet.
Beantragte Benutzer werden vom Support überprüft und Fehler korrigiert.
In diesem Status kann der Benutzer nicht mehr durch die Gliederung editiert werden. - Benutzer aktivieren:
Wenn der Benutzer so weit passt und die Gliederung vorab ausreichend Microsoft-Lizenzen bestellt hat, wird der Benutzer vom Support aktiviert.
Anschließend wird der Benutzer automatisch auf dem Microsoft-Server angelegt und den entsprechenden Gruppen zugewiesen. Dieser Vorgang kann einige Stunden dauern. Während der Synchronisation kann der Benutzer nicht bearbeitet werden.
Ein Benutzer kann nur durch den Support aktiviert werden. - Benutzer aktiv:
Sobald der Benutzer vollständig auf dem Microsoft-Server angelegt ist, bekommt dieser seine Zugangsdaten per Mail zugesendet. - Weitere Status:
- Inaktiv:
Ein Benutzer kann inaktiviert werden, sodass seine Lizenz für einen anderen Benutzer verwendet werden kann, ohne dass der Benutzer direkt gelöscht wird.
Inaktive Benutzer können nur durch den Support wieder aktiviert werden. - Gesperrt:
Bei einem Virenbefall, andere technischen Gefahren oder der Missachtung von Regeln/Vorgaben durch den Benutzer, kann der Benutzer gesperrt werden. Dieser kann erst wieder verwendet werden, wenn mit den Administratoren Kontakt aufgenommen und der Vorfall geklärt wurde. - Gelöscht:
Ein Benutzer wird nicht direkt aus dem System gelöscht, sondern als gelöscht markiert. Sobald der Benutzer auf dem Microsoft-Server gelöscht wird, wird der Datensatz auch aus dem ISC gelöscht.
Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
- Inaktiv:
1 M365-Quiz:
Für die Nutzung von M365 sind keine Vorkenntnisse erforderlich. Jeder Benutzer soll aber die Grundlagen kennen und wissen, wie die Arbeitsstrukturen in der Microsoft-Welt organisiert sind.
Einen Überblick über Microsoft 365 erhält man unter: https://support.microsoft.com/de-de/training
Zur Überprüfung wurde ein kleines Quiz erstellt. Die Beantwortung der Fragen dauert etwa 10-15min. Die Prüfung umfasst 20 Fragen, davon müssen 16 richtig beantwortet werden.
Benutzer anlegen
Tab: Allgemein
Hier müssen einige allgemeinen Daten zu Person angegeben werden.
Es kann die Lizenz ausgewählt werden, die die Person erhalten soll. Momentan stehen 2 Möglichkeiten zur Verfügung:
- Freischwimmer (Teams und Office Online)
- Ausbilder (Teams und Office zum Installieren)
Außerdem müssen der akademische Grad, Vor- und Nachname sowie der DLRG-Account der Person angegeben werden, die die Lizenz erhalten soll.
Außerdem ist es bei jeder Bearbeitung die Richtigkeit der Angaben zu bestätigen.
Tab: Kontakt
Hier sind nur die beiden Felder für die Gliederung ein Pflichtfeld.
Zum einen soll die Mitgliederführende Gliederung angegeben werden. Das ist die Gliederung, bei der die Mitgliedschaft vorliegt.
Zum anderen muss die Höchste Gliederung angegeben werden, in der die Person tätig ist.
Die Felder Funktion und Fachbereich sind Auswahlfelder, dass diese Felder gliederungsübergreifend immer gleich befüllt sind.
Tab: Sonstiges
Hier muss eine private Email-Adresse des Nutzers angegeben werden, auf welcher er die Willkommensnachricht, die M365-Quiz-Einladung und ggf. Nachrichten zum Zurücksetzen des Passworts erhält.