In der Personen-App werden alle in den verschiedenen Apps erhobenen Personendaten zentral gespeichert und verwaltet.

Datenschutz

Im Rahmen dieser App werden sehr viele datenschutzrelevante Daten erhoben. Daher spielt hier der Datenschutz eine große Rolle und muss unbedingt beachtet werden.

Bei der Benutzung dieser App sollten folgende Prinzipien des Datenschutzes beachtet werden (Siehe Bundesdatenschutzgesetz).

• Datensparsamkeit und Datenvermeidung: Es sollen nur so viele Daten gesammelt werden, wie unbedingt notwendig und erforderlich sind. Dieses schließt ein, dass ausschließlich Personen Zugriff auf die Daten bekommen dürfen, die damit arbeiten müssen. Idealerweise handelt es sich um Vorstandsmitglieder der Gliederung. Wenn die Daten nicht mehr benötigt werden, sollen Sie gelöscht werden
• Zweckbindung: Die Daten dürfen nur für den Zweck verwendet werden, für den sie erhoben wurden. Wenn sie nicht mehr benötigt werden, müssen sie gelöscht werden.
• Transparenz: Betroffene Personen müssen über die Art und den Umfang der Daten, die über sie gespeichert werden informiert werden (z.B. in den Lehrgangsbedingungen)
• Passwortsicherheit: Die Passwörter der zugangsberechtigten Personen sollte regelmäßig geändert werden und ausreichend sicher ausgewählt werden.
• Zugriffskontrolle: Es darf nur den zugangsberechtigten Personen Zugriff auf die Daten über ihren eigenen Benutzer gewährt werden. Eine Verteilung von Passwörtern an mehrere Personen darf - wie eigentlich selbstverständlich - nicht passieren.

Zugriff gewähren

Um die App nutzen zu können muss der Gliederungshauptbenutzer dem DLRG-Account des Bearbeiters folgende Berechtigungen zuweisen:

• Der Seminar-Administrator hat neben seinen Berechtigungen in der Seminar-App auch weitere Berechtigungen in der Personen-App. Dieser darf die Hauptdaten, Kontaktdaten und Scheine ansehen und bearbeiten.

• Die Urkundenbuch-Registrierungsstelle (URKR) kann die Hauptdaten, Kontaktdaten und Qualifikationen einer Person ansehen und bearbeiten.

• Personen: Der Bearbeiter für die Personen hat vollen Zugriff auf die Personen-App um sämtlichen Daten und Einstellungen zu pflegen.

Funktionen

Die Bearbeiter mit der Berechtigung "Seminare" hat eingeschränkten Zugriff auf die Personen-App aufgrund seiner Seminartätigkeit und kann somit nur folgende Funktionen nutzen:

Personenauswahl

Die Auswahl der Personen ist Alphabetisch nach dem Nachnamen sortiert. Wenn man eine Person ausgewählt hat erhält man folgende Informationen über die verschiedenen Reiter.

Hauptdaten

• Persönliche Daten: Name, Vorname, Anrede, Geschlecht, Titel, Geburtsdatum
• Anschrift: Straße, Hausnummer und Ort
• Mitgliedschaft: Hier können die Gliederungen hinterlegt werden, in der die Person Mitglied ist. Es sollte immer die unterste Gliederungsebene angegeben werden.

Kontakt

Es können folgende Angaben zu einer Person hinterlegt werden. Es gibt keine Limitierung der Anzahl der einzelnen Einträge.

• Tel.(priv)
• Tel.(dienstl)
• Mobil
• E-Mail-Adresse
• Fax

Bank

Es werden die von der Person angegebenen Bankdaten angezeigt. Zusätzlich können die Daten eines vorhandenen SEPA-Formulars hinterlegt werden.

Anmeldungen

Es werden die Seminare angezeigt zu denen sich die ausgewählte Person angemeldet hat. Aktuell werden nur Seminare angezeigt, die von der ausgewählten Gliederung über die Seminar-App ausgeschrieben wurden.

Anlage von Personen

Über den Link "Neu" kann eine neue Person direkt angelegt werden. Es werden die selben Daten abgefragt, als ob sich die Person z.B. zu einem Seminar selbständig anmeldet.

Löschen von Personen

Bearbeiter, die für die Seminar-App freigeschaltet sind können nur Personen löschen, bei denen noch keine weiteren Daten hinterlegt sind. Insgesamt sollten regelmäßig Personen gelöscht werden, deren Informationen nichtmehr benötigt werden!

Duplikate

Aktuell wird bei jeder Seminaranmeldung eine neue Person angemeldet. Daher kann es passieren, wenn jemand an mehreren Seminaren einer Gliederung teilgenommen hat, dass dieser auch mehrfach in der Datenbank hinterlegt ist und daher in der Personen-App mehrfach dargestellt wird. Diese Dopplung kann hier durch den Bearbeiter bereinigt werden.

Vorgehen

Beim Untermenüpunkt "Duplikate" erhält man eine Liste der Personen, deren Vor- und Nachname identisch sind. Zum bereinigen wählt man zwei Personen aus, die zu einer zusammengeführt werden sollen und klickt auf "Auswählen".

Nun werden die Daten zu den beiden ausgewählten Personen nebeneinander dargestellt. In dieser Übersicht muss man sich entscheiden zu welcher Person man alle Daten zusammenführt. Idealerweise sammelt man alle Daten bei der Person, die schon die meisten Informationen besitzt. Nun können weiterte Informationen (Weitere Mail-Adresse, weitere Tel.-Nr., Anmeldungen zu Seminaren) verschoben werden. Angaben, die ggf. falsch oder doppelt vorhanden sind können hier auch gelöscht werden.

Sobald bei einer Person (also auf einer Seite in der Übersicht) keine Daten mehr hinterlegt sind, kann man die Person mit dem löschen Button aus der Datenbank entfernen. Falls es keine weitere Person mit dem identischen Namen gibt, dann erscheint diese Person nun auch nichtmehr in der Duplikate-Übersicht.

Funktionen für Personenverwalter

Der Bearbeiter mit dem Recht "Personen" hat vollständigen Zugriff auf die Personen-App.

Weitere Eingabemöglichkeiten folgen und werden daher erst später beschrieben :-)

Einbinden in die Homepage

Das Einbinden der App in die Gliederungshomepage ist nicht möglich. Die App dient ausschließlich zur internen Verwaltung und ist ausschließlich über das Internet-Service-Center zu erreichen. Sie ist im Menü unter dem Menüpunkt Apps zu finden.

Fehler und Funktionswünsche

• Allgemeine Diskussionen können im DLRG-Forum (https://forum.dlrg.de/viewforum.php?f=18) geführt werden
• Spezielle Fehler oder Problem, die sich bei EINER Gliederung ergeben, können als Ticket an webmaster@dlrg.de gemeldet werden
• Allgemeine Probleme oder Änderungs- / Erweiterungswünsche (-> etwas, das ALLE oder mindestens ZWEI Gliederungen betrifft) können im Bugtracker gemeldet werden. Bitte beachtet dabei die noch offenen Tickets und vermeidet doppelte Einträge.
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