FAQs

M365 und die damit verbundenen Dienste sind ein Angebot. Dieses kann genutzt werden, ist aber nicht verpflichtend.

Alle vorhandenen Systeme (E-Mail, DLRG-Cloud, etc.) werden auch weiterhin zur Verfügung stehen. Dies gilt auch, wenn ein Teil der Gliederung (z.B. der Vorstand) auf M365 umsteigt, alle anderen Aktiven aber weiterhin die Mailadressen unter dlrg.de und die DLRG-Cloud nutzen.

Die wichtigsten Vorteile haben wir dir auf folgender Seite zusammengefasst:

Vorteile des zentralen M365

Microsoft bietet eine umfassende Anleitung unter https://learn.microsoft.com/de-de/

Diese bietet eine Suchfunktion, wodurch Hilfe/Anleitungen zu allen Microsoft-Produkten aufgerufen werden können.

Nein, in der DLRG gibt es nur einen Tenant. Nur so ist einen reibungslose Zusammenarbeit, ein globales Adressbuch uvm. möglich.

Dies wurde vom Präsidialrat im Sommer 2022 so beschlossen.

Über den Tenant können E-Mail verschickt und empfangen werden. Auch können die Mailadressen in allen ISC-App als Verwalter o.ä. angegeben werden.

Mit jeder Lizenz werden automatisch Sicherheitsfunktionen (u.a. Entra ID P2, etc.) ausgerollt, die in Non-Profit-Versionen nicht automatisch vorhanden sind. Diese müssen auch dort zusätzlich gegen eine Gebühr bestellt werden.

M365 ist ein vollumfänglicher Tenant, d.h. eine vollständige Installation, die neben den reinen Office-Komponenten die Kollaborationsmöglichkeiten wie MS Teams, ein zentrales Adressbuch usw. zur Verfügung stellt. Darüber hinaus bietet das Gesamtsystem mehrere Vorteile, die das gliederungsübergreifende Arbeiten erlauben.
Kurzum: Wir machen die DLRG zukunftsfähig. 

Nein, eine Migration ist nicht möglich/vorgesehen.

Dateien und Dokumente können aber einfach von A nach B kopiert werden.

Nein, eine Verbindung oder andere Anbindung an den DLRG-Tenant ist nicht vorgesehen. Auch werden für eigene Tenants keine DNS-Einträge oder Domains zu Verfügung gestellt.

Der Beschluss des Präsidialrat im Sommer 2022 sieht einen gemeinsamen Tenant für die DLRG vor.

Es stehen vorrangig die üblichen Microsoft Apps zur Verfügung, allerdings liegen gewisse Einschränkungen in Sachen Datenschutz vor. Jede Apps wird durch die Admins, den Datenschutz und den Betriebsrat geprüft, bevor diese freigegeben wird.

Eine neue App den Vorgaben entsprechen und über die Hilfe-Seite im ISC beantragt werden. Dabei muss aufgeführt werden, warum die App benötigt wird und warum die bereits vorhandenen Apps/Funktionen dafür nicht ausreichend sind.

Seit dem 01. Juni 2024 laufen Passwörter in der DLRG M365-Welt nicht mehr ab. Das häufige Ändern von Passwörtern kann dazu führen, dass weniger komplexe Passwörter verwendet werden.

Ein einmaliges, starkes Passwort für M365 ist daher die beste Wahl. 

Sollte das Passwort oder eine MFA-Methode mal zurückgesetzt werden müssen, kann dies jeder Benutzer selbst durchführen.
Voraussetzung dafür ist, dass der Benutzer sich mit zwei unabhängigen Authentifizierungsmethoden verifizieren kann. Wenn ein Benutzer nur das eine Mailadresse und die Authenticator-App hinterlegt hat, sind das zwei unabhängige MFA-Methoden. Wenn eine davon dann zurückgesetzt werden soll, kann dies nicht selbst durchgeführt werden, weil der Benutzer sich nicht mit zwei verschiedenen MFA-Methoden verifizieren kann.

