Abrechnungsprozess

Abrechnung Neuanlage

Bei der Neuanlage wird ein Abrechnung angelegt, mit den ersten wichtigen Informationen. 

Im oberen Bereich sind die Steuerungsfelder. Hier kann die Abrechnung eingereicht, zwischengespeichert oder gelöscht werden. Ebenso kann man aus den erfassten Daten einen PDF-Export anstoßen.

Möchte man die Abrechnung ausgezahlt haben und hat in den Persönlichen Daten seine Bankverbindung hinterlegt, wird diese automatisch vorbelegt.

Verzichtet man auf die Auszahlung, werden die Felder für die Kontoverbindung ausgeblendet.

Ebenso muss hier die passende Kostenstelle ausgewählt werden, die man im Punkt Kostenstellen angelegt hat.

Abrechnung Ergänzung

Nach der Speicherung wird dann ein Button "Neuer Beleg" angezeigt, sowie eine Liste aller Belege. Sofern im Menüpunkt Empfangsberechtige weitere Pauschalen für Personen aktiviert wurden, sind diese auch anwendbar.

Beleganlage

Hier werden alle wichtigen Daten für den Beleg angegeben. Die Belegart ist eine Auswahl der angelegten Belegarten.

Zuletzt kann ein Bild bzw. ein Dokument des Beleges hochgeladen werden. 

Sollte man keinen Beleg haben, kann ein Eigenbeleg erstellt werden. Dann kommen noch die neuen Felder "Ort" und "Begründung Eigenbeleg" zum Vorschein.

Zusätzlich muss bestätigt werden, dass dieser Beleg nicht bereits an einer anderen Stelle eingereicht wurde.

Nach der Speicherung wird der Beleg dann in der Liste angezeigt, kann hier auch noch bearbeitet und gelöscht werden. 

PDF-Export

Im erstellten PDF werden alle eingegebenen Daten angezeigt, sowie die angehängten Belege.

Einreichen

Beim Einreichen kann man dem Genehmiger noch einen Kommentar mit Infos mitgeben.

Nach der Einreichung wird dann der Status angezeigt, inkl. des übergebenen Kommentars.

Dieser Kommentar wird ebenfalls im PDF-Export mit angezeigt.

Der Einreicher und der Freigeber bekommen jeweils eine entsprechende Infomail mit Link zur Abrechnung.

Der Einreicher kann jederzeit seine Abrechnung einsehen und kann dort herausfinden, in welchem der folgendenden Schritte und bei welchem Bearbeiter sich die eigene Abrechnung befindet.

Freigeben (Kostenstelle / Genehmigung)

Sofern eine Kostenstellefreigabe in den Einstellungen aktiviert ist, erfoglt die erste Freigabe durch den Genehmiger der Kostenstelle.

Der Freigeber sieht nun in der Übersicht alle Informationen und kann alles prüfen. 

Ist alles korrekt, kann die Abrechnung freigegeben werden.

Muss etwas korrigiert werden, gibt man die Abrechnung mit Korrektur zurück.

Ebenso kann man das Ganze ablehnen.

Bei der Freigabe kann der Freigeben ebenso einen Kommentar eintragen, z.B. für den nächsten Freigeber, falls das notwendig ist.

Nachdem die Kostenstellenfreigeabe erfolgt ist, kann dann der Genehmiger das Ganze genehmigen. 

Auch hier wird eine entsprechende Mail an den Genehmiger verschickt.

Der Kommentarverlauf wird in der Abrechnung ebenso angezeigt.

Buchhaltung

Sofern ein Buchhalter in den Einstellungen hinterlegt wurde, erhält dieser nach der vorstehenden Genehmigung die Aufgabe zum Buchen.

Sobald dies erledigt ist, bestätigt er das über den Button "Erledigt".

Final

Im finalen Status werden ebenfalls alle Daten angezeigt, die im Verlauf eingegeben wurden.

Im finalen PDF-Export wird dann zusätzlich zu den anderen Daten aus dem vorherigen PDF nun auch noch der Ablauf der Genehmigungen, inkl. der Kommentare angezeigt.

Dieses Dokument kann dann nun von der Kasse für die Bearbeitung und Ablage verwendet werden.

In der Übersicht kann man dann alle bearbeiteten Abrechnungen sehen.

Zukunft

In Zukunft gibt es an dieser Stelle dann die Übermittlung zum DLRG-Manager, so dass die Bearbeitung dann dort im Kassenmodul erfolgen kann.