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Die Veranstalter-App ist eine App im Internet Service Center (ISC) zur zentralen Verwaltung von Veranstaltern für verschiedene, angebotene Apps. Sie wird vom Arbeitskreis Informationstechnik angeboten und entwickelt.

Funktionen

In der Veranstalter-App können zentral die Veranstalter hinterlegt werden, die dann in anderen Apps verwendet werden können. Dabei können zum Veranstalter verschiedene Informationen hinterlegt werden, die je nach Nutzung der anderen Apps und deren Funktion benötigt werden. 

Die Nutzung der App erfolgt ausschließlich über das Internet Service Center (ISC).

Veranstalter verwalten

Als Grunddaten werden zu jedem Veranstalter folgende Informationen erfasst:

  • Bezeichnung
  • Typ (z.B. Ortsgruppe)
  • EDV Nummer

Die EDV Nummer ist die EDV Nummer der Gliederung, die dieser Veranstalter wiederspiegelt. Die EDV Nummer kann mehreren Veranstalter zugeordnet werden. Über die EDV Nummer werden in den Apps zusätzliche Informationen (insb. die Anschrift und allgemeinen Daten, wie Vorsitzender) aus der Gliederungs-App gelanden.

Die EDV Nummer (Gliederungs ID) kann man auch im ISC ablesen, indem man rechts oben auf den Namen der Gliederung klickt. Dort nimmt man dann die entsprechend angezeigte Nummer (inklusive der führenden Nullen).

Für die Abwicklung des Rechnungswesen in der Seminar-App müssen die Bankdaten im Veranstalter hinterlegt sein:

  • Kontoinhaber
  • Bankname
  • IBAN
  • BIC
  • Gläubiger ID
  • Adresse für E-Mandate

Die BIC ist für die innerdeutsche Abwicklung nicht mehr notwendig. Allerdings verlangen einige Onlinebankingen Programme bzw. Webseiten der Banken diese Information weiterhin. Daher empfehlen wir hier diese Information weiterhin anzugeben.

Die Gläubiger ID ist notwendig für die korrekte Abwicklung der SEPA Lastschrift. Ohne die Gläubiger ID können die Dokumente (z.B. SEPA XML und Pre-Notification) nicht korrekt erstellt werden.

Die Adresse für die E-Mandate sollte ein Postfach sein auf das der Schatzmeister Zugriff hat. An diese Adresse werden die E-Mandats Nachweise gesendet, die als Nachweis für die Bank aufbewahrt werden müssen. 


Für die Rechnungslegung müssen außerdem Informationen für das Zahlungsziel hinterlegt werden:

  • Zahlungsziel in Tagen 
  • Zeitpunkt (vor oder nach der Veranstaltung)

Anhand der hinterlegten Informationen wird bei der Rechnungsstellung das korrekte Zieldatum errechnet. Wird dieses z.B. unterschritten (Zahlungsziel 10 Tage, aber es sind nur noch 5 Tage), dann wird das Zahlungsziel sofort angegeben. 


Für die Ausstellung BG Unterlagen müssen die Informationen zur Medizin ausgefüllt werden: 

  • FeV Aktenzeichen
  • FeV Behörde
  • FeV Datum
  • Arzt
  • BG Kennziffer
  • BG Gliederung
  • PLZ
  • Ort
  • Strasse

Die Informationen werden (soweit die entsprechende Zulassung der Behörde / Organisation vorliegt) benötigt, um die Dokumente entsprechend ausstellen zu können. 

Veranstalter löschen

Veranstalter können nur gelöscht werden, wenn diese keine Abhängigkeiten mehr haben. Das bedeutet es darf keinen Termin oder Lehrgang mehr geben, der diesen Veranstalter zugeordnet hat. Die Verwendung wird beim löschen geprüft, sodass nicht aus Versehen Veranstalter gelöscht werden können. Löschen bedeutet in diesem Fall auch, dass der Veranstalter vollständig aus der Datenbank gelöscht wird und nicht mehr wiederhergestellt werden kann. 

Veranstalter verschmelzen

Sollen mehrere Veranstalter zu einem Veranstalter zusammengefasst werden, so können diese über die Verschmelzen Funktion zusammengeführt werden. Dabei werden alle abhängigen Termine und Seminare auf den neuen Veranstalter geändert. Die alten Veranstalter werden bei dem Vorgang gelöscht. Informationen am Veranstalter werden dabei nicht geändert.

Best Practice

Gliederung mit verschiedenen Konten

Ihr habt eine Gliederung die verschiedene Konten hat und in der Seminar-App auch mit diesen verschiedenen Konten verwendet werden soll. Hier wird empfohlen, den Veranstalter doppelt anzulegen. Name und EDV-Nummer können hier die gleich sein. 

Berechtigungen für die App

Die Berechtigungen für diese App werden automatisch bei den relevanten Apps (u.a. Termin- und Seminar-App) vergeben. Eine separate Vergabe von Rechten ist daher nicht notwendig.

Einbinden in die Homepage

Eine Einbindung in die Homepage ist nicht möglich.

Datenschutz

Es kann der Name des Arztes für die BG Bescheinigungen erfasst werden. Dieses ist nur dann erforderlich, wenn auch BG Bescheinigungen im ISC gedruckt werden sollen. 

Auswirkungen

Die Veranstalter werden im Moment in folgenden Apps verwendet: