Die E-Mail-Admin-App ist eine Anwendung (App) des Internet Service Center, kurz ISC, zur Verwaltung von Email Potfächern, Weiterleitungen und Mailinglisten. Diese App wird durch den Arbeitskreis-IT angeboten, betreut und entwickelt.
Unter dem Punkt E-Mail des Internet Service Center (ISC) können insbesondere alle E-Mail-Adressen der jeweiligen Gliederung verwaltet werden.
Inhalt
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| E-Mail-Admin | |||||||
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| Kategorie | Internet | ||||||
| Rechte | Beobachter Verwalter | ||||||
| Webseiten-Einbindung |
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Rechte
Die Vergabe der Rechte erfolgt durch den Gliederungsadmin.
Beobachter
Der Beobachter kann die eingerichteten Postfächer, Weiterleitungen und Mailinglisten ansehen, aber nicht bearbeiten
Verwalter
Der Verwalter kann alle Postfächer, Weiterleitungen und Mailinglisten sehen und bearbeiten.
Übersicht
In der Übersicht werden die Postfächer, die Weiterleitungen und die Mailinglisten angezeigt.
Hat die Gliederung nicht alle Pflichtadressen eingerichtet, gibt es hier einen Hinweis. Ebenso wird die Hauptadresse der Gliederung ausgegeben.
Postfächer
Bei einem (POP3/IMAP)-Postfach legt ihr ein entsprechendes Postfach direkt auf dem Mailserver mail.dlrg.de an. Das heißt, dass die E-Mails direkt vom DLRG-Mailserver abgerufen werden können bzw. müssen. Nähere Informationen dazu findet ihr im Artikel E-Mail.
Sofern mindestens ein Postfach angelegt ist, erscheint eine Übersichtstabelle mit den Informationen zu Account und Identität. Aktuell beträgt die Größe eines Postfaches 2 GB. Die Anzeige der Speicherplatznutzung ist nicht in Echtzeit.
Über die Grafik in der linken Spalte lässt sich die Zusendung des DLRG-Newsletters aktivieren bzw. deaktivieren. Die beiden Grafiken auf der rechten Seite können zum Editieren bzw. Löschen des Accounts verwendet werden.
Über den Link "neues Postfach" kann ein neues Postfach angelegt werden. Alle Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet.
- Account: zum Beispiel "max.mustermann" oder "ausbildung"
- Identität: zum Beispiel "Max Mustermann" oder "Technischer Leiter Ausbildung"
- registrierte E-Mail-Adresse: Diese E-Mail Adresse wird zum Versenden der Zugangsdaten verwendet. Sie kann später auch für die "Passwort vergessen"-Funktion genutzt werden.
Weiterleitungen
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In manchen Fällen sind Weiterleitungen nicht das richtige Mittel. Beispielsweise:
In diesen Fällen ist meist eine Mailingliste vorzuziehen. |
Bei einer Weiterleitung legt ihr eine E-Mail-Adresse an, bei der sämtliche eingehenden E-Mails an eine oder auch mehrere E-Mail-Adressen weitergeleitet werden. Die Ziel-Adressen können dabei sowohl E-Mail-Adresse der Domain dlrg.de als auch externe Adressen sein. Bitte achtet hier bei externen Adressen auf das mögliche Problem des Verstoßes gegen die DSGVO, wenn schützenswerte, personenbezogene DLRG-Daten an externe Server verschickt werden.
Wie bei den Postfächern, wird bei auf der Seite eine Übersichtstabelle mit allen angelegten Weiterleitungen angezeigt, mit der Möglichkeit den DLRG-Newsletter zu aktivieren, bzw. die Weiterleitung zu editieren und zu löschen.
Über den Link "neue Weiterleitung" kann eine neue Weiterleitung angelegt werden.
Bei einer Weiterleitung kann auch mehr als eine Zieladresse eingegeben werden. Bitte dabei jede E-Mail-Adresse in eine eigene Zeile schreiben und auf Komma oder andere Trennzeichen verzichten.
