In der Vergangenheit waren Urkunden und Qualifikationen streng nach Gliederungen getrennt, d.h. beide waren nur in der Gliederung sichtbar, in der die Einträge erstellt wurden. Das führte dazu, dass Qualifikationen, die als Urkunde in einer Gliederung bereits vorhanden waren, in anderen Gliederungen händisch ein weiteres Mal angelegt wurden, etwa weil die Prüferlizenz zum Ausstellen von Urkunden erforderlich ist.

Mit dieser Funktion wird es nun möglich, von einer Urkunde das Original(!) für andere Gliederungen sichtbar zu machen, d.h. eine Urkunde gibt es dann tatsächlich im ISC nur noch genau einmal - mit allen Vorzügen und Einschränkungen!

Urkundenfreigabe - Sichtbarkeit von Urkunden

Dieser Umweg über die mehrfache Datenhaltung wird durch das Konzept der Freigaben vereinfacht: Urkunden können nun aus anderen Gliederungen importiert werden oder in andere Gliederungen freigegeben werden, sind also fortan über Gliederungsgrenzen hinweg sichtbar. Beides kann der Inhaber der Urkunden in der „Meine Daten“-App steuern.

Begriffsdefinition

Unter der Freigabe einer Urkunde verstehen wir das Sichtbarmachen einer Urkunde für eine andere als die ausstellende Gliederung (z.B. wird im LV A ein Lehrschein ausgestellt, aber die Ortsgruppe B benötigt den Eintrag, damit der Lehrscheininhaber Rettungsschwimmabzeichen ausstellen kann und LV C soll den Lehrschein sehen können, um eine Verlängerung einzutragen).

Unter dem Import einer Urkunde verstehen wir das gleiche, wie die Freigabe, nur in anderer Richtung, d.h. ich möchte als Urkundeninhaber meine Urkunden, die in anderen Gliederungen ausgestellt wurden, in der eigenen Gliederung sichtbar machen (z.B. habe ich im LV A einen Lehrschein beurkundet bekommen, meine Heimatgliederung benötigt diesen aber auch, um die Gültigkeit zu sehen und mich zum Ausstellen von Schwimm-/Rettungsschwimmabzeichen in der Heimatgliederung zu beauftragen).

Technisch ist beides das gleiche: Eine Urkunde wird in einer Gliederung ausgestellt und in einer anderen Gliederung sichtbar gemacht.

Qualifikationen, die nachträglich in der Personen-App angelegt wurden, können nicht freigegeben werden, da es sich hierbei lediglich um Duplikate einer in einer anderen Gliederung registrierten Urkunde handelt.

In dem Bildschirmfoto kann man erkennen, welche Urkunden aus einer anderen Gliederung importiert wurden, d.h. die eigentliche Urkunde registriert und ausgestellt wurde (mit der gelben Markierung) und in welche Gliederungen Urkunden/Qualifikationen freigegeben wurden, also dort sichtbar sind.

Eine Urkunde einer Gliederung X wird mit einer Freigabe in Gliederung Y in Y als Qualifikation angezeigt. Sie kann wiederum in Gliederung Z freigegeben werden.

In der Personen-App gibt es dagegen nur den Hinweis, ob Urkunden aus anderen Gliederungen importiert wurden. Die Freigabe in andere Gliederungen geht den Personen-Administrator nichts an und ist daher nicht sichtbar:

Verlängerung importierter Urkunden

Eine Verlängerung einer importierten Urkunde ist nur möglich, wenn die Gliederung gemäß Ausbildungs-Datenbank zur Ausbildung der aktuellen Lizenz befugt ist. Importierte Urkunden, die beispielsweise nur vom Landesverband ausgestellt werden können (z.B. viele Ausbilderlizenzen), dürfen nicht von Bezirken oder Ortsgruppen verlängert werden.

Datenschutz – Wer darf freigeben?

Aus Datenschutzgründen können Urkundenfreigaben nur vom Urkundeninhaber erstellt werden. Dieser kann entscheiden, welche Gliederung Urkunden sehen darf oder nicht.

Ein Personen-, Urkunden- oder Wachplan-Administrator muss also die entsprechenden Personen bitten, über die „Meine Daten“-App Urkunden freizugeben, wenn diese in einer Gliederung zur weiteren Verwaltung erforderlich sind.

Technische Voraussetzungen

Technisch existieren derzeit im ISC zu Personen in unterschiedlichen Gliederungen unterschiedliche Datensätzen, d.h. Personen, die in n Gliederungen Seminare besucht haben oder anders aktiv sind, haben auch n Personendatensätze.

Die Freigabefunktion ermöglicht nun, mit allen diese Personen-Datensätzen Urkunden zu verknüpfen. Als gemeinsamer Identifikator dient der DLRG-Account, d.h. Urkunden können allen Gliederungen bzw. allen Personen freigegeben werden, die mit dem DLRG-Account verknüpft sind.