Es gibt folgende MFA-Methoden und jeder Benutzer sollte mind. 3 davon am Account hinterlegt haben:

• Authenticator App (Empfehlung: "Microsoft Authenticator")
• E-Mail
• SMS
• FIDO2-Sicherheitsschlüssel
• Passkey

Bitte zuerst das neue Gerät einrichten und sicherstellen, dass über das neue Handy die Anmeldung mit dem zweiten Faktor bestätigt werden kann.
Erst wenn alles funktioniert, das alte Gerät löschen/zurücksetzen.

Wenn das alte Geräte vorher schon gelöscht/zurückgesetzt wurde, muss die MFA-Methode zurückgesetzt werden. Siehe dazu FAQ "Warum sollte ich mind. drei MFA-Methoden hinterlegen?"

Die Lizenzen werden einmal jährlich (im September) abgerechnet. Dabei zählt der höchste Stand der Lizenzen im Abrechnungszeitraum. Die Abrechnung erfolgt über die Materialstelle.

Die Lizenzkosten werden jeweils am Ende des Abrechnungszeitraum neu berechnet. Das hängt von den Veränderungen der Preise für die Lizenzen und der Gesamtzahl der Lizenzen ab. Um die Abrechnung der verschiedenen Lizenzen (und der damit verbundenen Komponenten) zu vereinfachen, werden die Kosten seit Herbst 2024 nur noch als Gesamtpreis in Brutto ausgewiesen und abgerechnet. 

Jeder Benutzer ist nur einmal im System angelegt.
Ist also eine Lizenz über eine andere Gliederung vorhanden, kann dieser Benutzer nicht nochmal angelegt werden. Somit ist auch nicht nochmal eine Lizenz notwendig.

Es gibt Basis- und Zusatzlizenzen.

Jeder Account benötigt genau eine Basis-Lizenz. Je nach Lizenz stehen mehr oder weniger Funktion zur Verfügung. Auch wird durch die Basis-Lizenz festgelegt, ob die Anwendungen (Apps) von Microsoft nur online im Browser oder auch als Programm auf den PC installiert und genutzt werden können.

Unser Lizenz-Model ist direkt mit MS Deutschland verhandelt worden und bietet einen erweiterten Funktionsumfang gegenüber den im Internet angebotenen Modellen für NGOs/NPOs. Das beruht nicht zuletzt auf der Tatsache, dass wir heute bereits mehr als 1000 aktive Anwender im System haben.

Unsere Lizenzen haben einen größeren Umfang als die Lizenzen, die im Internet für NGOs/NPOs angezeigt werden. Für Grundfunktionen (Teams, Word, Excel, PowerPoint, etc.) ist aber auf allen Seiten von Microsoft beschrieben, welche Apps/Programme (abhängig von der Lizenz) auf welchen Endgeräten wie genutzt werden können. Also ob nur eine Nutzung im Browser möglich ist, oder ob Apps/Programme auf dem Endgerät installiert werden können.

Wenn als Basis-Lizenz bei der DLRG eine Lizenz zugeiwesen wird, mit der die Anwendungen (Apps) nur online im Browser genutzt werden können, kann dies mit privaten/beruflichen Lizenzen kombiniert werden.

Wenn ein Benutzer eine Lizenz für die Installation der Anwendungen (Apps) auf dem PC bereits erworben hat und bei der DLRG eine Basis-Lizenz zugewiesen bekommt, mit der eigentlich nur eine Online-Nutzung möglich wäre, kann es aufgrund der bereits vorhandenen (privaten/beruflichen) Lizenz die Programme auch für die DLRG auf dem PC nutzen.
Kurz zusammengefasst: Lizenzen können kombiniert werden.

Je nach Aufgabenfeld bzw. Anwendungsfall können einem Benutzer Zusatz-Lizenzen hinzugefügt werden, wodurch der Funktionsumfang erweitert wird.

Nein, es gibt keine Freilizenzen, da es sich um einen einzigen Tenant handelt, und in diesem Tenant DLRG-weit miteinander gearbeitet werden kann.

10 Freilizenzen gibt es nur, wenn jede Gliederung einen eigenen Tenant hätte, dadurch ist aber eine Zusammenarbeit nicht in diese Umfang möglich. Auch fehlen viele weiteren Funktionen wie ein gemeinsames Adressbuch, u.v.m.

Ja, das geht einfach: Unter Outlook einfach eine E-Mail-Adresse hinzufügen und als Typ "MS Exchange" auswählen. Nutzernamen und Passwort eingeben, fertig. Das geht auch auf dem Mac oder auf mobilen Endgeräten.

