Eingabe von Material / Ressourcen

Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, Ressourcen im System einzugeben.

Einzeleingabe

Der Aufruf der Einzeleingabe erfolgt über das Menü EXTRAS im Untermenü Ressourcen

Es öffnet sich ein neues Fenster in dem gegebenenfalls bereits aufgenommenen Ressourcen gelistet sind. 

Über den Schalter wird der Bildschirm zum manuellen Anlegen einer neuen Ressource geöffnet, in dem zunächst der Ressourcentyp für die neue Ressource über die Pull-Down-Liste ausgewählt werden muss.

Die Ressourcentypen werden zusammen mit den jeweiligen Eingabeparametern global auf LV-Ebene angelegt. Eine Liste der definierten Ressourcentypen wird spezifische für den jeweiligen Landesverband in einem separatem Dokument geführt . 

Nach Auswahl des Ressourcentyps und Betätigung des Schalters öffnet sich die Maske für die Eingabe des jeweiligen Ressourcentyps. Die Felder sind in einzelne Feldgruppen gegliedert und diese typspezifisch definiert. Pflichtfelder sind farblich gekennzeichnet.

Im folgenden ist die Maske für den Ressourcentyp „Fahrzeuge-Bootstrailer“ dargestellt.

Wie aus der farblichen Darstellung sichtbar wird, ist das Feld „Bezeichnung“ ein Pflichtfeld und muss eine eindeutige Bezeichnung der Ressource sein. Gleichartige Ressourcen z.B. Boote  müssen unterscheidbare Bezeichnungen z.B. „Boot 1“, „Boot 2“ etc. bekommen.

Der Ressourcentyp wurde bereits im vorherigen Fenster ausgewählt. Das Feld „Beschreibung“ erlaubt zusätzliche Informationen über die Ressource in Freitextform zu geben.

Der Status beschreibt, ob die Ressource „aktiv“ ist, also genutzt werden kann, oder ob sie „inaktiv“, d.h. außer Dienst gestellt wurde.

Für diesen Ressourcentyp sind weitere Feldgruppen definiert, die zum Teil mit Hilfstexten zur Erleichterung der Eingabe hinterlegt sind. Diese sind:

„Produktdaten“ und „Prüfungen“, da es sich um eine regelmäßig zu prüfende Ressource handelt.

sowie „Lagerort“ und „Wartung“

Die letzten Feldkombinationen betreffen „Technische Daten“, sowie die Benennung von „Verantwortliche/Ausgabe“

Man kann in dem jeweiligen Eingabefeld über das in die Kontaktverwaltung springen und mit dem vor dem Kontakt das Material direkt dem Eigentümer (Gliederung), dem Verantwortlichen (z.B. Fahrzeugwart) und falls das Material ausgegeben wurde auch dem entsprechenden Mitglied zuordnen. Damit ermöglicht das Ressourcenmodul eine Ausgabenverwaltung und erleichtert eine Inventur.

Nachdem die Ressource eingegeben und gespeichert wurde, erscheint ein zweiter Reiter

Dieser erlaubt es über die Lebensdauer der Ressource relevant Dokumente, wie Lieferschein, Fahrzeugpapiere, Bedienungsanleitungen, Wartungs- und/oder Prüfprotokolle mit der Ressource zu verknüpfen und im System elektronisch abzulegen.

Import von Ressourcenlisten

Eine größere Anzahl von Ressourcen, insbesondere bei einer Erstbefüllung des Moduls lassen sich über die Importfunktion im Menü EXTRAS-Ressourcen in das Modul laden.

Dabei ist zu beachten, dass jeweils nur Ressourcen des gleichen Typs in einer Datei hochgeladen werden können, da unterschiedliche Ressourcentypen unterschiedliche Feldkombinationen haben können.

Eine Standarddatei vom Typ Excel (Dateiname.xlsx) wird mit den relevanten Daten des jeweiligen Ressourcentyps befüllt. Dabei bleiben nicht relevante Spalten leer. Pflichtfelder für den Ressourcentyp müssen befüllt werden.

