DLRG Manager

Anleitung zum Auswerteassistenten

Version 1.0

STAND Mai 2025

Impressum

Herausgeber

Deutsche Lebens-Rettungs-Gesellschaft Landesverband Württemberg e.V.

Mühlhäuser Straße 305, 70378 Stuttgart

Die in dieser Broschüre veröffentlichten Texte sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte sind vorbehalten. Kein Teil dieser Ausgabe darf ohne schriftliche Genehmigung des DLRG - Landesverband Württemberg e.V., in irgendeiner Form - durch Fotokopie, Mikrofilm oder andere Verfahren - reproduziert oder in eine von Maschinen, insbesondere von Datenverarbeitungsanlagen, verwendbare Sprache übertragen werden. Auch die Rechte der Wiedergabe durch Vortrag, Funk-/Fernsehsendung, im Magnettonverfahren oder auf ähnlichem Weg bleiben vorbehalten.

Jede im Bereich eines gewerblichen Unternehmens hergestellte oder benutzte Kopie dient gewerblichen Zwecken und verpflichtet zu Schadensersatz, der gerichtlich festzustellen ist. Ein Nachdruck ist - auch auszugsweise - nur mit Genehmigung des DLRG - Landesverband Württemberg e.V. gestattet.

Der Ausdruck für verbandsinterne Zwecke ist den Mitgliedern der DLRG erlaubt.

Anmerkungen und Kritik bitte an: mv-support@wuerttemberg.dlrg.de

Autor

DLRG Landesverband Württemberg e.V.,  Kommission Mitgliederverwaltung

Inhalt

Grundlagen

Der DLRG-Manager bietet die Möglichkeit, die Daten des DLRG-Managers nach bestimmten Kriterien auszuwerten.

Dazu wurden im DLRG-Manager eine Vielzahl von Auswertungen zentral bereit gestellt. Die veröffentlichten Auswertungen können über das Menü „Suche“ und dort mit dem Filter „Auswertungen“ in Zugriff genommen werden.

Es besteht für die Nutzer aber auch die Möglichkeit eigene, individuelle Auswertungen unter Nutzung des Auswerteassistenten zu erstellen.

Dabei besteht die Möglichkeit:

auszugebende Datenfelder, sowie deren Sortierung, Filter, Gruppierung, Platzhalter und Sichtbarkeit individuell festzulegen.

Voraussetzungen

Das Recht Auswertungen selbst zu erstellen hat jeder Nutzer, der zumindest das Recht „Kommunikation“ hat. Grundsätzlich kann man aber nur die Datenfelder auswerten, für die man Zugriffsrechte hat

Der Einstieg erfolgt über das Menü „Extras“ ==> Untermenü „Auswertungen“.

Erstellung einer neuen Auswertung

Öffnet man den Auswerteassistenten, werden zunächst alle veröffentlichte und für alle Nutzer frei gegebenen Auswertungen angezeigt. 

Die Auswertungen sind kategorisiert um den Nutzern eine Filtermöglichkeit nach ihrem Geschäftsbereich zu ermöglichen.

Mit dem grünen Schalter startet man die Erstellung der Auswertung und es erscheint das Fenster „Grundeinstellung“, in dem man zwischen drei Optionen wählen kann.

Option Neue Auswertung

Wählt man die Option Neue Auswertung, erweitert sich der Reiter „Grundeinstellung“ um mehrere Felder, die gefüllt werden müssen. Im Feld Bezeichnung muss eine Name für die Auswertung eingetragen werden, unter dem sie dann im Auswerteassistenten aufgeführt wird. Das Feld Beschreibung ist optional und kann genutzt werden, um Details der Auswertung zu nennen. Das Feld Status beschreibt, ob die Auswertung genutzt werden kann(Aktiv), sie wird dann im Auswerteassistenten aufgeführt, oder ob sie archiviert ist. Der Status „veröffentlicht“ sollte nicht genutzt werden, denn diese Auswertung erscheint dann auch, wenn im Menü „Suche“ nach Auswertungen gefiltert wird. Es muss auch noch eine Auswertekategorie gewählt werden, um die Filterung zu ermöglichen. Die restlichen Felder sollten nicht verändert werden, insbesondere im Feld Freigabe für Benutzer darf nur der eigene Benutzernamen stehen und im Feld Freigabe für Hierarchieebenen muss der Eintrag „nur für eigene“ stehen bleiben, da sonst alle Gliederungen im Landesverband diese Auswertung sehen.

Nach dem Speichern der Grundeinstellung erscheinen weitere Reiter in denen die Auswertung weiter definiert werden muss, wobei die Bezeichnung der Auswertung nun oberhalb der Reiter angezeigt wird.

Im Reiter „Bedingungen“ definiert man die Bedingungen, die die ausgewerteten Daten erfüllen müssen, damit sie als Ergebnis der Auswertung angezeigt werden.

In diesem Beispiel wurde nach allen Kontakten in der Hauptkategorie Mitglied gesucht.

Im rechten Auswahlfenster 

werden die Kriterien der jeweiligen Auswertebedingung definiert und können auch nachträglich modifiziert werden. Als Feldursprung stehen sowohl die Standard- und die Individuellen Felder eines Kontaktes zur Verfügung. Je nach Feldursprung sind dann die jeweiligen Masken und das Feld auszuwählen, welches ausgewertet werden soll. Der Datenursprung kann ein fester Wert sein, wie in diesem Beispiel, es kann aber auch ein Platzhalter sein, um die Auswertung flexibel zu gestalten (z.B. bei der Auswertung nach Namen). Der Platzhalter muss dann vorher im Reiter Platzhalter definiert werden (siehe unten zum Reiter „Platzhalter“). Sollen die ausgewerteten Daten mehrere Bedingungen erfüllen, werden diese durch entsprechende Operatoren verknüpft.

Nach wechselt man in den Reiter „Felder“, um die Datenfelder zu definieren, die als Ergebnis der Auswertung in einer Tabelle ausgegeben werden sollen.

In diesem Beispiel werden die Felder „Anrede“, „Nachname“, „Vorname“ ausgegeben. Man erhält also eine einfache Liste der Mitglieder, da im vorherigen Reiter nach den Kontakten der Hauptkategorie Mitglieder ausgewertet wurde. Auch hier ermöglicht das rechte Auswahlfenster die Felder zu definieren und nachträglich zu verändern. Wählt man beim Kriterium „Feldname setzen“ die Möglichkeit „ja“, so kann man eine Spaltenbeschriftung der Ausgabetabelle setzen. Das letzte Kriterium „Breite“ definiert die Spaltenbreite für das entsprechende Feld in der Ausgabetabelle.

Im Reiter „Platzhalter“ werden die Platzhalter definiert, die man im Reiter „Bedingungen“ genutzt hat.

Will man etwa nur die Mitglieder eines bestimmten Wohnortes auswerten, dann definiert man den Platzhalter wie folgt:

und kann dann im Reiter „Bedingungen“ flexibel nach allen Mitgliedern in einem einzugebenden Wohnort auswerten.

Startet man die Auswertung im Reiter „Auswertung durchführen“, dann erscheint ein entsprechendes Eingabefenster in dem man den fraglichen Wohnort eintragen kann.

Es empfiehlt sich, um unterschiedliche Schreibweisen beim Wohnort mit zu erfassen, im Bedingungskriterium im Feld Bedingung statt „gleich“ den Wert „beinhaltet“ zu verwenden.

Mit der Möglichkeit „Gruppierung“ lassen sich ähnliche Datensätze zusammenfassen. Man kann so zum Beispiel eine Liste aller Orte erzeugen, in denen Mitglieder wohnen. Nach wechselt man dazu in den Reiter „Gruppierung“ und mit dem grünen Schalter definiert das Gruppierkriterium „Ort“.

