In der Personen-App werden alle in den verschiedenen Apps erhobenen Personendaten zentral gespeichert und verwaltet.
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Datenschutz
Im Rahmen dieser App werden sehr viele datenschutzrelevante Daten erhoben. Daher spielt hier der Datenschutz eine große Rolle und muss unbedingt beachtet werden.
Bei der Benutzung dieser App sollten folgende Prinzipien des Datenschutzes beachtet werden (Siehe Bundesdatenschutzgesetz).
- Datensparsamkeit und Datenvermeidung: Es sollen nur so viele Daten gesammelt werden, wie unbedingt notwendig und erforderlich sind. Dieses schließt ein, dass ausschließlich Personen Zugriff auf die Daten bekommen dürfen, die damit arbeiten müssen. Idealerweise handelt es sich um Vorstandsmitglieder der Gliederung. Wenn die Daten nicht mehr benötigt werden, sollen Sie gelöscht werden
- Zweckbindung: Die Daten dürfen nur für den Zweck verwendet werden, für den sie erhoben wurden. Wenn sie nicht mehr benötigt werden, müssen sie gelöscht werden.
- Transparenz: Betroffene Personen müssen über die Art und den Umfang der Daten, die über sie gespeichert werden informiert werden (z.B. in den Lehrgangsbedingungen)
- Passwortsicherheit: Die Passwörter der zugangsberechtigten Personen sollte regelmäßig geändert werden und ausreichend sicher ausgewählt werden.
- Zugriffskontrolle: Es darf nur den zugangsberechtigten Personen Zugriff auf die Daten über ihren eigenen Benutzer gewährt werden. Eine Verteilung von Passwörtern an mehrere Personen darf - wie eigentlich selbstverständlich - nicht passieren.
Zugriff gewähren
Um die App nutzen zu können muss der Gliederungshauptbenutzer dem DLRG-Account des Bearbeiters folgende Berechtigungen zuweisen:
- Der Seminar-Administrator hat neben seinen Berechtigungen in der Seminar-App auch weitere Berechtigungen in der Personen-App. Dieser darf die Hauptdaten, Kontaktdaten und Scheine ansehen und bearbeiten.
- Die Urkundenbuch-Registrierungsstelle (URKR) kann die Hauptdaten, Kontaktdaten und Qualifikationen einer Person ansehen und bearbeiten.
- Personen: Der Bearbeiter für die Personen hat vollen Zugriff auf die Personen-App um sämtlichen Daten und Einstellungen zu pflegen.
Funktionen
Die Bearbeiter mit der Berechtigung "Seminare" hat eingeschränkten Zugriff auf die Personen-App aufgrund seiner Seminartätigkeit und kann somit nur folgende Funktionen nutzen:
Personenauswahl
Sie wird vom Arbeitskreis Internet angeboten und entwickelt.
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Funktionen
Personen verwalten
Die Auswahl der Personen ist Alphabetisch nach dem Nachnamen sortiert. Wenn man eine Person ausgewählt hat erhält man folgende Informationen über die verschiedenen Reiter.
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Es werden die Seminare angezeigt zu denen sich die ausgewählte Person angemeldet hat. Aktuell werden nur Seminare angezeigt, die von der ausgewählten Gliederung über die Seminar-App ausgeschrieben wurden.
Anlage von Personen
Über den Link "Neu" kann eine neue Person direkt angelegt werden. Es werden die selben Daten abgefragt, als ob sich die Person z.B. zu einem Seminar selbständig anmeldet.
Löschen von Personen
Ehrungen
Sonstiges
Person löschen
Bearbeiter, die für die Seminar-App freigeschaltet sind können nur Personen löschen, bei denen noch keine weiteren Daten hinterlegt sind. Insgesamt sollten regelmäßig Personen gelöscht werden, deren Informationen nichtmehr benötigt werden!
Duplikate bereinigen
Aktuell wird bei jeder Seminaranmeldung eine neue Person angemeldet. Daher kann es passieren, wenn jemand an mehreren Seminaren einer Gliederung teilgenommen hat, dass dieser auch mehrfach in der Datenbank hinterlegt ist und daher in der Personen-App mehrfach dargestellt wird. Diese Dopplung kann hier durch den Bearbeiter bereinigt werden.
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Sobald bei einer Person (also auf einer Seite in der Übersicht) keine Daten mehr hinterlegt sind, kann man die Person mit dem löschen Button aus der Datenbank entfernen. Falls es keine weitere Person mit dem identischen Namen gibt, dann erscheint diese Person nun auch nichtmehr in der Duplikate-Übersicht.
Funktionen für Personenverwalter
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Berechtigungen für die App
Um die App nutzen zu können muss dem DLRG-Account des Bearbeiters folgende Berechtigungen zuweisen:
- Der Seminar-Administrator hat neben seinen Berechtigungen in der Seminar-App auch weitere Berechtigungen in der Personen-App. Dieser darf die Hauptdaten, Kontaktdaten und Scheine ansehen und bearbeiten.
- Die Urkundenbuch-Registrierungsstelle (URKR) kann die Hauptdaten, Kontaktdaten und Qualifikationen einer Person ansehen und bearbeiten.
- Personen: Der Bearbeiter für die Personen hat vollen Zugriff auf die Personen-App
...
- um sämtlichen Daten und Einstellungen zu pflegen.
Einbinden in die Homepage
Das Einbinden der App in die Gliederungshomepage ist nicht möglich. Die App dient ausschließlich zur internen Verwaltung und ist ausschließlich über das Internet-Service-Center zu erreichen. Sie ist im Menü unter dem Menüpunkt Apps zu finden.
Fehler und Funktionswünsche
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Datenschutz
Im Rahmen dieser App werden sehr viele datenschutzrelevante Daten erhoben. Daher spielt hier der Datenschutz eine große Rolle und muss unbedingt beachtet werden.
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