Die Synchronisierung ist nur über "MS Exchange" möglich. IMAP und SMTP werden nicht unterstützt.
Es wird die Verwendung von MS Outlook empfohlen.

Ja, das kann über einen Filter im Web-Mail eingestellt werden.  

Mit M365 wird jeder nur noch eine einzige und eindeutige digitale Identität haben - vorname.nachname@dlrg.org. Alle Mails laufen in das gleiche Postfach. Wenn Du mehrere Funktionen haben solltest, kannst Du mittels verschiedener Signaturen arbeiten, um dem Empfänger mitzuteilen, wer Du bist bzw. in welcher Funktion Du gerade schreibst/kommunizierst. 

Tipp: Die Vorgaben für E-Mail-Signaturen finden sich im Handbuch Corporate Design im ISC.

Microsoft hat zwei verschiedene Outlook-Versionen:

• Outlook klassisch
• Outlook neu

Das klassische Outlook kann abstürzen, wenn im Outlook viele Postfächer eingebunden sind. In diesem Fall kann es helfen, auf das neue Outlook zu wechseln.

Hinweise:

• Das neue Outlook ist noch in der Entstehung. Hier können sich Funktionen noch ändern oder es fehlen ggf. Funktionen. Bitter vorher auf den Seiten von Microsoft darüber informieren.
• Es kann jederzeit auf das klassische Outlook zurückgewechselt werden.

Nichts.
Ein Freigegebenes Postfach benötigt keine Lizenz und kostet daher auch nichts.

Ein Freigegebenes Postfach kann als Funktionsadresse genutzt werden.

Ein/Mehrere Benutzer können für dieses Postfach berechtigt werden und dann Mails "im Auftrag des Postfaches" versenden. Wechselt eine Zuständigkeit, wird ein Benutzer entfernt und ein anderer Benutzer hinzugefügt. Dadurch hat der alte Benutzer keinen Zugriff mehr auf die Mails in dem Postfach, der neue Benutzer kann aber auch die vergangenen Mails sehen und sich einen Überblick verschaffen.

Ein gutes Beispiel für ein solches Postfach ist <gliederung>.geschaeftsstelle@dlrg.org  
Hier haben alle Mitarbeiter der Geschäftsstelle Zugriff. Wenn mal eine Person im Urlaub oder krank ist, können die anderen Personen weiterhin alle Mails lesen und beantworten.

Diese Anleitung gibt nur für das "klassische" Outlook. Im "neuen" Outlook tritt dieser Fehler nicht auf.

Das klassische Outlook benötigt je nach Anzahl der Postfächer einige Zeit, bis alles korrekt eingerichtet/synchronisiert ist. Wenn ein neues Postfach angelegt wurde oder ein Benutzer neu für ein Freigegebenes Postfach berechtigt wurde, kann es mehrere Stunden dauern, bis alles korrekt synchronisiert ist. In diesem Fall ist es erforderlich, dass der Benutzer sein Outlook öffnet und 2-3 geöffnet lässt. Das Programm kann im Hintergrund weiterlaufen, darf aber nicht geschlossen oder der PC heruntergefahren werden.

Wenn das auch nicht hilft:

Für die Zusammenarbeit im mit mehreren Personen ist SharePoint die empfehlenswertere Lösung. OneDrive ist in erster Linie ein persönlicher Online-Speicher, der an ein einzelnes Benutzerkonto gebunden ist. Ein SharePoint-Speicher hingegen eignet sich hervorragend für gemeinsames Arbeiten: Er gehört nicht nur einer Person, kann von mehreren Teammitgliedern genutzt werden und bietet erweiterte Funktionen zum Teilen und Verwalten von Dokumenten.

Wird über das ISC ein "Team" für die Software "Teams" angelegt, wird automatisch auch ein SharePoint erstellt. Auf diesen SharePoint haben alle Zugriff, die auch in dem Team als Mitglieder oder Gäste hinzugefügt werden.

Das Teilen mit Externen (also Gästen) ist möglich, hat aber Einschränkungen.

Die Externe Freigabe muss regelmäßig erneuert/bestätigt werden.
Gäste können nicht alles, was Accounts in M365 können.

