Die Abrechnung-App ist eine Anwendung (App) des Internet Service Center, kurz ISC, über die ein Mitglied Belege und Reisekostenerstattungen digital erfassen und über einen evtl. Genehmigungsprozess bei der Buchhaltung zur Erstattung einreichen kann.

Inhalt

Abrechnungen

Die App ist noch in der Entwicklung. Die Dokumentation entspricht dem aktuellen Entwicklungsstand. Ein genaues Datum für das Release wird über die Release Notes bekannt gegeben.


Die Abrechnungen App unterstützt den digitalen Prozess für die Erfassung von Ausgaben und Erstattungen. Die Posten können in der App angelegt werden, mit allen für die Buchung benötigten Daten. An den Abrechnungsposten kann man dann die Belege anhängen. 

Am Ende erstellt das System ein PDF mit allen Daten, dass dann für die Bearbeitung in der Buchhaltung verwendet werden.

Zukünftig soll die App auch mit dem DLRG-Manager über eine Schnittstelle verbunden werden, so dass die weitere digitale Bearbeitung und Überweisung dann direkt im Abrechnungsmodul des DLRG-Manager abgearbeitet werden kann.


Kategorien

KategorieVerwaltung
Rechte

Abrechnungen-App - Anwender
Abrechnungen-App - Gliederung Admin

Webseiten-Einbindung

UNMÖGLICH

Abrechnung Neuanlage

Bei der Neuanlage wird ein Beleg angelegt, mit den ersten wichtigen Informationen. 

Im oberen Bereich sind die Steuerungsfelder. Hier kann die Abrechnung eingereicht, zwischengespeichert oder gelöscht werden. Ebenso kann man aus den erfassten Daten einen PDF-Export anstoßen.



Möchte man den Beleg ausgezahlt haben und hat in den Persönlichen Daten seine Bankverbindung hinterlegt, wird diese automatisch vorbelegt.

Verzichtet man auf die Auszahlung, werden die Felder für die Kontoverbindung ausgeblendet.

Ebenso muss hier die passende Kostenstelle ausgewählt werden, die man im Punkt Kostenstellen angelegt hat.





Abrechnung Ergänzung

Nach der Speicherung wird dann ein Button "Neuer Beleg" angezeigt, sowie eine Liste aller Belege


Beleganlage

Hier werden alle wichtigen Daten für den Beleg angegeben. Die Belegart ist eine Auswahl der angelegten Belegarten.

Zuletzt kann ein Bild des Beleges hochgeladen werden. 

Sollte man keinen Beleg haben, kann ein Eigenbeleg erstellt werden. Dann kommen noch die neuen Felder "Ort" und "Begründung Eigenbeleg" zum Vorschein.









Nach der Speicherung wird der Beleg dann in der Liste angezeigt, kann hier auch noch bearbeitet und gelöscht werden. 


PDF-Export

Im erstellten PDF werden alle eingegebenen Daten angezeigt, sowie die angehängten Belege.

Einreichen

Beim Einreichen kann man dem Genehmiger noch einen Kommentar mit Infos mitgeben.


Nach der Einreichung wird dann der Status angezeigt, inkl. des übergebenen Kommentars.





Der Einreicher und der Freigeber bekommen jeweils eine entsprechende Infomail mit Link zur Abrechnung.


Freigeben

Der Freigeber sieht nun in der Übersicht alle Informationen und kann alles prüfen. 

Ist alles korrekt, kann der Beleg freigegeben werden.

Muss etwas korrigiert werden, gibt man die Abrechnung mit Korrektur zurück.

Ebenso kann man das Ganze ablehnen.



Bei der Freigabe kann der Freigeben ebenso einen Kommentar eintragen, z.B. für den nächsten Freigeber, falls das notwendig ist.










Nach der Freigabe kann dann der Genehmiger das Ganze genehmigen. 

Auch hier wird eine entsprechende Mail an den Genehmiger verschickt.





Der Kommentarverlauf wird in der Abrechnung ebenso angezeigt.

Final

Im finalen Status werden ebenfalls alle Daten angezeigt, die im Verlauf eingegeben wurden.



Im finalen PDF-Export wird dann zusätzlich zu den anderen Daten aus dem vorherigen PDF nun auch noch der Ablauf der Genehmigungen, inkl. der Kommentare angezeigt.

Dieses Dokument kann dann nun von der Kasse für die Bearbeitung und Ablage verwendet werden.

In der Übersicht kann man dann alle bearbeiteten Abrechnungen sehen.

Zukunft

In Zukunft gibt es an dieser Stelle dann die Übermittlung zum DLRG-Manager, so dass die Bearbeitung dann dort im Kassenmodul erfolgen kann.