Als Ergebnis bekommt man in unserem Beispiel eine Liste von Mitgliedsnamen, wobei allerdings für jeden Ort jeweils nur ein Name aufgeführt ist.

Im Reiter „Sortierung“ kann man eine Sortierung des Auswerteergebnisses ermöglichen.

In unserem Beispiel werden die Mitgliedsnamen zunächst nach Nachname, alphabetisch aufsteigend und dann bei gleichem Nachnamen alphabetisch nach Vorname, ebenfalls aufsteigend sortiert. 

Der Parameter Sortierung im Bearbeitungsfenster ermöglicht die Reihenfolge der Sortierkriterien zu verändern.

Die Auswertung kann man nun im Reiter „Auswertung durchführen“ starten. Gibt es einen Platzhalter wie in diesem Beispiel der Wohnort, trägt man den gewünschten Auswerteort ein, hier Stuttgart und startet die Abfrage mit dem blauen Schalter.

 
und erhält als Ergebnis eine Tabelle mit den definierten Feldern:

Der Reiter „Auswertung durchführen (neu)“ liefert im Grund das gleiche Ergebnis,

eröffnet aber über das sogenannte Hamburger Menü vor jeder Zeile weitere Bearbeitungsmöglichkeiten.

Über den Reiter „Auswertung exportieren“ ist eine Ausgabe des Auswerteergebnisses in Form einer Excel-Tabelle oder als pdf-Dokument möglich.

Der Reiter „Aktualisierung durchführen“ dient dazu Massenänderungen für Datensätze durchzuführen und ist dem Supportteam vorbehalten.

Option Kopie von bestehender Auswertung

Diese erlaubt es statt einer von Grund auf neuen Auswertung, eine Auswertung zu erstellen, die auf einer existierenden Auswertung basiert, die zur Kopie zugelassen ist. Die in der ursprünglichen Auswertung gesetzten Bedingungen und Ausgabefelder lassen sich dann auf die eigenen Bedürfnisse anpassen.

Der Einstieg erfolgt wie bei einer neuen Auswertung über die Grundeinstellung, nur das dort die Option“Kopie von bestehender Auswertung“ gewählt wird.

Es erscheint dann eine Auswahlliste der Auswertungen, die zum Kopieren freigegeben sind und auf die man auf Grund seiner bestehenden Rechte Zugriff hat.

Nach Auswahl und Speicherung erscheint wieder das vollständige Grundeinstellungsmenü, wie beim Erstellen einer neuen Auswertung.

Die Auswertung ist dann in der Bezeichnung als Kopie der entsprechend gewählten Ursprungsauswertung gekennzeichnet.

Die Bezeichnung und die anderen Felder können dann angepasst werden .

Nach Speichern der Grundeinstellung erscheinen dann die gleichen Reiter wie beim Erstellen einer neuen Auswertung. Die darin bereits definierten Bedingungen und Kriterien können dann auf die eigene Bedürfnisse angepasst werden.

Option Kopie von SEWOBE- Auswertungsvorlage

Mittlerweile hat auch der Software-Hersteller Sewobe eine große Zahl von Auswertungen bereit gestellt, die als Kopiervorlage ebenfalls in den Grundeinstellungen ausgewählt werden können

Eine Reihe dieser Auswertungen sind spezielle SQL-Auswertungen, die nicht verändert werden können. Speichert man diese als neue Auswertung, erscheinen nur die Reiter

„Auswertung durchführen“, „Auswertungen durchführen (neu)“ und „Auswertung exportieren“. Die anderen Reiter sind ausgeblendet.

Auch bei Auswertungen, die auf höherer Verbandsebene erstellt wurden und bei denen in der Grundeinstellung im Feld „Freigabe für Hierarchieebenen“ der Wert „für alle:nur auswerten“ ausgewählt wurde, ist dieses der Fall.