Ihr könnt die Adressen auch in der Form "Max Mustermann" <max.mustermann@gliederung.dlrg.de> eintragen
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Achtet bei der Anlage von Weiterleitungen darauf, nicht zu komplexe Weiterleitungshierarchien aufzubauen. Schnell verliert man hier die Übersicht und baut mögliche Fehler ein. Hautfehler: Ein Zirkelbezug zwischen Weiterleitungen. Hier verweist eine Weiterleitung wieder auf eine Weiterleitung in der Weiterleitung weiter vorne. Weiterleitung A → Weiterleitung B → Weiterleitung C + Weiterleitung A (Hier wurde dann mit Weiterleitung A eine Endlosschleife erstellt, die vom Email Server nicht bearbeitet wird oder mit einem Fehler quittiert wird) |
Pflichtadressen
Unter dem Reiter "Pflichtadressen" erscheint eine Übersicht, welche (z. B. von der Bundesebene) vorgegebene E-Mail-Adressen bereits angelegt sind bzw. noch fehlen. Diese E-Mail-Adressen müssen angelegt sein, um eine (DLRG-interne) Kommunikation zu gewährleisten. Diese Adressen können (aber müssen nicht) nach extern veröffentlicht werden. Falls eine Adresse noch nicht angelegt ist, kann sie per Klick als Weiterleitung oder Postfach angelegt werden.
Alle Mailadressen
Der Reiter "Alle Mailadressen" enthält alphabetisch geordnet alle Mailinglisten-, Weiterleitungs- und Postfach-Adressen.
Löschen von Funktionsadressen
Das Löschen von vorgeschriebenen Funktionsadressen ist nicht möglich. Aber diese können umgewandelt werden, von Weiterleitung auf Postfach und umgekehrt.
Über das X wird die Funktion angestoßen. Wenn es keine Funktionsadresse ist, wird nach einer Bestätigung die Weiterleitung oder das Postfach gelöscht.
Bei einer Funktionsadresse kommt dann diese Meldung, wo man dann die Änderung des Postfachs oder der Weiterleitung durchführen kann.
Sonderfall: Weiterleitung für den Gliederungsaccount
Für den Gliederungsaccount (<gliederung>@<lv>.dlrg.de) konnte man früher im ISC eine Weiterleitung einrichten. Mit dem im Jahr 2018 eingeführten System funktioniert das leider nicht mehr. Um eine Weiterleitung einzurichten, gehe auf https://webmail.dlrg.de und melde Dich an. Benutzename ist der Name der Gliederung (z.B. "maschen" für die Ortsgruppe Maschen). Gehe auf Einstellungen, dann auf Filter und passe den ggf. vorhandenen Filter an oder richte einen Filter mit der Regel "Nachricht umleiten an" ein.
Feedback & Hilfe
Das Feedback kann über Hilfe & Support ebenfalls mitgeteilt werden, ebenso Ideen und Anregungen. Dies zu dem beste Ort für Probleme und Hilfegesuche
Dieser Bereich dient nur der E-Mailadressenverwaltung. Auf der Startseite ist euer mögliches und genutztes Kontingent an verschiedenen Adressen aufgelistet. Es gibt 4 verschiedene Typen von E-Mail Adressen:
- Postfächer (POP3/IMAP)
- Weiterleitung
- Alias
- Mailingliste
Eine Übersicht über die verbindlichen E-Mailadressen erscheint ebenfalls auf der E-Mail-Eingangsseite. Rot erscheinende E-Mail-Adressen können über den darunter stehenden Link eingerichtet werden.
| Inhalt |
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Postfächer
Es können in jeder Gliederung grundsätzlich maximal 40 POP3-Postfächer eingerichtet werden.
E-Mail-Adressen, die als Postfächer angelegt werden, lassen sich mit einem Account bei web.de, GMX, T-Online oder ähnlichem vergleichen. Es wird auf dem DLRG-Server 40 MB Speicherplatz reserviert, in dem die E-Mails gespeichert werden. Diese Postfächer können über die Mailoberfläche
online betrachtet werden, ebenso können dort Mails verschickt werden usw.
