- Vorbereitungen
Mit dem Ausbildungsimport können für Mitglieder alle Ausbildungen, die in der Mitgliederverwaltung angelegt sind importiert werden. Alte, heute nicht mehr gebräuchliche Ausbildungen müssen unter Umständen über das Support-Team erst angelegt werden. Der Import erfolgt in die Kontakte und wird im Lebenslauf dokumentiert.
Zur Vorbereitung müssen die Ausbildungen aufbereitet und in der Importvorlage erfasst werden. Da der Import nur für den einmaligen Altdatenimport gedacht ist, wurde auf komplexe Zuordnungslogiken verzichtet. Der Import kann nur in im System vorhandene Mitglieder erfolgen. Name, Vorname und Geburtstag müssen dabei übereinstimmen.
In der Vorbereitung sind daher diese Angaben ggf. zu aktualisieren.
- Format der Importvorlage
Die Importvorlage ist eine Semikolon ( ; ) getrennte CSV Datei. Die Mitglieder stehen in den Zeilen. In den Spalten werden fest Daten der Ausbildung eingetragen. Die Zuordnung erfolgt anhand eines Qualifikationsschlüssels (Quali-ID), der in der Mitgliederverwaltung hinterlegt ist.
Die Pflege kann in Excel erfolgen. Beim Speichern als CSV ist zu beachten, dass keine führenden Nullen unterdrückt werden. Dies kann mit einem Editor (z.B. Notepad) überprüft werden.
Die Liste der aktuellen Qualifikationsschlüssel kann unter [Suche Kontakte] mit dem Filter [Auswertungen] erzeugt werden. Die Auswertung heißt „Qualifikationen„.
Der Dateiaufbau ist nachfolgend beschrieben. Es gelten folgende Grundsätze:
- das Mitglied wird anhand Name, Vorname, Geburtsdatum identifiziert
- die Angaben zum Prüfungsdatum müssen aufsteigend im Importfile sein.
- Bei gleicher Quali-ID wird die älteste als Erst-, die jüngeren als Wiederholungsprüfungen eingetragen
- die Daten werden erst ab Zeile 3 genommen, d.h. Zeile 2 kann leer sein.
- Die Bezeichnung der Qualifikation wird nicht übernommen
- entscheidend ist die Quali-ID, die muss dem System bekannt sein
- Angabe zum Fachbereich, Bezeichnung der Qualifikation, Verfalldatum werden anhand der Quali-ID vom System ermittelt.
- Texte die erhalten bleiben sollen müssen in den Spalten Anmerkung 1 bis Anmerkung 4 eingetragen werden
Format der Importvorlag
Inhalte der Spalten:
Spalte | Muss-feld | Optionale Angabe | Format | Erläuterungen |
Mitgliedsnummer | X | SEWOBE Format | Optionale Angabe der SEWOBE Mitgliedsnummer. Wird zur Zuordnung der Ausbildung zum Mitglied verwendet. | |
Name | X | Name des Mitglieds. Wird zur Zuordnung der Ausbildung zum Mitglied verwendet | ||
Vorname | X | Vorname des Mitglieds. Wird zur Zuordnung der Ausbildung zum Mitglied verwendet | ||
Geburtsdatum | X | TT.MM.JJJJ | Geburtsdatum des Mitglieds. Wird zur Zuordnung der Ausbildung zum Mitglied verwendet | |
Ortsgruppe | X | Nur informativ ist | ||
Fachbereich | X | Fachbereich zu der die Ausbildung gehört. Ist in SEWOBE definiert. Hier nur informativ | ||
Qualifikationsschlüssel | X | Der Qualifikationsschlüssel kennzeichnet die Ausbildung. Muss in SEWOBE angelegt sein. Steuern Gültigkeit, Fachbereich, korrekte Bezeichnung, zu. | ||
Status | X | Aktiv ist die übliche Einstellung. Inaktiv kennzeichnet Ausbildfungen, die nicht mehr aktiv ausgeübt werden und auch nicht mehr der Ablaufprüfung unterliegen. | ||
Prüfungsdatum | X | TT.MM.JJJJ | Datum, an dem die Ausbildung abgelegt wurde. | |
Verfalldatum | X | TT.MM.JJJJ | Wenn ein Datum angegeben ist, wird das importiert. Ansonsten wird das anhand Qualifikationsschlüssel und Prüfdatum gemäß den Stammdaten ermittelt. | |
Prüfernummer | X | |||
Prüfername | X | |||
Prüfungslizenz | X | Ist bei allen Prüfungen mit Lizenznummer zwingend anzugeben. Bei sonstigen, z.B. externen Prüfungen kann das leer bleiben. | ||
Anmerkung 1 bis 4 | X | Kommentare mit jeweils Zeichen. | ||
Anmerkung 5 | - | Bleibt leer. Das System fügt beim Import den Hinweis „aus Altdatenimport“ ein. |
- Import in SEWOBE
Der Import wird aus der Zielortsgruppe aufgerufen. Durchgeführt wird er von dem Migrationsbeauftragten der OG oder einem Mitglied des Migrationsteams LV.
Schritt 1: Start der Funktion
Schritt 2: Importdatei auswählen
Die Importdatei ist eine CSV Datei (Trenner ; ) im Format der Importvorlage.
Schritt 3: Mit <Dateien einlesen> startet der Vorgang
Im Idealfall läuft der Import ohne Fehler durch.
- Fehlerbereinigung
Es kann aber auch sein, dass der Import auf Fehler stößt.
Die wesentlichen Fehler sind
- Import bereits importierter Qualifikationen
- Zuordnung nicht möglich, da Name oder Geburtsdatum nicht gefunden werden
- Ungültiger Qualifikationsschlüssel
- Ungültige Datumangaben
- Formaltfehler der Datei
Der Import prüft die Qualifikationen nicht auf Logik, Erfüllung der Voraussetzungen, etc.
Der Import bricht bei Fehlern ab, es wird nichts importiert. Die Fehler sind zu bereinigen. Der Import kann beliebig häufig wiederholt werden. Ein Mehrfachimport wird vom System abgefangen.
- Plausibilitätsprüfung
In SEWOBE können die Daten in Stichproben auf Plausibilität und Vollständigkeit geprüft werden.
- Korrekter Eintrag im Lebenslauf
Prüfen im Kontakt unter Qualifikationen
Festgestellte Fehler oder falsch importierte Daten sind in der Importdatei zu bereinigen bzw. an das Migrations-Team zu melden.
- Upload von ATN und sonstigen Dokumenten
Zu den gültig importieren Qualifikationen können abschließend Nachweise und Dokumenten wie ATN oder Urkunden hochgeladen werden.
Dazu wird die Qualifikation im Kontakt unter dem Menü Qualifikationen geöffnet.
Hier können nun die Dokumente im PDF Format hochgeladen werden.