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| Freigegebene Postfächer benötigen keine Lizenz und sind damit kostenfrei. |
Stauts-Aktionen
In den Benutzer-Ansichten stehen verschiedene "Status"-Aktionen zur Verfügung:
- Aktivieren
- Erstanlage
Ein Benutzer der neu angelegt ist, muss nach dem Speichern "Kostenpflichtig aktiviert" werden. Erst dann wird dieser in M365 angelegt und bekommt seine Zugangsdaten zugeschickt Re-Aktivierung - Deaktivieren
Ein Benutzer Freigegebenes Postfach kann (temporär) deaktiviert werden. Der Benutzer Das Freigegebenes Postfach kann sich dann nicht mehr anmelden und hat keinen Zugriff auf Dateien oder E-Mails. Der Benutzer behält aber weiterhin seine Lizenz, sodass weiterhin Lizenzkosten anfallen. - Kostenstelle ändern
Die Lizenz eines Benutzers wird immer einer Gliederung in Rechnung gestellt. In der Regel ist das die höchste Gliederung, in der der Benutzer tätig ist. Wenn sich hier Änderungen ergeben, kann über "Kostenstelle ändern" ein Antrag gestellt werden, dass dieser Benutzer an eine andere Gliederung übertragen wird. Sollte der Antrag angenommen werden, wird der Benutzer automatisch der neuen Gliederung zugeordnet, welche ab dann die Kosten für den Benutzer übernimmt. - Löschen
- In Papierkorb verschieben
Der Benutzer wird deaktiviert und seine Lizenzen werden entfernt. Es gilt das gleiche wie für "Deaktivieren", nur dass der Benutzer hier keine Lizenz mehr hat und demnach auch keine Lizenzkosten anfallen.
Hinweis:
Bitte Benutzer auch endgültig löschen, wenn diese nicht mehr benötigt werden. Also den Papierkorb regelmäßig auch prüfen und leeren. - Endgültig Löschen
Der Benutzer seine Daten und E-Mails werden vollständig aus dem System gelöscht.
- In Papierkorb verschieben
- benutzt/aufgerufen werden.
- Löschen
Wenn ein Freigegebenes Postfach gelöscht wird, wende alle E-Mails und das Postfach gelöscht.
Wenn ein Benutzer Wenn ein Freigegebenes Postfach deaktiviert wurde, kann dieser dies mit dem Status "Aktivieren" wieder aktiviert werden
Freigegebenes Postfach Benutzer anlegen/bearbeiten
Tab: Allgemein
Beim Anlegen eines Benutzers wird der Benutzername automatisch gemäß den Vorgaben aus den Definitionen ermittelt. Diese sind im Team "Bundesweit" in der aktuellen Version abgelegt.
Jedem Benutzer muss genau eine Basis-Lizenz zugewiesen werden. Damit wird festgelegt, welche Grundfunktionen und Programme dem Benutzer zur Verfügung stehen. Weitere Lizenz-Infos können über das "i"-Icon nachgelesen werden.
Jedem Benutzer können ein oder mehrere Zusatzlizenzen zugewiesen werden. Damit kann der Funktionsumfang erweitert werden. Auch hier können weitere Infos über das "i"-Icon nachgelesen werden.
Die Angaben "Vorname" und "Nachname" sind Pflichtfelder und müssen mit angegeben werden. Das Feld "Akademischer Grad" kann mit angegeben werden, sofern die Person einen akademischen Grad hat. Aus diesen Angaben wird der "Anzeigename" automatisch ermittelt.
Die Felder "Leerzeichen in Mailadresse" und "Jugend-Konto" stehen nur bei der Anlage des Benutzers zur Verfügung und können nachträglich nicht mehr geändert werden. Was die jeweiligen Optionen genau bewirken, kann unter dem "i"-Icon nachgelesen werden.
Das Feld "DLRG-Account" ist ein Pflichtfeld. Beim Speichern des Benutzers werden die Felder "Vorname", "Nachname" und "Akademischer Grad" mit den Angaben am DLRG-Account verglichen. Wenn am DLRG-Account ein anderer Vor- oder Nachname hinterlegt ist, erscheint eine Fehlermeldung.
In der Regel muss dann mit dem Inhaber des DLRG-Accounts zusammen geschaut werden, wo die Angaben falsch sind und korrigiert werden müssen. Die Änderung der Daten am DLRG-Account kann nur der Inhaber des DLRG-Accounts selbst vornehmen.
Das Feld "Persönliche Mailadresse" ist ein Pflichtfeld und muss eine Mailadresse enthalten, die keine DLRG-Mailadresse ist. Diese Mailadresse wird am Benutzer hinterlegt und ist für die "Passwort vergessen"-Funktion von Microsoft.
Tab: Kontakt
Hier müssen weitere Daten zur Person angegeben werden. Diese werden am Benutzer gespeichert und können dann von allen Benutzern in M365 im Adressbuch und/oder in Teams angesehen werden. So kann jeder bei einer Person schauen, wo diese herkommt (Feld "Heimatgliederung") oder was die höchste Gliederung bzw. die Gliederung mit dem höchsten Wahlamt der Person ist.
Die Angaben "Position", "Abteilung" und "Manager/Vorgesetzter" beziehen sich immer auf die "Höchste Gliederung". Zur Kontrolle werden die Angaben im der blauen Hinweis-Box über den Angaben zusammengefasst, sodass einmal nachgelesen werden kann, was angegeben/eingestellt wurde.
Mehrere Benutzer anlegen/CSV-Import
Bei der Anlage mehrerer Benutzer, kann beim Speichern die Option "Speichern & Neu" gewählt werden. Wenn der Benutzer erfolgreich gespeichert wurde, erscheint ein leeres Formular, in dem direkt ein weiterer Benutzer eingegeben werden kann.
Wenn ein Fehler beim Speichern auftritt, wird dieser angezeigt und der Fehler kann korrigiert werden.
Freigegebenes Postfach muss ein Name angegeben werden. Typische Namen können über den Button "Vorgeschlagene Namen" angezeigt werden. Das System schlägt bei der Eingabe passende Einträge vor, die per Klick übernommen werden können.
Die E-Mail-Adresse wird automatisch ermittelt und kann nicht geändert werden.
Alle Accounts, die als "Besitzer" angegeben werden, können auf das Freigegebenes Postfach zugreifen und "Im Auftrag" des Postfaches E-Mails versenden. Das Freigegebenes Postfach taucht in der Regel automatisch in Outlook auf (gilt für "Outlook neu" und "Outlook Web App" (OWA))