Sie können aber auch mit einem E-Mail-Client wie Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook (Express) oder anderen auf den eigenen Computer heruntergeladen werden und dort betrachtet, neue Mails verschickt werden usw. Dabei können sowohl das Verfahren POP3, bei dem die Emails auf dem DLRG-Server nach dem Herunterladen in der Regel gelöscht werden, als auch IMAP, bei dem die Mails bis zum Drücken der Entfernen-Taste auf dem DLRG-Server gespeichert bleiben, benutzt werden.
Ein neues Postfach (Account) wird angelegt, indem der Link neues POP3/IMAP Konto auf der Postfach-Seite des ISC genutzt wird. Danach wird abgefragt, wie die neue E-Mail-Adresse lauten soll (also das irgendwas bei irgendwas @ gliederung.dlrg.de wird festgelegt), es kann eine Information zur leichteren Identifikation angegeben werden, und es kann entweder ein Passwort händisch vergeben werden oder auch automatisch generiert werden. Wird das Feld "registrierte E-Mail-Adresse" ausgefüllt, werden die Zugangsdaten an diese Adresse gesendet.
Bestehende Postfächer können geändert werden, indem der Link bearbeiten hinter dem betreffenden Postfach genutzt wird. Zur Zeit lässt sich beim Account die Identifikationsangabe ändern und/oder ein neues Passwort vergeben. Der Name des Postfaches (also alles vor dem @-Zeichen) lässt sich nicht ändern!
In der Übersicht der Postfächer kann man nun sehen ob der Benutzer diese Adresse evtl. auf eine andere Adresse weiterleitet. Diese Weiterleitung ist aber nur von dem Accountbenutzer selbst zu ändern.
Eventuelle über SmartSieve angelegte Weiterleitungen werden hier nicht angezeigt.
Weiterleitungen
E-Mail-Adressen, die als Weiterleitungen angelegt werden, leiten E-Mails an eine (oder mehrere) andere Adresse weiter. Diese andere Adresse muß dabei nicht zwingend eine DLRG-E-Mailadresse sein. Damit kann zum Beispiel nach außen hin eine DLRG-E-Mailadresse "vorgetäuscht" werden, oder E-Mails an mehrere Personen weitergeleitet werden (beispielsweise weil zwei Menschen sich das Amt Webmaster teilen und beide unter der Adresse webmaster@gliederung.dlrg.de erreichbar sein sollen, oder auch für die Adresse info@gliederung.dlrg.de).
Manchmal will man anstatt der E-Mail-Adresse den Namen anzeigen lassen (z.B. bei einer Adresse wie Mausebacke456@gmx.de, denn da weiß keiner wer das ist), dann kann man den Namen mit in das Textfeld schreiben. Mit "Vorname Nachname" <name@beispiel.de> wird im ISC der Name anstatt der Adresse angezeigt. Die " können auch weggelassen werden, sind jedoch bei Sonderzeichen (äöüß...) nötig.
Weiterleitungen eignen sich jedoch nicht unbedingt, um damit einen Newsletter aufzubauen, in dem beispielsweise Neuigkeiten an Interessierte verschickt werden. Der einfache Grund ist, dass jeder in der ganzen Welt E-Mails an Weiterleitungsadressen schicken kann und diese E-Mails dann auch an alle in der Weiterleitungsliste stehenden Adressen weitergeleitet werden. Das kann natürlich auch dazu führen, dass plötzlich fremde Spammails an die (daran nun gar nicht) Interessierten verschickt werden, oder sonstiger Missbrauch. Für Newsletter gibt es ein spezielles Angebot, siehe Mailinglisten.
Um eine Weiterleitung für ein POP/IMAP Postfach einzurichten muss man sich im ISC mit den Nutzernamen und Passwort für den Mailaccount einloggen. Unter Account kann man dann die Weiterleitung einrichten.
Alias
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Mailinglisten
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