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Mit der Gremienverwaltung können Gremien der DLRG –egal – egal auf welcher Gliederungsebene - und externe Gremien einer Gliederung verwaltet werden.
Diese umfasst im Wesentlichen die Anlage des Gremiums und die Ernennung und Abberufung der Gremienmitglieder (Funktionsträger). Zudem stehe eine Reihe von Auswertemöglichkeiten zur Verfügung.
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Die Funktionen der Gremienverwaltung sind dem Menü „DLRG Funktionen“ zugeordnet
Im Kontakt (Mitglied) werden zusätzlich die Funktionen des Kontaktes angezeigt
Alle Arbeiten an den Gremien und Funktionsträger werden in der globalen Historie (Änderungsprotokoll) dokumentiert. Mitgliedsbezogene Änderungen werden zusätzlich in der Historie des Kontaktes bzw. dem Verbandslebenslauf des Kontaktes eingetragen.
Anlage von Gremien
Gremien werden über die Funktion <Gremienverwaltung> <Gremien> angelegt und verwaltet.
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Funktion | Aufruf |
Neues Gremium anlegen | Grüne Schaltfläche |
Gremium bearbeiten | Klick in der Spalte „Gremium“ oder auf das Bleistift-Symbol |
Sammelwiederwahl der Funktionsträger | Symbol blauer Pfeil |
E-Mailversand an die Funktionsträger | Symbol Briefumschlag |
Brieferstellung an due Funktionsträger | Symbol Dokument mit Stift |
Export der Funktionsträger | Symbol Tabelle mit grünem Pfeil |
Konfiguration Aufbau Export | Symbol Zahnrad |
Gremium anlegen
Damit kann ein neues Gremium auf der Gliederungseben des Anwenders angelegt werden.
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Die Ansicht wird mit dem Symbol rechts oben geschlossen.
Gremium bearbeiten
Mit Klick auf die Gremienart oder den roten Bleistift wird das Gremium zur Bearbeitung geöffnet. Das heißt man kann die Grunddaten ändern, die Funktionsträger pflegen, eine Kommunikationsaktion auslösen oder das Gremium exportieren.
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Die Ansicht wird mit dem Symbol rechts oben geschlossen.
Gremium löschen
Nach Aufruf von <Gremium bearbeiten> kann das Gremium über die Rote Schaltfläche <Gremium löschen> gelöscht werden.
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Ein Gremium, das nur von Zeit zu Zeit aktiviert wird, muss nicht zwingend gelöscht werden, es kann auch einfach ruhen.
Erfassung von Funktionsträgern
Funktionsträger werden in der Gremienverwaltung gepflegt. Dazu wird das Gremium zur Bearbeitung geöffnet. Im Kontakt und Verbandslebenslauf werden Funktionen lediglich protokolliert.
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Beide Funktionen werden nach Auswahl der gewünschten Option mit der Schaltfläche ausgeführt.
Wiederbestellung und Abberufung von Funktionsträgern
Funktionsträger können einzeln oder per Sammelwiederbestellung wiederbestellt werden. Die Wiederbestellung (Wiederwahl) verlängert die Amtsperiode und dokumentiert die erneute Wahl. Die Wiederbestellung wird in Verbandslebenslauf und Historie eingetragen. Eine Wiederbestellung erfordert keine vorherige Beendigung.
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Beendete Funktionen können anschließend über die Funktion Erfassung (Pflege) von Funktionsträgern wiederbesetzt werden.
Auswertungen
Zu den Gremien können Auswertungen erstellt werden. Diese werden entweder aus der Gremienübersicht
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Bei den nicht als (pdf) gekennzeichneten Listen handelt es sich um Excel Exporte, die im Excel in die gewünschte Form gebracht werden können.
Kommunikation
Mit der in der Gremienverwaltung integrierten Kommunikation lassen sich Serien-E-Mails oder Serienbriefe an die Mitglieder des Gremiums realisieren. Es stehen alle Möglichkeiten des SEWOBE Kommunikationsmoduls zur Verfügung.
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Die Briefe werden optional im Kontakt archiviert.
Globale Gremieneinsicht
Mit der Globalen Gremieneinsicht können die Mitglieder eines Gremiums angezeigt werden. Die Funktion ist vor allem für Bezirk und Landesverband interessant, da damit gliederungsübergreifende Selektionen möglich sind. Z.B. alle WuF der OGs des Bezirkes. Für alle Gliederungsebenen sind die Ausgabevarianten und Exportmöglichkeiten interessant.
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Über die Schaltflächen und können an die selektiren Funktionsträger Serien-E-mails oder Srien-Briefe erstellt, bzw. versandt werden. Die Funtkionen wueden ausführlich im Kapitel 6 „Kommunikation“ beschrieben.
Änderungseinsicht
Mit der Änderungseinsicht können die in einem ausgewählten Zeitraum stattgefundenen Veränderungen in einem Gremium durch z.B. Neu- oder Wiederwahl bzw. Abberufung, ausgewertet werden.
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Über die Schaltfläche können die Auswertungen als Excel-Datei exportiert werden. Die Funktion entspricht der in der Globalen Gremieneinsicht.
Gremien - Personennachweis
Über diese Funktion kann ein Personennachweis erstellt und angezeigt werden. Bezirk und LV können dies für alle untergeordneten Gliederungen vornehmen.
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Der Landesverband kann Bezirke und Ortsgruppen auswählen.
Erfassung der Gremienhistorie
Mit dem Start der neuen Mitgliederverwaltung erwarten wir die Nutzung der Gremienverwaltung. Dafür ist es vollkommen ausreichend, den Gremienstand zum Zeitpunkt der Migration abzubilden. Die Erfassung der historischen Gremienbesetzung ist nicht erforderlich.
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