Um Dateien zu teilen stehen mehrere Optionen zur Verfügung. Die nachfolgenden Optionen sind von "am restriktivsten" bis zu "am wenigsten restriktiv" aufgelistet. Die jeweils vorher aufgelisteten Optionen werden von den nachfolgenden inkludiert.
Welche der nachfolgenden Optionen zur Verfügung stehen, kann der Verwalter der Organisationseinheit für jedes Team festlegen. Dazu einfach das jeweilige Team im ISC bearbeiten und im Tab "SharePoint" die gewünschte Option auswählen.

• Nur Personen in Ihrer Organisation _{(also im DLRG-Tenant)}
  Kein externes Teilen erlaubt
  
• Vorhandene Gäste
  Nur Gäste, die im Verzeichnis Ihrer Organisation _{(also im DLRG-Tenant)} bereits vorhanden sind.
  
• Neue und vorhandene Gäste
  Gäste müssen sich anmelden oder einen Prüfcode angeben.
  
• Jeder
  Benutzer können Dateien und Ordner mithilfe von Links teilen, die keine Anmeldung erfordern.
  ^{(Diese Option steht in "Privaten Kanälen" von Teams nicht zur Verfügung. Dies ist eine von vielen Einschränkungen, die Microsoft für private Kanäle vorgibt. Änderungen durch uns sind hier leider nicht möglich.)}

Um Dateien/Ordner zu teilen, klicke bei der Datei/dem Ordner auf "..." oder das "Teilen"-Symbol. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem du einstellen kannst, wie du Teilen möchtest und welche weiteren Optionen ("Nur Lesen", "Bearbeiten", "Download verbieten", etc.) du wählen möchtest.

Um Dateien anzufordern kannst du über die Funktion "Dateien anfordern" einen Link für den Upload erstellen. Gehe dazu bei dem jeweiligen Ordner auf "..." und klicke anschließend auf "Dateien anfordern". Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem weitere Einstellung für den Datei-Upload festlegen kannst.

Für OneDrive und SharePoint gelten die Vorgaben/Grenzen, die Microsoft macht:
https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/limits-specifications-teams#storage 

Der Speicherplatz ist aber in jedem Fall deutlich größer als das, was jeder Gliederung in der DLRG-Cloud zur Verfügung steht.

Wie auch für die DLRG-Cloud wird es für OneDrive und SharePoint keine Plugin o.ä. zur Einbindung in TYPO3 geben.

Dateien können aber sowohl in der Cloud als auch in OneDrive oder SharePoint per Link geteilt werden. Dieser Link kann per Mail verschickt oder auch in TYPO3 eingebunden werden.

Es wird nur die E-Mailadresse, das Passwort und der zweite Faktor (Multifaktor - kurz: MFA) benötigt. 

Die Anmeldung erfolgt (erstmalig) unter https://office.com, später können dann die ggf. installierten Apps von Microsoft direkt genutzt werden.

Ein gesperrtes Konto kann durch den Benutzer selbst wieder entsperrt werden. Dazu einfach die passende Option auf der Anmeldeseite bei Microsoft auswählen.

Dort kann auch das Passwort zurückgesetzt werden. Wenn das gar nicht funktioniert, kann auch ein Ticket über die Hilfe-Seite erstellt werden. 

Alle Benutzer haben einen Benutzernamen mit vorname.nachname@dlrg.org. Optional kann bei der Anlage ein Account als "Jugend-Account" erstellt werden, dann steht am Ende "@jugend.dlrg.org".

Wenn eine Kombination aus vorname.nachname bereits vorhanden ist, wird nach den Vorgaben aus dem Definition-Dokument (liegt im Tenant in "Bundesweit") automatisch eine gekürzte Version erstellt.

Ein Spitzname (ohne Eintrag in persönlichen Ausweisdokumenten) ist nicht vorgesehen, es werden auch keine Alias-Einträge eingerichtet.

Die persönliche Mailadresse wird am Account hinterlegt, um damit das Passwort zurückzusetzen, sollte dies einmal vergessen werden.

Wenn die DLRG-Mailadresse auf die dlrg.org-Mailadresse weitergeleitet wird, landet die Mail für den Passwort-Reset in dem Postfach, für welches das Passwort zurückgesetzt werden soll. Somit ist ein Passwort-Reset nicht möglich.