Die wesentliche Voraussetzung zum Import von Urkunden ist, dass man mit seinem DLRG-Account in allen Gliederungen, die Urkunden ausgestellt haben, bekannt ist. Das geschieht normalerweise u.a. auch dann, wenn man sich in einer Nachbargliederung erstmals mit meinem DLRG-Account zu einem Lehrgang anmelde. Hat man sich in der Vergangenheit nur ohne DLRG-Account dort angemeldet, wird die Urkunden nicht sichtbar. 

In diesem Fall muss man die Gliederung kontaktieren und den Verwalter bitten, den DLRG-Account entsprechend zu verknüpfen.

Was müssen die Bezirke, Landesverbände oder der Bundesverband tun?

Werden Urkunden für Ausbilderlizenzen registriert, ändert sich nichts. Bei einer Lizenz-Verlängerung ist es nun erforderlich, dass eine Urkunde ordnungsgemäß über die Urkunden-App (z.B: mittels Funktion verlängert "Neue Verlängerung") wird, damit die verlängerte Ausbilderlizenz in den Gliederungen als Gültig erscheinen.

Wird eine Urkunde nur "auf dem Papier" verlängert, führt das dazu, dass die Urkunde im ISC als nicht mehr gültig angesehen wird und damit der Lizenzinhaber z.B. in seiner Heimatgliederung nicht mehr ausbilden kann. Im Gegensatz zu früher kann die Heimatgliederung die Verlängerung einer Urkunde in der Personen-App nicht mehr nachdokumentieren.

Hier ist es ggf. erforderlich, dass Landesverbände oder andere Ausbilderlizenzen ausstellende Gliederungen ihre Prozesse anpassen und Verlängerungen konsequent im ISC dokumentieren.

Damit die Schattendatenhaltung (Gliederung erstellt parallel zur Urkunde, die in einer höheren Gliederung ausgestellt wurde, eine lokale Ausbilderqualifikation in der Personen-App der untergeordneten Gliederung, damit diese den Ausbilder in anderen Apps verwendet werden können) nicht mehr erforderlich ist, müssen verlängerte/wiederholte/beauftragte Urkunden in den Landesverbänden nicht nur "auf dem Papier" verlängert werden, sondern insbesondere auch im ISC. Anderenfalls wird die Gliederung die Urkunde nicht mehr als gültig Ausbilderlizenz verwenden können.

Urkunden freigeben

Urkunden können in der „Meine Daten“-App im Reiter „Qualifikationen“ ausgewählt und freigegeben werden. Hiermit ist es beispielsweise möglich, Urkunden, die zur Voraussetzung für einen Lehrgang, eine Teilnahme an Wachdienst oder als Ausbilder/Prüfer vorhanden sein muß, in anderen Gliederungen sichtbar zu machen.

Eine oder mehrere Urkunden können über den Freigabeknopf anderen Gliederungen freigegeben werden oder bestehende Freigaben entfernt werden. Hierzu werden die Häkchen in dem Freigabedialog an- oder abgewählt.

Qualifikationen, also Nicht-Urkunden, können nicht freigegeben werden, außer sie wurden bereits von einer anderen Gliederung importiert, sind also selbst woanders freigegeben worden (Hintergrund ist, dass in einer dieser Gliederungen der Qualifikationseintrag tatsächlich als Urkunde registriert wurde).

Freigaben, die man selbst in einer Gliederung nicht mehr sehen möchte, können mit dem speziellen Mülleimer entfernt werden (hier wird also nur die Freigabe entfernt, die Urkunde bleibt in der ausstellenden Gliederung erhalten).

Urkunden importieren

Die umgekehrte Aktion zum Freigeben ist das Importieren von Urkunden aus anderen Gliederungen. Hier werden Urkunden in anderen, mit dem DLRG-Account verknüpften Gliederungen gesucht und zur Auswahl gestellt. Damit kann man alle Urkunden „fremder“ Gliederungen in der aktuellen Gliederung sichtbar machen.

Urkunden automatisch für Gliederungen freigeben lassen

In der „Meine Daten“-App kann man unter „Meine Konfiguration“ eine Liste von Gliederungen auswählen, für die beim Erstellen von Urkunden in einer beliebigen (!) Gliederung eine Freigabe angelegt werden soll.

Hiermit wird festgelegt, in welchen Gliederungen alle neu erstellten Urkunden der Person sichtbar sein sollen. Sinnvollerweise wählt man hier eine oder wenige „Heimatgliederungen“ aus, also Gliederungen, in denen die Person (das Mitglied) vorwiegend aktiv ist und daher alle Urkunden für die einzelnen Verwalter der Gliederung(en) immer sichtbar sein sollen.