In der Spalte „Bezeichnung“ muss eine eindeutige Bezeichnung stehen. Gleiche Ressourcen, z.B. „Einsatzjacke“ müssen zum Beispiel durch eine vorgestellte laufende Nummer unterschieden werden, wie z.B.“1 Einsatzjacke“; „2 Einsatzjacke“ etc., da sie sonst beim Import ins System nicht unterscheidbar sind.

In die Spalte „Prüfart“ wird die jeweilige Ziffer aus folgender Liste eingetragen:

In der Datenbank des DLRG Manager werden Kontakte eindeutig durch die APADR-ID identifiziert. Beim Import müssen deshalb die Spalten „Eigentümer“; "Verantwortlicher" und "Ausgegeben an" die durch die Auswertung ermittelte APADR-ID der Geschäftsstelle der Gliederung, des Verantwortlichen und des Mitglieds an das die Ressource ausgegeben wurde, eingetragen werden. Die gleichnamige Auswertung APADR-ID in der Kategorie Allgemein ist für alle Gliederungen freigeschaltet (siehe Abschnitt „Zuordnung des Materials beim Import über die APADR-ID“ im Kapitel „Ausgabeverwaltung“).

Ist die Importdatei befüllt, wird sie zunächst auf dem eigenen Rechner gespeichert.

Der Import erfolgt aus dem Menü EXTRAS-Ressourcen-Import

Es öffnet sich ein neues Fenster

 
in dem man entweder die Importdatei auf den Icon zieht, oder aber über Anklicken des Icons die Datei aus seinem Dateisystem auswählen kann.

Danach öffnet sich ein neues Fenster:

In den einzelnen Eingabefenstern muss man die entsprechenden Parameter und den Ressourcentyp jeweils aus einer Pop-Up-Liste auswählen. Nach Schließen des Pop-Up-Fensters wird über den Schalter  das Menü zur Zuordnung der Spalten der Importdatei angewählt. Dabei werden in der Regel die meisten Spalten über die Beschriftung der Kopfzeile der Importdatei bereits richtig zugeordnet. Nicht vorhandene Spalten in der Konfiguration des Ressourcentyps oder nicht erkannte Spaltenzuordnungen werden farblich gekennzeichnet. Über die Erst Zeile kann man dann auswählen, ob die Spalte nicht importiert werden soll, oder die richtigen Felder für den Ressourcentyp zuordnen, wie in folgendem Beispiel (Ausschnitt) gezeigt.

Sind alle Spalten der Importdatei einem Feld zugeordnet, bzw. wurden als „Nicht importieren“ markiert, werden die Importdaten über den Schalter oberhalb der Tabelle überprüft. Fehlerhafte Daten werden vom System erkannt und müssen vor dem Import korrigiert werden. Alternativ lässt das System mit dem Schalter auch den Import nur der als korrekt erkannten Daten zu.

Das Ergebnis der Prüfung wird angezeigt.

Mit dem Schalter lässt man sich vor dem Import die Daten anzeigen. Falls es Hinweise gibt, werden diese mit den geprüften Daten angezeigt.

Die Fehlermeldung steht in der ersten Spalte. In diesem Fall befindet sich eine Ressource mit gleicher Bezeichnung bereits in der Datenbank. Man kann direkt in dem Bildschirm die fehlerhaften Daten korrigieren indem man in das fehlerhaft markierte Feld klickt und den Eintrag anpasst. Danach nutzt man den Schalter und prüft die Daten erneut. Wird kein Fehler erkannt, meldet dieses das System

Über den Schalter werden die korrekten Daten erneut angezeigt und können mit dem Schalter in die Datenbank importiert werden.

Alternativ bricht man den Import ab und korrigiert in der Importdatei. Danach muss der Importvorgang komplett neu gestartet werden.