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Sobald der Verwalter die Reservierung genehmigt oder ablehnt, erhältst du wiederum eine Mail.
Status einer Reservierung
Es gibt drei möglichen Status-Werte einer Reservierung: Beantragt / Bestätigt / Abgelehnt.
In der Kalender-Ansicht werden Reservierungen mit Status "Beantragt" farblich die einzelnen Einträge abhängig von ihrem Status etwas anders dargestellt (heller und schraffiert), damit man den Unterschied schneller schnell erkennt.:
Genehmigungspflichtige Ressourcen: Reservierungen genehmigen oder ablehnen
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In diesen Fällen berechnet das System deine effektive Berechtigung nach folgenden Regeln:
| Funktion | Bedingung |
|---|---|
| Du darfst eine Reservierung sehen, .... | ... wenn du auf mindestens einer betroffenen Ressource mindestens die Lese-Rolle hast. |
| Du darfst eine Reservierung erstellen, ... | ... wenn du bei allen betroffenen Ressourcen mindestens die Rolle "Regulärer Nutzer" hast. |
| Du darfst eine Reservierung für einen anderen Nutzer erstellen, ... | ... wenn du bei allen betroffenen Ressourcen Verwalter bist. |
| Du darfst eine beantragte Reservierung genehmigen, ... | ... wenn du bei allen genehmigungspflichtigen betroffenen Ressourcen Verwalter bist. ... oder - falls keine betroffene Ressource genehmigungspflichtig ist - wenn du bei mindestens einer betroffenen Ressource Verwalter bist. |
| Du darfst eine beantragte Reservierung ablehnen, ... | ... wenn du bei mindestens einer betroffenen Ressource Verwalter bist. |
| Du darfst eine vorhandene Reservierung ändern oder löschen, ... | ... wenn du selbst der eigetragene Nutzer der Reservierung bist und bei allen zugehörigen Ressourcen mindestens die Rolle "Regulärer Nutzer" hast. ... oder wenn du Verwalter aller zugehörigen Ressourcen bist. |
| Du darfst Reservierungen in der Vergangenheit anlegen/editieren, ... | ... wenn dir diese Aktion bei allen zugehörigen Ressourcen im Einzelnen gestattet wäre. |
Gerade bei genehmigungspflichtigen Ressourcen ist es also wichtig, dass es jemanden gibt, der die Verwalter-Rolle für alle Ressourcen hat, die du reservieren willst.
In den meisten Situationen sollte dies der Fall sein: Wenn du z.B. zwei Boote für eine Übung reservieren willst, haben beide Boote vermutlich denselben Verwalter, und das Ganze funktioniert.
Wenn du aber z.B. ein Boot und einen Satz Schwimmbretter reservieren willst, ist es gut möglich, dass hier unterschiedliche Verwalter definiert wurden. Sofern das Programm niemanden ermitteln kann, der Verwalter für beide Ressourcen ist, wird die Reservierung automatisch abgelehnt. In diesem Fall musst du zwei getrennte Reservierungen erstellen - eine für das Boot und eine für die Schwimmbretter. (Tipp: nachdem du die erste Reservierung für das Boot erstellt hast, nutze die "Duplizieren" Funktion, und tausche bei der neuen Reservierung nur das Boot gegen die Schwimmbretter aus. Datum, Uhrzeit und Veranstaltungsbeschreibung musst du dann nicht nochmal eingeben.)
Reservierung für eine andere
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Person erstellen
Normalerweise wird eine Reservierung, die du anlegst, für dich als Nutzer erstellt. Daher wird dein Nutzername automatisch im Feld "Reserviert für" eingetragen - und das Feld ist standardmäßig deaktiviert (grau dargestellt), sodass du niemand anderen eintragen kann.
Wenn du aber Verwalter einer Ressource bist, wird das Feld "Reserviert für" editierbar und du kannst einen anderen Nutzer auswählen.
Dies kann in bestimmten Fällen sinnvoll sein, wenn einem Anwender nicht dauerhaft Zugriff auf eure Ressourcen bekommen soll, aber eben trotzdem eben einmal die Ressource nutzen darf. Beispiel: Verleih von Material an andere Gliederungen.
Du kannst hier nur Anwender auswählen, die einen DLRG-Account im ISC haben. Es ist nicht möglich, eine Person aus der Personen-App auszuwählen.
Falls der gewählte Anwender in deiner Gliederung Berechtigung auf die Ressourcen-App und auf die gewählte Ressource hat, kann er die Reservierung anschließend normal weiter bearbeiten.
Falls der Anwender keinen Zugriff hat, kann er im ISC zwar nicht auf die Reservierung zugreifen, aber er erhält auch die E-Mail über die erstellte Reservierung und hat somit alle wichtige Informationen
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todo...
Umgang mit zeitlichen Konflikten
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Beim Erstellen einer Reservierung prüft die Ressourcen-App, ob die gewünschte Ressource im gleichen Zeitraum bereits reserviert ist. Falls dies der Fall ist, bekommst du einen entsprechenden Hinweis. In den meisten Fällen ist es dann sinnvoll, dass du dir einen anderen Zeitraum für deine Reservierung suchst.
Es ist aber auch möglich, dass du trotz der bestehenden Reservierung deine Reservierungsanfrage im gleichen Zeitraum erstellst. Vielleicht ist deine Reservierung ja wichtiger.
In so einem Fall muss nun der Verwalter der Reservierung entscheiden, welche der Reservierungsanfragen bestätigt wird und welche abgelehnt werden müssen.
Die Ressourcen-App stellt dabei sicher, dass es niemals mehrere gleichzeitige Reservierungen geben kann, die alle den Status "Bestätigt" haben.
Hinweis: dieses Verhalten ist identisch, egal ob die betroffene Ressource genehmigungspflichtig ist oder nicht.
Auch Reservierungen für Ressourcen ohne Genehmigungspflicht können also durch einen Verwalter genehmigt oder abgelehnt werden.
Der einzige Unterschied ist: sofern keine Genehmigungspflicht besteht, wird die erste Reservierung (die noch keinen Termin-Konflikt hat) automatisch bestätigt.todo
Historie einer Reservierung: Wer hat wann geändert?
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