In der Personen-App werden alle in den verschiedenen Apps erhobenen Personendaten zentral gespeichert und verwaltet. Sie wird vom Arbeitskreis IT angeboten und entwickelt. Die primäre Funktion ist die interne Nutzung innerhalb der Apps des ISC.
Inhalt
| Personen | |
|---|---|
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| Kategorie | Stammdaten |
| Rechte | Personen-Admin |
| Webseiten-Einbindung | UNMÖGLICH |
Personen verwalten
Die Auswahl der Personen ist alphabetisch nach dem Nachnamen sortiert. Andere Sortierungen können über den Klick auf die entsprechende Überschrift vorgenommen.
Ebenso kann man über die Spalte Gliederung die Einträge filtern.
In der Aktion Spalte kann man einen Eintrag zur Bearbeitung öffnen oder den einzelnen Eintrag speichern.
Hauptdaten
- Persönliche Daten: Name, Vorname, Anrede, Geschlecht, akad. Grad, Geburtsdatum, Typ.
- Zusätzlich gibt es in den persönlichen Daten die Möglichkeit, die DLRG-Manager-ID und die Ausweisnummer einzutragen. Speziell die DLRG-Manager-ID soll über eine spätere Schnittstelle DLRG-Manager - ISC verwendet werden.
- Adressdaten: Straße, Hausnummer und Ort
- Mitgliedschaft: Hier können die Gliederungen hinterlegt werden, in der die Person Mitglied ist. Es sollte immer die unterste Gliederungsebene angegeben werden.
- DLRG-Account: Hier wird der Datensatz mit einem DLRG-Account verknüpft. Erst dann kann das Mitglied seine Daten selber sehen und über das ISC eigenständig bearbeiten.
Kontakt
Es können folgende Angaben zu einer Person hinterlegt werden:
- Tel. (privat)
- Tel. (dienstlich)
- Tel. (mobil)
- E-Mail-Adresse
- Fax
- Notfallnummer (wird in der Trainings App verwendet)
Von jedem Typ kann hier ein Eintrag verwendet werden. Alte Einträge, die früher mehrfach vorhanden waren, landen im Archiv.
Bank
Es werden die von der Person angegebenen Bankdaten angezeigt. Zusätzlich können die Daten eines vorhandenen SEPA-Formulars hinterlegt werden.
Die Bankdokumente wie Pre-Notification etc. müssen in der Landessprache der Bank verfasst sein. Da unsere Dokumente immer deutschsprachig sind, können ausländische IBANs nicht verwendet werden.
Anmeldungen
Es werden die Seminare angezeigt, zu denen sich die ausgewählte Person angemeldet hat. Aktuell werden nur Seminare angezeigt, die von der ausgewählten Gliederung über die Seminar-App ausgeschrieben wurden.
Qualifikationen
Übersicht der Scheine und Qualifikationen der Person
Hier können in der Bearbeitung der Qualifikation auch Verlängerungen und Wiederholungen eingetragen werden.
Verwendung
Diese Seite gibt eine Übersicht, wo dieser Eintrag in der Personen-App innerhalb des ISC verwendet wird.
Person löschen
Bearbeiter, die für die Seminar-App freigeschaltet sind, können nur Personen löschen, bei denen noch keine weiteren Daten hinterlegt sind. Insgesamt sollten regelmäßig Personen gelöscht werden, deren Informationen nicht mehr benötigt werden!
Das kann über die eigentliche Person direkt gemacht werden, oder man nutzt die Mehrfachlöschfunktion auf der Übersichtsseite.
Funktion Multilöschen
Im folgenden Dialog wählt man aus, auf welchen Stichtag die Personendaten geprüft werden sollen.
Der Stichtag ist hier immer der 31.12. eines jeden Jahres.
Mit der Auswahl wird dann geprüft, ob es zu der Person Einträge in Seminar, Urkunden-App, Wachplan oder Trainingsapp gibt.
Möchte man explizit nur Personen haben, die KEINE Daten zu der Person haben, die jünger sind, als das ausgewählte Datum, dann setzt man noch den Haken in der Checkbox. Dann werden nur noch Datensätze mit 0/0/0/0 ausgegeben.
Löschung durchführen
Jetzt muss man hier alle Personen in der Liste selektieren, die gelöscht werden sollen. Ebenfalls werden die Daten aus den beteiligten Tabellen der anderen Tabellen gelöscht.
