Die E-Mail-Admin-App ist eine Anwendung (App) des Internet Service Center, kurz ISC, zur Verwaltung von Email Postfächern, Weiterleitungen und Mailinglisten. Diese App wird durch den Arbeitskreis-IT angeboten, betreut und entwickelt. 

Unter dem Punkt E-Mail des Internet Service Center (ISC) können insbesondere alle E-Mail-Adressen der jeweiligen Gliederung verwaltet werden.


E-Mail-Admin

KategorieInternet
Rechte

Beobachter

Verwalter

Webseiten-Einbindung


Rechte

Die Vergabe der Rechte erfolgt durch den Gliederungsadmin.

Beobachter

Der Beobachter kann die eingerichteten Postfächer, Weiterleitungen und Mailinglisten ansehen, aber nicht bearbeiten

Verwalter

Der Verwalter kann alle Postfächer, Weiterleitungen und Mailinglisten sehen und bearbeiten.

Übersicht

In der Übersicht werden die Postfächer, die Weiterleitungen und die Mailinglisten angezeigt. Bei den Postfächern kann man hier gleich sehen, wie viel Gesamtspeicherplatz verfügbar ist, wie viel vergeben wurde und wie viel noch verfügbar ist.

Hat die Gliederung nicht alle Pflichtadressen eingerichtet, gibt es hier einen Hinweis. Ebenso wird die Hauptadresse der Gliederung ausgegeben.


Postfächer

Bei einem (POP3/IMAP)-Postfach legt ihr ein entsprechendes Postfach direkt auf dem Mailserver mail.dlrg.de an. Das heißt, dass die E-Mails direkt vom DLRG-Mailserver abgerufen werden können bzw. müssen. Nähere Informationen dazu findet ihr im Artikel E-Mail.

Sofern mindestens ein Postfach angelegt ist, erscheint eine Übersichtstabelle mit den Informationen zu Account und Identität, wann die Datenschutzbestätigung eingeholt wurde und wann sich der User zuletzt am Server angemeldet hat.. Die Anzeige der Speicherplatznutzung ist nicht in Echtzeit.


Über den Link "neues Postfach" kann ein neues Postfach angelegt werden. Alle Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet.

  • Account: zum Beispiel "max.mustermann" oder "ausbildung"
  • Identität: zum Beispiel "Max Mustermann" oder "Technischer Leiter Ausbildung"
  • registrierte E-Mail-Adresse: Diese E-Mail Adresse wird zum Versenden der Zugangsdaten verwendet. Sie kann später auch für die "Passwort vergessen"-Funktion genutzt werden.


Weiterleitungen

In manchen Fällen sind Weiterleitungen nicht das richtige Mittel. Beispielsweise:

  • Wenn eine große Anzahl Empfänger eingetragen werden soll.
  • Wenn das Risiko besteht, dass ungewollt Rückantworten an den dahinterliegenden großen Empfängerkreis gehen - es besteht kein "Sendeschutz", jeder darf an die Adresse senden.
  • Wenn manche der Empfänger (bzw. deren Mailprovider) das Sender Rewriting Scheme (SRS) nicht unterstützen oder in unserer Form ablehnen.

In diesen Fällen ist meist eine Mailingliste vorzuziehen.


Bei einer Weiterleitung legt ihr eine E-Mail-Adresse an, bei der sämtliche eingehenden E-Mails an eine oder auch mehrere E-Mail-Adressen weitergeleitet werden. Die Ziel-Adressen können dabei sowohl E-Mail-Adresse der Domain dlrg.de als auch externe Adressen sein. 


Bitte achtet hier bei externen Adressen auf das mögliche Problem des Verstoßes gegen die DSGVO, wenn schützenswerte, personenbezogene DLRG-Daten an externe Server verschickt werden.


Wie bei den Postfächern, wird bei auf der Seite eine Übersichtstabelle mit allen angelegten Weiterleitungen angezeigt und der Möglichkeit die Weiterleitung zu editieren und zu löschen.

Über den Link "neue Weiterleitung" kann eine neue Weiterleitung angelegt werden.

Bei einer Weiterleitung kann auch mehr als eine Zieladresse eingegeben werden. Bitte dabei jede E-Mail-Adresse in eine eigene Zeile schreiben und auf Komma oder andere Trennzeichen verzichten.

Ihr könnt die Adressen auch in der Form "Max Mustermann" <max.mustermann@gliederung.dlrg.de> eintragen



Achtet bei der Anlage von Weiterleitungen darauf, nicht zu komplexe Weiterleitungshierarchien aufzubauen. Schnell verliert man hier die Übersicht und baut mögliche Fehler ein.

Hauptfehler: Ein Zirkelbezug zwischen Weiterleitungen. Hier verweist eine Weiterleitung wieder auf eine Weiterleitung in der Weiterleitung weiter vorne.

Weiterleitung A → Weiterleitung B → Weiterleitung C + Weiterleitung A (Hier wurde dann mit Weiterleitung A eine Endlosschleife erstellt, die vom Email Server nicht bearbeitet wird oder mit einem Fehler quittiert wird)


Mailinglisten

Mailman dient auf dlrg.de zur Verwaltung von Mailinglisten. Im Vergleich zu Weiterleitungsadresse habt ihr mit einer Mailman-Liste eine fast unbegrenzte Vielzahl von Konfigurationsmöglichkeiten.

Nähere Infos dazu findet ihr im Artikel Mailinglisten.




Pflichtadressen

Unter dem Reiter "Pflichtadressen" erscheint eine Übersicht, welche (z. B. von der Bundesebene) vorgegebene E-Mail-Adressen bereits angelegt sind bzw. noch fehlen. Diese E-Mail-Adressen müssen angelegt sein, um eine (DLRG-interne) Kommunikation zu gewährleisten. Diese Adressen können (aber müssen nicht) nach extern veröffentlicht werden. Falls eine Adresse noch nicht angelegt ist, kann sie per Klick als Weiterleitung oder Postfach angelegt werden.

Alle Mailadressen

Der Reiter "Alle Mailadressen" enthält alphabetisch geordnet alle Mailinglisten-, Weiterleitungs- und Postfach-Adressen.


Löschen von Funktionsadressen

Das Löschen von vorgeschriebenen Funktionsadressen ist nicht möglich. Aber diese können umgewandelt werden, von Weiterleitung auf Postfach und umgekehrt.

 Über das X wird die Funktion angestoßen. Wenn es keine Funktionsadresse ist, wird nach einer Bestätigung die Weiterleitung oder das Postfach gelöscht.

Bei einer Funktionsadresse kommt dann diese Meldung, wo man dann die Änderung des Postfachs oder der Weiterleitung durchführen kann.


Feedback & Hilfe

Das Feedback kann über Hilfe & Support ebenfalls mitgeteilt werden, ebenso Ideen und Anregungen. Dies zu dem beste Ort für Probleme und Hilfegesuche.