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Als Ort der Zusammenarbeit durch gemeinsames Bearbeiten und gemeinsamen gemeinsame Dateiablage für die verschiedenen Gremien einer Gliederung
- Als Unterstützung der Arbeit in den Gliederungen
- Als Team-Kalender
Wofür die DLRG-Cloud nicht vorgesehen ist
- Als Speicherplatz für alle hochauflösenden Bilder der Gliederung der letzten Jahre (wenn die 5 GB erreicht sind, gibt es vorerst keinen weiteren Speicherplatz)
- Als Möglichkeit, Bilder für die Homepage Webseiten hochzuladen, ; denn bei der Cloud geht es um Daten, die eben nicht frei zugänglich sein sollen.
- Als pauschaler Ablageort für personenbezogene Daten oder Daten der Mitgliederverwaltung (Empfohlener empfohlener Ort: → SEWOBE oder → ISC). Für den Fall der Speicherung personenbezogener Daten und Mitgliederdaten muss der Zugriff auf diesen Bereich - DSGVO-konform - auf die notwendigen Personen beschränkt werden. Ein aussagekräftiger Name des Ordners, der auf die personenbezogenen Daten hinweist, wäre hilfreich. Die berechtigten Personen sollten vor allem in Bezug auf die "Teilen"-Funktion besonders sensibilisiert werden.
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Um die Cloud zu administrieren, benötigt der zu berechtigende DLRG-Account die Berechtigung AppsBerechtigung "Apps-Cloud-Admin oder Internet" oder "Internet-Webmaster".
- Benutzer und Speicherplatz werden über die App "Cloud / Intern-Bereiche" im Internet-Service-Center konfiguriert
Es muss ein neuer Intern-Bereich angelegt werden, und diesem müssen Speicherplatz und berechtigte DLRG-Accounts zugewiesen werden.
Erweitern title Schritt für Schritt... Neuen Intern-Bereich anlegen
Schritt 1 - Schaltfläche [+ Neu] (Bereich hinzufügen) drücken.
Es öffnet sich der Tab "Eigenschaften" des neuen internen Bereichs.
Schritt 2 - Felder/Eigenschaften ausfüllen/auswählen.
Feld Inhalt Name Name des Verzeichnisses - in der DLRG-Cloud wird diesem dann noch die Gliederungsnummer vorangestellt. Cloud-Speicher Größe des zugewiesenen Speicherplatzes. TYPO3 Folgende Funktionen sind für internen Bereich im TYPO3 . Für vorgesehen; für einen Cloud Ordner können diese Funktionen ignoriert werden. - Bereich als Gruppe in TYPO3 nutzen Für einen internen passwortgeschützten Bereich auf der Homepage den Webseiten kann hier die Nutzung für TYPO3 gesetzt werden. - Geschützte Verzeichnisse [+] Hier können Verzeichnisse aus TYPO3 ausgewählt werden:
- [+] drücken,
- Verzeichnis oder Unterverzeichnis auswählen und
- [Hinzufügen] drücken, um es zu übernehmen.Funktion: Werden im TYPO3 beispielsweise Dateien im internen Bereich hochgeladen, so sind diese in der Standardeinstellung weltweit erreichbar.
Werden Verzeichnisse nun an dieser Stelle geschützt, sind diese nur noch für die gewählte Nutzergruppe zugreifbar.Sinnvoll ist dies besonders für Dateien, die nur in internen Bereichen zur Verfügung stehen sollen, z.B. Beispielsweise Protokolle oder interne Bildergalerien.
Achtung: Die Inhalte der gewählten TYPO3-Verzeichnisse können dann ohne Login in die der DLRG-Cloud nicht mehr per Web-Browser abgerufen werden!
Wird der gesamte public_html Ordner geschützt, so ist die komplette Gliederungswebsite nicht mehr ohne vorheriges Login in eine berechtigte Nutzergruppe zugreifbar.Schritt 3 - Schaltfläche [internen Bereich erstellen] drücken, um die Werte zu übernehmen und das Verzeichnis anzulegen.
Benutzer bzw. DLRG-Accounts zuweisen
Schritt 1 - Den (gerade angelegten) Intern-Bereich in der App Cloud / Intern-Bereich auswählen.
Es öffnet sich der Tab "Eigenschaften" des (gerade angelegten) Intern-Bereichs.
Schritt 2 - Den Tab "Benutzer" auswählen.
Es öffnet sich der Tab "Benutzer". Er zeigt die Liste der zugeordneten Benutzer bzw. DLRG-Accounts. Beim ersten Aufruf ist die Liste leer.
Schritt 3 - Benutzer bzw. DLRG-Accounts hinzufügen.