Da dieses NICHT rückgängig zu machen ist, muss man hier die Personen alle EINZELN manuell durch Klick in die Checkbox markieren und dann doppelt bestätigen, dass man die Löschung durchführen möchte, bevor die Löschfunktion aktiviert werden kann.
Duplikate bereinigen
Aktuell wird bei jeder Seminaranmeldung eine neue Person angemeldet. Wenn jemand an mehreren Seminaren einer Gliederung teilgenommen hat, kann es passieren, dass dieser auch mehrfach in der Datenbank hinterlegt ist und daher in der Personen-App mehrfach dargestellt wird. Diese Dopplung kann hier durch den Bearbeiter bereinigt werden.
Beim Untermenüpunkt "Duplikate" erhält man eine Liste der Personen, deren Vor- und Nachname identisch sind. Zum Bereinigen wählt man zwei Personen aus, die zu einer zusammengeführt werden sollen und klickt auf "Auswählen".
Nun werden die Daten zu den beiden ausgewählten Personen nebeneinander dargestellt. In dieser Übersicht muss man sich entscheiden, zu welcher Person man alle Daten zusammenführt. Idealerweise sammelt man alle Daten bei der Person, die schon die meisten Informationen besitzt. Nun können weitere Informationen (weitere E-Mail-Adresse, weitere Tel.-Nr., Anmeldungen zu Seminaren) verschoben werden. Angaben, die ggf. falsch oder doppelt vorhanden sind, können hier auch gelöscht werden.
Sobald bei einer Person (also auf einer Seite in der Übersicht) keine Daten mehr hinterlegt sind, kann man die Person mit dem Löschen-Button aus der Datenbank entfernen. Falls es keine weitere Person mit dem identischen Namen gibt, dann erscheint diese Person auch nicht mehr in der Duplikate-Übersicht.
Einladung zum DLRG-Account
Nutzt ein Mitglied für die Anmeldung am System einen DLRG-Account, kann das Mitglied seine Daten selber bearbeiten, und es werden bei der Anmeldung zu einem Seminar keine Duplikate erstellt.
Hierzu wählt man die entsprechenden Personendaten aus, die man zu einer Erstellung der Einladung verwenden möchte (sie müssen eine Emailadresse hinterlegt haben), und dann schickt man die entsprechende Einladung per Mail an die Person.
Berechtigungen für die App
Um die App nutzen zu können, sind dem DLRG-Account des Bearbeiters die entsprechenden Berechtigungen zuzuweisen:
- Der Seminar-Administrator hat neben seinen Berechtigungen in der Seminar-App auch weitere Berechtigungen in der Personen-App. Dieser darf die Hauptdaten, Kontaktdaten und Scheine ansehen und bearbeiten.
- Die Urkundenbuch-Registrierungsstelle (URKR) kann die Hauptdaten, Kontaktdaten und Qualifikationen einer Person ansehen und bearbeiten.
- Personen: Der Bearbeiter für die Personen hat vollen Zugriff auf die Personen-App, um sämtlichen Daten und Einstellungen zu pflegen.
Einbinden in die Internet-Seiten
Das Einbinden der App in die Gliederungs-Webseiten ist nicht möglich. Die App dient ausschließlich zur internen Verwaltung.
Datenschutz
Im Rahmen dieser App werden sehr viele datenschutzrelevante Informationen erhoben. Daher spielt hier der Datenschutz eine große Rolle und muss unbedingt beachtet werden.
Feedback & Hilfe
Das Feedback kann über Hilfe & Support ebenfalls mitgeteilt werden, ebenso Ideen und Anregungen. Dies ist zudem der beste Ort für Probleme und Hilfegesuche.
11 Kommentare
Christian Kneipp sagt:
Guten Morgen,
es gibt ja den export für die Personen Daten, gibt es auch einen Import?
Wir wollen Mitgliedsausweise erstellen und das Feld Ausweisnummer mit Leben füllen, so dass wir die Scanfunktion der Trainer-app nutzen können. Da wir mehr als 250 Schwimmkinder haben wäre ei Import der Ausweisnummer sehr hilfreich.
Julian Fürst sagt:
Nein, es gibt keinen Import direkt aus dem DLRG-Manager.
