Gliederungsbestätigung
Die Gliederungsbestätigung wird per E-Mail abgefragt. Inhalt der Gliederungsbestätigung ist, dass die Gliederung die Teilnahme der angemeldeten Person an der Veranstaltung befürwortet. Dies ist in vielen Ausschreibungen auch als "Zustimmung der entsendenden Gliederungen" bekannt. Die Gliederungsbestätigung beinhaltet nicht die Kostenübernahme. Es ist möglich, dass die Gliederung mit der Teilnahme einverstanden ist, aber möchte, dass die Person die Kosten selbst trägt.
Die E-Mail enthält einen Link, der zur "Bestätigungs-Seite" führt. Hier werden Name und Funktion desjenigen abgefragt, der die E-Mail empfangen hat.
An welche Funktionsadresse der Gliederung die E-Mail geschickt wird, bestimmt der Verwalter in den Einstellungen für den Lehrgang. Sofern der Empfänger nach den internen Regeln der Gliederung nicht zuständig ist, leitet er die E-Mail an die zuständige Person weiter.
Kostenübernahme
Die Kostenübernahme wird per E-Mail abgefragt. Mit der Kostenübernahme erklärt die Gliederung, dass sie die Kosten der Teilnahme übernimmt. Die E-Mail geht immer an die Funktionsadresse finanzen@[gliederung].dlrg.de. Der Teilnehmer muss bei der Anmeldung die Kontodaten der Gliederung angeben und nicht seine eigenen. Das System weiß nicht welche Konten die Gliederungen für die Zahlung von Teilnehmerbeiträgen nutzen.
Teilnehmerbestätigung
double-opt-in
Vermeidung von Duplikaten
Die Seminar-App erkennt Teilnehmer wieder, wenn Vorname, Name, Geburtstag und E-Mail-Adresse übereinstimmen. So wird vermieden, dass für eine Person in der Personen-App mehrere Datensätze angelegt werden. Die Personen-App enthält eine Funktion, um Duplikate zusammenzuführen.
Warteliste
Legt man ein neues Seminar an, definiert man die Teilnehmerzahl (maximal, minimal, Wunsch) und die maximale Anzahl an Personen, die sich auf der Warteliste eintragen dürfen. Die Teilnehmer rücken nicht automatisch nach, wenn jemand seine Anmeldung storniert. Der Verwalter muss selber entscheiden, wer nachrücken soll. Dazu ändert er den Status einer Person auf der Warteliste auf den Status "Wartelistenplatz auf offiziellen Platz gesetzt (mit Mailversand)". In diesem Fall erhalten sie eine E-Mail und der normale Anmeldeprozess wird eingeleitet. Der Verwalter kann dabei die maximale Teilnehmerzahl überschreiten.
Eine Warteliste gibt es auch, wenn die vom Verwalter eingestellte maximale Zahl der Teilnehmer pro Gliederung überschritten wurde. Zudem landen gesperrte Personen auf der Warteliste.
Verhalten der Warteliste am Beispiel
Beim Rettungsschwimmkurs dürfen maximal zehn Personen teilnehmen. Es stehen schon fünf Personen auf der Warteliste. Jetzt storniert ein Teilnehmer seine Anmeldung, so dass die Veranstaltung neun Teilnehmer und weiterhin fünf Personen auf der Warteliste hat. Jetzt kann es passieren, dass sich eine weitere Person anmeldet bevor der Verwalter den Status einer Person auf der Warteliste anpassen kann. In diesem Fall kann der Verwalter noch eingreifen und den neuen Teilnehmer nicht auf den Status "Bestätigung durch Verwalter" setzen. Besser ist es, wenn dieser Fall gar nicht erst eintritt, weil der Verwalter rechtzeitig eine Person von der Warteliste "hochgezogen" hat.