Wechsel im Vorstand - was tun?

Vorstandswahlen in Jahreshauptversammlungen sind eigentlich für jeden Verein Routinegeschäft - jedenfalls solange es sich um Wiederwahlen handelt oder es um "einfache" Vorstandsämter geht. Anders sieht es aber aus, wenn ein Mitglied des Vorstands nach § 26 BGB ausscheidet und durch ein neues Vereinsmitglied ersetzt wird. Wenn dann dummerweise das ausscheidende Vorstandsmitglied auch noch mehrere Jahrzehnte im Amt war und - was noch nachteiliger ist - keine saubere Aktenführung über lange zurückliegende Vorgänge vorhanden ist, dann kann es für die Neulinge im wahrsten Sinn ein Wurf ins kalte Wasser werden.

Bevor gleich so etwas wie eine To-Do-Liste kommt, will ich doch kurz eine Erklärung zu diesem ominösen "Vorstand nach § 26 BGB" geben:

§ 26 des Bürgerlichen Gesetzbuches sagt folgendes aus:

(1) Der Verein muss einen Vorstand haben. Der Vorstand vertritt den Verein gerichtlich und außergerichtlich; er hat die Stellung eines gesetzlichen Vertreters. Der Umfang der Vertretungsmacht kann durch die Satzung mit Wirkung gegen Dritte beschränkt werden.

(2) Besteht der Vorstand aus mehreren Personen, so wird der Verein durch die Mehrheit der Vorstandsmitglieder vertreten. Ist eine Willenserklärung gegenüber einem Verein abzugeben, so genügt die Abgabe gegenüber einem Mitglied des Vorstands.

Diese Vorschrift ist verpflichtend für alle Vereine, kann aber durch die Satzung noch weiter konkretisiert werden. Für Nicht-Juristen das Ganze noch mal vereinfacht:

Der im BGB genannte "Vorstand" ist der rechtmäßige Vertreter des Vereins nach außen - egal ob gerichtlich oder im "normalen Alltag".

Beispiele sind:

• Unterzeichnung von Verträgen
• Kaufgeschäfte
• Erklärungen gegenüber Finanzbehörden, Vereinsregister, Kreditinstitut
• Vertretung des Vereins bei Gericht - soweit nicht vertreten durch einen Anwalt
• Ausstellung von Spendenbescheinigungen

Es gibt also einen deutlichen Unterschied zwischen dem, was im BGB als "Vorstand" bezeichnet wird und dem, was wir in der DLRG üblicherweise "Vorstand" nennen. Am ehesten lässt sich der BGB-Vorstand mit einem "Geschäftsführenden Vorstand" vergleichen - aber dies hängt davon ab, was in der Vereinssatzung festgelegt ist. In den meisten Fällen bilden lediglich der Vorsitzende und seine gewählten Stellvertreter den BGB-Vorstand. Es ist auch sinnvoll, den vertretungsberechtigen Vorstand möglichst klein zu halten, da ansonsten mit jeder Neuwahl eine Menge Arbeit anfällt.

Nun aber wie angekündigt eine erste To-Do-Liste:

• Über die Jahreshauptversammlung ist ein Protokoll zu erstellen, das vom Protokollführer und Versammlungsleiter zu unterzeichnen ist. Besonders wichtig ist die akribische Protokollierung der Wahlen und deren Einzelergebnisse.
• Der neue Vorsitzende vereinbart mit dem örtlich zuständigen Notar einen Termin, bei dem er und ggf. seine neu gewählten Stellvertreter ihre Unterschrift leisten müssen. Der Notar erhält eine Ausfertigung des Protokolles der Tagung, beglaubigt die Unterschriften und übernimmt die Korrespondenz mit dem zuständigen Amtsgericht. Dort werden dann die neuen Vorstandsmitglieder nach § 26 BGB in das Vereinsegister eingetragen.
• Zu diesem Notartermin sollte auch eine Kopie des Freistellungsbescheides des Finanzamts mitgenommen werden, weil dies zu einer Gebührenbefreiung beim Amtsgericht führt.
• Eine Ausfertigung des Tagungsprotokolls ist an die übergeordnete Gliederung zu senden.
• Die übergeordnete Gliederung erhält ebenfalls den aktualisierten Personennachweis (Aufstellung aller Vorstandsmitglieder, Stellvertreter, Jugendvorstand, Revisoren und Delegierte).
• Das Impressum in den Webseiten und die Datenschutzerklärung ist zu aktualisieren. Gleiches gilt für Flyer und Merkblätter, in denen der BGB-Vorstand aufgeführt ist.
• Falls die Geschäftspost beim neuen Vorsitzenden auflaufen soll, ist die neue Adresse allen in Betracht kommenden Stellen mitzuteilen.
• Im ISC sind alle Weiterleitungen aus den Funktionsadressen anzupassen.
• Falls der neue Vorsitzende zugleich Hauptbenutzer der Gliederung (Gliederungs-Admin) ist, muss eine Änderungsmeldung (Formular im Download) an die Bundesgeschäftsstelle Referat 4 übersandt werden.
• Mit der Bank/Sparkasse ist ein Termin zu vereinbaren, um die Bankvollmachten zu aktualisieren. Falls Online-Banking vereinbart ist, müssen auch hier die berechtigten Personen geändert werden.
• Eine weitere Ausfertigung des Protokolls ist bereitzuhalten für das Finanzamt. Es ist bei der Abgabe der "Erklärung zur Körperschaftssteuer und Gewerbesteuer von Körperschaften, die gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken dienen" beizufügen.

Diese Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Noch ein letzter Ratschlag: Es ist ganz wichtig, all diese Schritte sauber in den Akten nachzuhalten und auch dauerhaft zu archivieren. Ansonsten wiederholt sich der anfangs angesprochene Wurf ins kalte Wasser für diejenigen, die Jahre später das Amt des Vorsitzenden neu übernehmen.