Beispiel: Im Screenshot ist zu sehen, dass zwei Gliederungen (ein Bezirk und einer Ortsgruppe) zur Freigabe ausgewählt wurden. Wenn nun in einer beliebigen Gliederung, z.B. im Landesverband eine WRD-Urkunde oder in einer Nachbarortsgruppe eine Erste-Hilfe-Urkunde ausgestellt wurde, werden diese unmittelbar bei Erstellung für den Bezirk und die Ortsgruppe freigegeben, sind also dort sofort sichtbar.

"Einschränkungen"

Da Urkunden nun nicht mehr nur in einer Gliederung sichtbar sind und insbesondere auch Verlängerungen verschiedener Gliederungen einer Urkunde zugeordnet sind, können die Urkunden in der ausstellenden Gliederung nicht mehr gelöscht werden (anderenfalls würde die Urkunde sowie deren Verlängerungen dem Urkundeninhaber verloren gehen).

Da an Urkunden wiederum ein Personendatensatz hängt, kann konsequenterweise diese auch nicht mehr gelöscht werden. Wenn also eine Person in einer Gliederung schon länger nicht mehr aktiv ist, kann diese nicht einfach aus der Personen-App entfernt werden, da damit die Urkunde ebenfalls gelöscht werden würde, was, wie gerade erläutert, nicht passieren darf.

Beide Einschränkungen (sofern es in der Praxis tatsächlich Einschränkungen wären) fallen weg, sobald im ISC die Personendatensätze aller Gliederungen zu einem einzigen Personendatensatz zusammengefasst wurden. Dieses Projekt gibt es bereits im Arbeitskreis IT, wird allerdings kurz- bis mittelfristig noch nicht umgesetzt.

Besonderheiten

Da die Urkunde dem Landesverband "gehört", dürfen weder Bezirk noch Ortsgruppe die Urkunde ändern, daher wird sie nur-lesend angezeigt.

Für eine verlängerbare Urkunde, wie einem Lehrschein oder Rettungsschwimmabzeichen könnte eine Gliederung eine Verlängerung anlegen, sofern die Gliederung für die Ausbildung berechtigt ist. Freigegebene Lehrscheine können daher nur von einem Landesverband verlängert werden,  Rettungsschwimmabzeichen dagegen auch von Ortsgruppen.

Eine Beispiel-Urkunde

In diesem Beispiel wird eine Urkunde (Schwimmabzeichen Gold) vom Landesverband für ein fiktive Mitglied erstellt. Dieses hat in seiner Konfiguration sowohl den Landesverband, als auch den Bezirk und seine Ortsgruppe für eine Freigabe angegeben.

Wenn nun ein Ausbilder des Landesverbands z.B. mittels Trainer-App für das Mitglied eine Urkunde für das Schwimmabzeichen Gold ausstellt, sieht der Landesverband diese in der Urkunden-App:

"Meine Daten"-App des Mitglieds im Landesverbands-Kontext

Das Mitglied sieht die Urkunde in der "Meine Daten"-App im Landesverbands-Kontext als Urkunde, die sowohl für den Bezirk, als auch für die Ortsgruppe freigegeben ist. Mit dem Freigabebutton kann die Urkunde weiteren Gliederungen freigegeben oder Freigaben für einzelne Gliederungen entfernt werden.

"Meine Daten"-App des Mitglieds im Bezirks-Kontext

Wechselt das Mitglied auf den Bezirk, sieht die "Meine Daten"-App anders aus: Die Urkunde ist nun vom Landesverband freigegeben und für den Bezirk und die Ortsgruppe freigegeben. Mit dem Freigabebutton kann die Urkunde weiteren Gliederungen freigegeben oder Freigaben für einzelne Gliederungen entfernt werden. Mit dem Mülleimer wird die Freigabe in den Bezirk entfernt, jedoch die Urkunde im Landesverband beibehalten.

"Meine Daten"-App des Mitglieds im Ortsgruppen-Kontext

In der Ortsgruppe sieht die Urkunde in der "Meine Daten"-App in etwa so aus (vom LV freigegeben, für den Bezirk). Mit dem Freigabebutton kann die Urkunde weiteren Gliederungen freigegeben oder Freigaben für einzelne Gliederungen entfernt werden. Mit dem Mülleimer  wird die Freigabe in den Bezirk entfernt, jedoch die Urkunde im Landesverband beibehalten.

Personen-App in der Detailansicht des Mitglieds im Landesverbands-Kontext

In der Personen-App des Landesverbandes ist nicht zu erkennen, ob das Mitglied die Urkunden freigibt oder nicht:

Personen-App in der Detailansicht des Mitglieds im Bezirks- und Ortsgruppen-Kontext

In der Personen-App des Bezirks und der Gliederung dagegen ist nur zu erkennen, woher die Urkunde kommt, aber nicht, wo sie noch sichtbar ist.