Die Felder für Ausweisnummer und DLRG-Manager ID werden nicht von der Seminarapp befüllt, so dass der aktuelle Workaround Personen über ein Dummy Seminar ins ISC zu holeneuch nichts nützen wird. Ich fürchte da müsst ihr von Hand durch gehen.Christian Kneipp sagt:
der Hinweis mit dem Seminar ist nicht schlecht.
der Import dort hat die Ausweis ID optional.
Julian Fürst sagt:
Muss mich korrigieren, habe gerade erfahren, das die Seminarapp sehrwohl beim Import aus einer .csv Datei Ausweisnummer und DLRG-Manager-ID entgegen nimmt. Folgendes wäre also möglich:
Alle Teilnehmer aus dem DLRG-Manager in eine .csv Datei exportieren. Schon im DLRG Manager, oder dann in der Datei Ausweisnummern vergeben und mit einem dummy Seminar ins ISC holen.
Johannes Guitan [X] sagt:
Wir sind gerade auch in der Erstellung der Personen für die Trainings und Seminare. Die Möglichkeit eines Imports über eine ID der bestehenden Person eventuell Informationen zu "mergen" wäre hilfreich. Die Schwierigkeit zur Zeit ist nämlich ist, dass bei dem ersten Import die Ausweisnummern und die DLRG-Manager-Id noch nicht bekannt war. Dies ist jedoch in Zukunft vorhanden. Das updaten der Personen einzeln bei über 500 Schwimmern ist dann Zeitaufwändig. Der neue Import mit den Daten würde dann jedoch alle Personen mit doppelt anlegen. Hier hilft zwar die Duplikatefunktion, jedoch ein schnelles Zusammenführen der Personen ist hier dann auch nicht möglich.
Technisch wäre ein Bulk update für die übergebenen Personen-IDs und die entsprechenden Felder interessant. So können dann auch den Personen die vorher keine Mitgliedschaft im Verein hatten, die entsprechende Mitgliedschaft (EDV-Nummer der Gliederung 7 oder 8 Stellig) zugeordnet oder DLRG-Manager-Id bzw. Mitgliedsausweisnummer upgedatet werden.
Daniel Gonzalez Fernandez sagt:
Hallo,
kurze Frage. Wenn eine Gliederung eine neue Person in der Personen App anlegt, ist diese dann auch im übergeordnetem Bezirk unter der Personen App zu sehen?
Johannes Pieper sagt:
Jede Gliederung hat ihre eignen Daten: Also nein.
Roman Hambsch sagt:
Wenn sich eine Person für ein Seminar (z. B. EH Kurs anmeldet), wird die Person ja in der Personen App gelistet. Ich sehe sie dann auch unter "Verwendung" beim EH Kurs.
Wenn nun der EH Kurs abgeschlossen ist, wäre es natürlich hilfreich, wenn die Teilnahme automatisch im Reiter "Qualifikationen" angelegt wird. Gibt es dazu eine Möglichkeit? Ggf. als Inport über eine Teilnehmerliste aus der SeminarApp.
Bei jedem einezelnen Teilnehmer die ganzen Kursdaten einzutragen ist doch etwas umständlich.
Marcus Dietterle sagt:
Hallo,
eine automatische Möglichkeit existiert nicht. Jedoch eine halbautomatische Möglichkeit.
Dieses ist auch bereits vor dem Ende des Seminars möglich. Dies ermöglicht beispielsweise im Büro der Gliederung die Dokumente zu drucken und später am Ausbildungsort zu verteilen, weil dort die entsprechenden IT-Infrastruktur fehlt oder organisatorische Gründe.
Dies ist eine Stärke des ISC. Eine weitere Stärke des ISC ist der Hilfe & Support und der beste Ort für Hilfsgesuche und Probleme als das Wiki. Dort helfen die freundlichen ehrenamtlichen Mitglieder des AK-IT bei Deinen Anliegen und Problemen. Meistens schneller als im Wiki, dem falschen Ort.
Sarah Schwendt sagt:
Wo finde ich das Untermenü, um die Duplikationen bereiningen kann? Wenn ich auf die Personen App klicke, hab ich dort nur den Punkt Übersicht und kann nix weiter öffnen.
Des Weiteren werden mir zur Zeit nicht die Ablaufdaten der Qualifikationen angezeigt. Muss ich da noch was einstellen oder sollte das automatisch eingezeigt werden?
MfG
Sarah
Michael Vorschütz sagt:
Supportanfragen bitte ausschließlich üger https://hilfe.dlrg.net stellen. Die Funktionen sieht man, wenn man Personen Admin ist.