Zum Hinzufügen eines (weiteren) Benutzers bzw. DLRG-Accounts gibt es zwei Möglichkeiten:
Listenauswahl: links [ --- Auswählen --- ]
Mit der Listenauswahl kann ein der Gliederung zugeordneter Benutzer bzw. DLRG-Account (s. App Gliederung / DLRG-Accounts) direkt ausgewählt werden.Freitexteingabe: rechts [DLRG-Account-Benutzername]
Benutzer bzw. DLRG-Accounts, die nicht der Gliederung zugeordnet sind (bspw. Mitglieder aus einer benachbarten Gliederung), können, wenn deren DLRG-Account-Benutzername bekannt ist, direkt als Freitext in dem rechten Textfeld eingegeben werden.Abgeschlossen wird die Auswahl mit einem Click Klick auf die Schaltfläche [DLRG-Account hinzufügen].
Der Schritte 3 kann dann für weitere Benutzer bzw. DLRG-Accounts wiederholt werden. Hat man sich vertan, dann kann ein Benutzer bzw. DLRG-Account mit einem Click Klick auf die das zugehörige Mülltonne Mülltonnen-Symbol aus der Liste entfernt werden.
Schritt 4 - Zurück in die Liste der Intern-Bereiche.
Durch einen Click Klick auf das Listen-Icon rechts oben kommt man zurück in die Liste der Intern-Bereiche und kann bspw. einen weiteren Intern-Bereich anlegen.
- Achtung: Alle Änderungen brauchen bis zu 30 Minuten, bis sie wirksam werden.
- Achtung: Der Account-/Login-Name ist case-sensitive → Groß-/Kleinschreibung beachten.
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- Definiert was synchronisiert werden soll. Bei der Auswahl einzelner Elemente kann man in einem Verzeichnisbaum genau festlegen was definiert werden soll.
- Hier wird das Verzeichnis angegeben, in das synchronisiert werden soll. Die Verzeichnisse der Cloud werden genau so lokal abgelegt. In diesem Beispiel gibt es also nach der Installation ein Verzeichnis c:\tmp\test\1xxxxxx-Technik etc.
- Mit "Verbinden" ist die Konfiguration abgeschlossen, und die Hauptansicht des Clients wird dargestellt.
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- Beim Einloggen
- Erst nach dem Anlegen und Hinzufügen zu einem Cloud-Bereich ist ein Einloggen möglich
- 30 Minuten abgewartet?
- Beim Synchronisieren mit dem Client
- Vereinzelt kann es vorkommen, dass sich nach häufigen häufigem Verschieben mit der Desktop-Software Ordner und Dateien nicht mehr löschen lassen, ; in diesem Fall eine Mail an webmaster@dlrg.de mit den EDV Nummer der betroffenen Gliederung und dem Ordnernamen / Ordnerpfad schreiben.
- Beim Öffnen von Dokumenten
- Grundsätzlich steht ein Dienst bereit (Collabora), der es ermöglicht, Dokumente wie z.B. Excel-Tabellen oder Word-Dokumente in der Cloud zu bearbeiten.
- Dieser Dienst befindet sich allerdings noch in der Erprobung. Das kann dazu führen, dass beim Versuch, ein Dokument zu öffnen, nur eine weiße Seite erscheint. Wir bitten dies zu entschuldigen.
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Über das Teilen Symbol (1) kann ich nun eine Kalender frei geben. Über das Suchfeld kann ich die Nummer der Gruppe eingeben, die ich berechtigen will. Die Nummer steht in der Klammer hinter dem Namen in der Berechtigungs-App. Die Der Gruppe muss kein Speicherbereich in der Cloud zugordnet sein. Eine ; eine Gruppe für den internen Bereich reicht.
Nach Auswahl der Gruppe erscheint diese in der Liste, und ich kann festlegen, ob die Inhaber der Gruppe Termine bearbeiten dürfen.
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Eine zweite Möglichkeit ist es, den Kalender über einen Link zu veröffentlichen.
Entweder man verschickt eine Mail mit dem Briefumschlag oder öffnet den Link mit einem Klick auf das zweite Symbol. ; die Adresse kann dann aus der Adressleiste entnommen werden. 
Jeder der den Link kennt kann nun lesend auf den Kalender zugreifen.
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Kalender in Desktopclients integrieren
Server-Fragen
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Gelöschte Dateien
Gelöschte Dateien werden in einen Papierkorb verschoben und können von dort aus wieder hergestellt oder endgültig gelöscht werden.
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- Wir arbeiten ehrenamtlich, ; d. h. wenn ihr euch kurz vor Ablauf obiger Zugriffszeit (7 Tage) erst meldet, könnte es schon zu spät sein, weil eine gewisse Vorlaufzeit notwendig ist. Am besten schon sehr bald nach der Löschung bei uns melden, sonst fallen die alten Stände aus dem Backupzeitraum heraus!
- Wir bearbeiten Wiederherstellungsanfragen im Rahmen unserer Möglichkeiten. Sofern der Umfang solcher Anfragen diese übersteigt, behalten wir uns Einschränkungen vor.
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