Über das Internet Service Center (ISC) ist es möglich, Postfächer für Benutzer anzulegen. Anders als bei Weiterleitungen werden bei Postfächern die E- Mails auf dem Server gespeichert und können über das Web, IMAP und POP3 abgerufen werden.

E-Mail Servereinstellungen

Hintergrund-Informationen siehe Wikipedia zu SMTP und IMAP

Spezielle Einstellungen bei Telekom Speedport Routern notwendig

Die Telekom hat es mit den Sicherheitseinstellungen ihrer Speedport-Router soweit getrieben, dass jeder, der keine Standard-Mailserver verwendet, erst einmal keine Mails mehr versenden kann - vielen Dank an dieser Stelle für so viel Fürsorge.

Das heißt: es müssen bestimmte Einstellungen im Router vorgenommen werden, damit mail.dlrg.de verwendet werden kann.

1. Ins Router-Menü gehen
2. "Einstellungen zur Liste der sicheren E-Mail-Server" suchen
3. SMTP-Adresse des DLRG-Mail-Servers mail.dlrg.de in der Liste der erlaubten Ziele eintragen (Whitelist).

Anleitung mit Bildern: https://www.pcwelt.de/tipps/Telekom-Speedport-Router-blockiert-Mailversand-9993878.html

Hinweis zur sinnvollen und flexiblen Struktur von Gliederungs-E-Mail-Adressen

Die folgende Beschreibung ist insbesondere für den Verantwortlichen für die Verwaltung von E-Mail-Adressen in der Gliederung interessant!

Bevor man für die komplette Gliederung E-Mail-Adressen anlegt, sollte man sich Gedanken darüber machen, wie man das System möglichst flexibel halten kann und auf Änderungen von z.B. personenbezogenen E-Mail-Adressen (z. B. vorname.nachname@gliederung.dlrg.de) ohne großen Aufwand reagieren kann.

Grundsätzlich ist es besser, wenn man für jede Person, die eine Adresse erhalten soll, zuerst eine "Namens-E-Mail-Adressen" (z.B. vorname.nachname@gliederung.dlrg.de) anlegt, und Funktions-E-Mail-Adressen (z.B. vorsitz@gliederung.dlrg.de) dann als Weiterleitungen auf diese personengebundenen Namens-E-Mail-Adressen einrichtet. Dadurch muss bei Änderungen von privaten E-Mail-Adressen nur genau eine (die Namens-E-Mail-Adressen) und nicht mehrere Adressen geändert werden.

Beispiel:

• vorstand@gliederung.dlrg.de wird weitergeleitet an:
  • vorsitz@gliederung.dlrg.de
  • stv.vorsitz@gliederung.dlrg.de
  • schatzmeister@gliederung.dlrg.de

• finanzen@gliederung.dlrg.de wird weitergeleitet an:
  • schatzmeister@gliederung.dlrg.de
  • stv.schatzmeister@gliederung.dlrg.de

• mitgliederverwaltung@gliederung.dlrg.de wird weitergeleitet an:
  • vorsitz@gliederung.dlrg.de
  • schatzmeister@gliederung.dlrg.de

• vorsitz@gliederung.dlrg.de ist ein Alias für:
  • vorname1.nachname1@gliederung.dlrg.de

• stv.vorsitzender@gliederung.dlrg.de ist ein Alias für:
  • vorname2.nachname2@gliederung.dlrg.de

• schatzmeister@gliederung.dlrg.de ist ein Alias für:
  • vorname3.nachname3@gliederung.dlrg.de

etc.

Durch ein solches System wird der Aufwand sowohl verringert:

• wenn sich die hinter einer Funktion stehenden Person ändert (z.B. Schatzmeister, es muss dann nur eine Änderung vorgenommen werden, bei schatzmeister@gliederung.dlrg.de, ggf. noch vorher eine neue personengebundene Adresse anlegen, wenn der neue Schatzmeister noch keine hat, weil er vorher noch nicht im Vorstand aktiv war)
• wie auch wenn sich die Adresse einer Person ändert (z.b. Schatzmeister, dann bei vorname3.nachname3@gliederung.dlrg.de).

Alternativ kann man die Funktionsadressen auch als Postfach einrichten und beim Wechsel der verantwortlichen Person wird das komplette Postfach übergeben. Das hat den Vorteil, dass man hier den kompletten Mailverlauf zu allen Vorgängen erhält und sich zu immer wieder ein vollständiges Bild verschaffen kann.

Funktionsadressen

Eine Übersicht der Funktionsadressen findet Ihr unter Funktionsadressen.

Spamschutz

Spammails sind Massenmails, welche über E- Mail Listen willkürlich versendet werden. Beim Spamschutz gilt: So ziemlich alles wird ausgeliefert - schließlich erwartet das der Empfänger. Es wird allerdings etwas gefiltert:

• Ist durch "Schwarze Listen" sicher bekannt, dass ein Absender nur SPAM versendet, so wird er mit einem entsprechenden Hinweis geblockt, von welcher Liste er geblockt wird, so dass er sich ggf. dort austragen kann.
• Alle anderen E-Mails werden mittels des SPAM-Erkennungsprogrammes SpamAssassin "anonym vor sortiert"; es kennt Standard Phrasen von Spammern und kann mithilfe des mathematisch basierten Bayes-System und zwei weiteren "Online-SPAM-Listen" auch neuen SPAM erkennen.
• Erkannter SPAM wird im Header mit ***DLRG Spamverdacht*** markiert und normal ausgeliefert. In Kürze wird vermutlich ein System wie bei den Massenprovidern angeboten, der den SPAM in einem Standard-SPAM Ordner einsortiert und im normalen Postfach nur eine Übersicht der empfangenen SPAM-Meldungen ablegt.

E-Mails senden und empfangen

Webmail

Die DLRG bietet allen Inhabern einer DLRG-E-Mail-Adresse einen Webmailer an. Dieser kann über das Internet Service Center (ISC) 

unter dem Punkt Webmail (oben in der Linkliste) oder direkt über diesen Link erreicht werden. Der Login erfolgt über die E-Mail Adresse und das Passwort des jeweiligen E-Mail-Accounts. Die Daten dazu erhaltet ihr von Eurem Webmaster. 

Daten zum Login:

1. Benutzername = E-Mail-Adresse (name@gliederung.dlrg.de)
2. Passwort

Nach dem ersten Login sollten im Bereich Einstellungen und dann Identitäten die Daten angepasst werden.

Einrichtung von E-Mail Clients

Die Details zur Einrichtung weiter E-Mail Clients findet Ihr unter Einrichtung E-Mail Clients

Virenschutz

Wir stehen für höchste Sicherheit. Auch wenn die Antivirushersteller recht fix mit entsprechenden Signaturdateien neue Viren erkennen können, kann es schon mal einen Tag dauern, bis er vom System erkannt wird. Daher blocken wir alle ausführbaren Dateien (nicht nur für DOS/Windows, sondern auch alle anderen bekannten, wie z.B. für Linux, Solaris, etc.).

Und da in letzter Zeit Viren gerne in (ZIP) Archiven versendet werden, sind entsprechende Executables auch in diesen geblockt. Einzig passwortgeschützte Archive können wir nicht scannen. Sofern eine Virensignatur nicht entsprechende ZIP-Archive erkennen kann, bleiben diese Dateien leider sehr unsicher und sollten nur geöffnet werden, wenn man sich 100% sicher mit der Datei ist. Denn auch Viren versenden sich seit einiger Zeit in passwortgeschützten Archiven!