In der neuen App "Teams" für PC und MAC können mehrere Accounts angemeldet und dann bequem zwischen den Accounts gewechselt werden.

Die Browser Edge und Chrome sind für die Browser-Version von Teams zu empfehlen.

Weitere Infos hat Microsoft auf folgender Seite zusammengefasst:
https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/limits-specifications-teams#browsers 

Einige Apps sind nur in „öffentlichen“ Kanälen oder sogar nur im Kanal „Allgemein“ verfügbar. Dies ist so von Microsoft vorgegeben und kann nicht geändert werden.

Es gibt derzeit drei Verschiedene Arten von Kanälen:

• Standard: Hier hat jedes Mitglied des jeweiligen Teams Zugriff. (Symbol: keines)
• Geteilt: Hier können neben Mitgliedern des Teams auch andere Mitglieder der Organisation (Anwender mit einer dlrg.org-Adresse aus anderen Teams) oder auch externe Personen Zugriff erhalten. (Symbol: Zwei überlappende Rechtecke)
• Privat: Nur bestimmte Mitglieder des Teams erhalten Zugriff. (Symbol: Schloss)

Hinweis: Die Art des Teams muss beim Anlegen ausgesucht werden und kann danach nicht mehr geändert werden.

Ja, es gibt Einschränkungen für private Kanäle in Teams. Diese sind von Microsoft vorgegeben. Die DLRG hat keine Einschränkungen für private Kanäle vorgenommen.

Weitere Infos findest du bei Microsoft: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/private-channels#private-channel-limitations

Das Teilen von Dateien per Link mit "Jedem" ist in privaten Kanälen nicht möglich.

Freigegebene Kanäle sind für die interne Kommunikation in der Organisation vorgesehen. Eine Anbindung anderer Tenants (Organisationen) ist nicht vorgesehen.

Ja, Microsoft gibt einige Limit vor:
https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/limits-specifications-teams#teams-and-channels

Ja, externe Benutzer können als "Gäste" zu Teams und Kanälen hinzugefügt werden.

Die DLRG schränkt hier keine Einladung von externen Benutzern ein.
ggf. muss eine Einladung mehrmals an den externen Benutzer geschickt werden, wenn es hier auf Seiten von Microsft zu Fehler kommt.

Je nach Outlook-Version müssen beim Bestätigen von Buchungsanfragen einige Sachen beachtet werden:

Bei Microsoft können bei einer Meeting-Einladung (für Teams) automatisch auch Räume und Ressourcen mit gebucht werden. Räume können nach Größe und Ausstattung (Beamer, Audiogerät, etc.) in der "Raumsuche" gefiltert werden.
Als Ressource in Microsoft können beispielsweise tragbare Beamer verwaltet werden, dass bei der Buchung der Raum und der Beamer direkt zusammen gebucht werden können, wenn der Raum keinen eigenen Beamer hat.

Microsoft bietet für Räume-/Ressourcen ein Buchungstool an und die Termine können im Outlook-Kalender angezeigt werden.
Bei Microsoft ist keine Veraltung der Ressource im Hinblick auf Wartung o.ä. möglich.

Die Ressourcen-App im ISC bietet neben einer Reservierungsfunktion auch die Verwaltung und Abwicklung von Wartungsintervallen (z.B. TÜV-Terminen). Außerdem steht die ISC-Ressourcen-App jedem DLRG-Account mit entsprechender Berechtigung zur Verfügung, ohne dass ein Microsoft-Account notwendig ist und/oder Kosten entstehen.

Schnittstellen zu anderen ISC-App wird es für Microsoft-Ressourcen nicht geben, für die ISC-Ressourcen-App sind diese mittelfristig angedacht.

Um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, können Buchungsanfragen für Räume und Ressourcen auf bestimmte Benutzer- und/oder Verteilergruppen begrenzt werden.
Dazu bitte die Option "Buchungsanfrage stellen" auf "Bestimmte Benutzer" im ISC einstellen.

Wenn Verteilergruppen verwendet werden, müssen bei Änderungen von Zuständigkeiten o.ä. nicht alle Räume und Ressourcen individuell angepasst werden. Es muss nur die Gruppe angepasst werden und damit ist die Änderung in allen Räumen und Ressourcen verfügbar