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Alternativ zum "Ablehnen" könntest du eine Reservierung, die du nicht bestätigen möchtest, auch "Löschen". Die Unterschiede werden hier kurz erklärt:
| Unterscheidungsmerkmal | Ablehnen | Löschen |
|---|---|---|
| Antragsteller wird per Mail informiert? | Ja | Ja |
| Sichtbarkeit | Eine abgelehnte Reservierung bleibt im System gespeichert: man sieht, wer sie wann beantragt hat und wer sie wann abgelehnt hat, inklusive der Ablehnungs-Begründung. | Die Reservierung wird komplett aus der Datenbank gelöscht. |
| Kommentar möglich? | Ja, du kannst/solltest einen Kommentar eingeben, warum du die Reservierung ablehnst | Nein |
| Weitere Reservierung zum gleichen Zeitpunkt möglich? | Ja: abgelehnte Reservierungen werden bei weiteren zeitgleichen Reservierungsanfragen nicht als Konflikt angezeigt. | Ja: keine Konflikte, da die Reservierung gar nicht mehr bekannt ist. |
| Spätere Änderung der Entscheidung möglich? | Ja, eine abgelehnte Reservierung kann später doch noch bestätigt werden. | Nein |
Empfehlung:
- In den meisten Fälle sollte "Ablehnen" genutzt werden, um die inhaltliche Entscheidung zu dokumentieren.
- "Löschen" sollte vor allem bei fehlerhaft angelegten Reservierungen verwendet werden
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Gelegentlich kann es passieren, dass eine Ressource temporär nicht verfügbar ist. Beispielsweise ist ein Fahrzeug durch einen Schaden nicht mehr einsatzbereit. Dann soll es für weitere Reservierungen nicht verfügbar sein. Um jenes das abzubilden kannst Du folgende Möglichkeiten nutzen:
- Du kannst für die Ressource für den Zeitraum bis zur geplanten Reparatur eine Reservierung erstellen. Somit verhinderst du neue Reservierungen in diesem Zeitraum. Gib deiner Reserverierung Reservierung einen passenden Titel (z.B. "Motorschaden") für mehr Transparenz an deine Anwender.
- Du kannst die Ressource auf "Genehmigungspflichtig" stellen - falls sie das nicht sowieso schon der Fall ist. Wenn die Anwender nun eine Reservierungsanfrage erstellen, erhält der jeweilige Verwalter der Ressource eine Genehmigungsanfrage per Mail. Diese Anfrage kann der Verwalter ablehnen - sinnvollerweise gibt er dabei einen passenden Kommentar ein (z.B. "abgelehnt weil das Fahrzeug einen Motorschaden hat..")
- Du kannst im Feld "Kommentar"/"Reservierungshinweis" der Ressource vermerken, dass sie gerade defekt ist. Dieser Information wird für jedem User angezeigt, wenn er eine Reservierung erstellen möchte.
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