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- Unterzeichnung von Verträgen
- Kaufgeschäfte
- Erklärungen zu gegenüber Finanzbehörden, Vereinsregister, Kreditinstitut
- Vertretung des Vereins bei Gericht - soweit nicht vertreten durch einen Anwalt
- Ausstellung von Spendenbescheinigungen
Es gibt also einen deutlichen Unterschied zwischen dem, was im BGB als "Vorstand" bezeichnet wird und dem, was wir in der DLRG üblicherweise "Vorstand" nennen. Am ehesten lässt sich der BGB-Vorstand mit einem "Geschäftsführenden Vorstand" vergleichen - aber dies hängt davon ab, was in der Vereinssatzung festgelegt ist. In den meisten Fällen bilden lediglich der Vorsitzende und seine gewählten Stellvertreter den BGB-Vorstand. Es ist auch sinnvoll, den vertretungsberechtigen Vorstand möglichst klein zu halten, da ansonsten mit jeder Neuwahl eine Menge Arbeit anfällt.
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- Über die Jahreshauptversammlung ist ein Protokoll zu erstellen, das vom Protokollführer und Versammlungsleiter zu unterzeichnen ist. Besonders wichtig ist die akribische Protokollierung der Wahlen und deren Einzelergebnisse.
- Der neue Vorsitzende vereinbart mit dem örtlich zuständigen Notar einen Termin, zu bei dem er und ggf. seine neu gewählten Stellvertreter ihre Unterschrift leisten müssen. Der Notar erhält eine Ausfertigung des Protokolles der Tagung, beglaubigt die Unterschriften und übernimmt die Korrespondenz mit dem zuständigen Amtsgericht. Dort werden dann die neuen Vorstandsmitglieder nach § 26 BGB in das Vereinsegister eingetragen.
- Zu diesem Notartermin sollte auch eine Kopie des Freistellungsbescheides des Finanzamts mitgenommen werden, weil dies zu einer Gebührenbefreiung beim Amtsgericht führt.
- Eine Ausfertigung des Tagungsprotokolls ist an die übergeordnete Gliederung zu senden.
- Die übergeordnete Gliederung erhält ebenfalls den aktualisierten Personennachweis (Aufstellung aller Vorstandsmitglieder, Stellvertreter, Jugendvorstand, Revisoren und Delegierte).
- Das Impressum in den Webseiten und die Datenschutzerklärung ist zu aktualisieren. Gleiches gilt für Flyer und Merkblätter, in denen der BGB-Vorstand aufgeführt ist.
- Falls die Geschäftspost beim neuen Vorsitzenden auflaufen soll, ist die neue Adresse allen in Betracht kommenden Stellen mitzuteilen.
- Im ISC sind alle Weiterleitungen aus den Funktionsadressen anzupassen.
- Falls der neue Vorsitzende zugleich Hauptbenutzer der Gliederung (Gliederungs-Admin) ist, muss eine Änderungsmeldung (Formular im Download) an die Bundesgeschäftsstelle Referat 4 übersandt werden.
- Mit der Bank/Sparkasse ist ein Termin zu vereinbaren, um die Bankvollmachten zu aktualisieren. Falls Online-Banking vereinbart ist, müssen auch hier die berechtigten Personen geändert werden.
- Eine weitere Ausfertigung des Protokolls ist bereitzuhalten für das Finanzamt. Es ist bei der Abgabe der "Erklärung zur Körperschaftssteuer und Gewerbesteuer von Körperschaften, die gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken dienen" beizufügen.
Diese Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Noch ein letzter Ratschlag: Es ist ganz wichtig, all diese Schritte sauber in den Akten nachzuhalten und auch dauerhaft zu archivieren. Ansonsten wiederholt sich der anfangs angesprochene Wurf ins kalte Wasser für diejenigen, die Jahre später das Amt des Vorsitzenden neu übernehmen.