Die Urkunden-App unterscheidet zwischen zwei Arten von Einstellungen, den Einstellungen und den persönlichen Einstellungen. Die Einstellungen gelten für alle Anwender der Urkunden-App (unabhängig von den persönlichen Einstellungen) und können nur vom Urkunden-Administrator vorgenommen werden. Die persönlichen Einstellungen gelten nur für einen Benutzer und werden von diesem selbst vorgenommen.

Einstellungen

Diese Einstellungen kann nur der Urkunden-Administrator vornehmen. Die Einstellungen gelten für alle Nutzer der Urkunden-App.

• Lfd.Nr. automatisch vergeben: Durch die Urkunden-App kann die nächste lfd. Nr. für die Qualifikation ermittelt werden. Der Benutzer muss dann beim Anlegen der Urkunde keine lfd. Nr. angeben (er kann dann auch keine mehr angeben.

•  Prüfungskarten: unvollständige Prüfungskarten erstellen: Normalerweise ergibt es keinen Sinn, unvollständige Prüfungskarten (d.h. Prüfungskarten, deren Prüfungsteile nicht alle erfüllt sind) zu erstellen, da eine Urkunde voraussetzt, dass die Prüfungsleistungen vollständig erfüllt wurden. Für die Gliederung kann gegen die Empfehlung entschieden werden, halbfertige Prüfungskarten dennoch mit der Urkundenanlage zu erstellen.

"Analoge" Gliederungen können die Prüfungskartenfunktion auch abschalten.

Persönliche Einstellungen

Die hier vorgenommenen Einstellungen gelten nur für den aktuell angemeldeten Benutzer. Sie dienen dazu bestimmte Felder bei der Erfassung der Urkunden vorzubelegen und somit die Eingabe zu vereinfachen. Um die Werte wieder zu löschen einfach den Wert wieder entfernen.

• Letzte Ausbildung & Prüfer merken: Wurde eine Urkunde erstellt, werden die wichtigsten Daten im Browser zwischengespeichert, damit diese bei der nächsten Urkunde vorbelegt werden. Damit wird die Eingabe mehrerer gleicher Urkunden (Kursende) deutlich vereinfacht.

• Verlängerungen vs. Urkunden: Es kann gewählt werden, ob bei der Filterung nach Verlängerungen in der Urkunden-Übersicht nur die Verlängerungen oder die Verlängerungen gemeinsam mit den Urkunden aufgelistet werden sollen.

• Personen in Personen-App öffnen: Aus der Urkundenübersicht heraus können Personendaten der Urkundeninhabers angezeigt werden. Hiermit kann entschieden werden, ob die Person in einem separaten Tab in der Personen-App geladen werden soll oder die Personendaten als Dialog in der Urkunden-App angezeigt werden sollen - oder beides.
• Verschiebung PDF (x | y): PDF-Ausdrucke können in x- und y-Richtung verschoben werden, um den bestmöglichen Ausdruck mit dem eigenen Drucker zu erreichen.

Einstellung in der "Meine Daten"-App

Unter "Meine Konfiguration" in der "Meine Daten"-App kann die Freigabe von Urkunden bei der Erstellung gesteuert werden.

• Freigabe-Gliederungen: Urkunden werden bei der Erstellung durch fremde Gliederungen automatisch allen hier ausgewählten Gliederungen freigegeben. Sinnvollerweise gibt man hier die wichtigste(n) Gliederung(en) (die "Heimatgliederung") an, die immer alle Urkunden sehen sollen, an.