Gliederungsbestätigung
Die Gliederungsbestätigung wird per E-Mail abgefragt. Inhalt der Gliederungsbestätigung ist, dass die Gliederung die Teilnahme der angemeldeten Person an der Veranstaltung befürwortet. Dies ist in vielen Ausschreibungen auch als "Zustimmung der entsendenden Gliederungen" bekannt. Die Gliederungsbestätigung beinhaltet nicht die Kostenübernahme. Es ist möglich, dass die Gliederung mit der Teilnahme einverstanden ist, aber möchte, dass die Person die Kosten selbst trägt.
Die E-Mail enthält einen Link, der zur "Bestätigungs-Seite" führt. Hier werden Name und Funktion desjenigen abgefragt, der die E-Mail empfangen hat. An welche Funktionsadresse der Gliederung die E-Mail geschickt wird, bestimmt der Verwalter in den Einstellungen für den Lehrgang. Sofern der Empfänger nach den internen Regeln der Gliederung nicht zuständig ist, leitet er die E-Mail an die zuständige Person weiter.
Kostenübernahme
Die Kostenübernahme wird per E-Mail abgefragt. Mit der Kostenübernahme erklärt die Gliederung, dass sie die Kosten der Teilnahme übernimmt. Die E-Mail geht immer an die Funktionsadresse finanzen@[gliederung].dlrg.de. Der Teilnehmer muss bei der Anmeldung die Kontodaten der Gliederung angeben und nicht seine eigenen. Das System weiß nicht welche Konten die Gliederungen für die Zahlung von Teilnehmerbeiträgen nutzen.
Teilnehmerbestätigung
double-opt-in
Warteliste
Legt man ein neues Seminar an, definiert man die Teilnehmerzahl (maximal, minimal, Wunsch) und die maximale Anzahl an Personen, die sich auf der Warteliste eintragen dürfen. Personen auf der Warteliste kann man den Status "Wartelistenplatz auf offiziellen Platz gesetzt (mit Mailversand)" zuweisen, wenn sie doch noch an der Veranstaltung teilnehmen dürfen. In diesem Fall erhalten sie eine E-Mail und der normale Anmeldeprozess wird eingeleitet.
- Warteliste greift auch bei:
- Max TN je Gliederung (z.B. bei max 2 Personen je Gliederung)
- Person ist gesperrt (z.B. die letzten drei male nicht gezahlt) → wird automatisch auf die Warteliste gesetzt
- Teilnehmer rücken nicht automatisch nach, wenn jmd. absagt → Verwalter muss selber entscheiden wer nachrücken soll
- Der Verwalter kann auch mehr TN als die Maximal TN in den Lehrgang verschieben
Verhalten der Warteliste am Beispiel
Beim Rettungsschwimmkurs dürfen maximal zehn Personen teilnehmen. Es stehen schon fünf Personen auf der Warteliste. Jetzt storniert ein Teilnehmer seine Anmeldung, so dass die Veranstaltung neun Teilnehmer und weiterhin fünf Personen auf der Warteliste hat. Jetzt kann es passieren, dass sich eine weitere Person anmeldet bevor der Verwalter den Status einer Person auf der Warteliste anpassen kann. In diesem Fall kann der Verwalter noch eingreifen und den neuen Teilnehmer nicht auf den Status "Bestätigung durch Verwalter" setzen. Besser ist es, wenn dieser Fall gar nicht erst eintritt, weil der Verwalter rechtzeitig eine Person von der Warteliste "hochgezogen" hat.