In der Personen-App werden alle in den verschiedenen Apps erhobenen Personendaten zentral gespeichert und verwaltet. Sie wird vom Arbeitskreis Internet angeboten und entwickelt.
Funktionen
Personen verwalten
Die Auswahl der Personen ist Alphabetisch nach dem Nachnamen sortiert. Wenn man eine Person ausgewählt hat erhält man folgende Informationen über die verschiedenen Reiter.
Hauptdaten
- Persönliche Daten: Name, Vorname, Anrede, Geschlecht, Titel, Geburtsdatum
- Anschrift: Straße, Hausnummer und Ort
- Mitgliedschaft: Hier können die Gliederungen hinterlegt werden, in der die Person Mitglied ist. Es sollte immer die unterste Gliederungsebene angegeben werden.
Kontakt
Es können folgende Angaben zu einer Person hinterlegt werden. Es gibt keine Limitierung der Anzahl der einzelnen Einträge.
- Tel.(priv)
- Tel.(dienstl)
- Mobil
- E-Mail-Adresse
- Fax
Bank
Es werden die von der Person angegebenen Bankdaten angezeigt. Zusätzlich können die Daten eines vorhandenen SEPA-Formulars hinterlegt werden.
Anmeldungen
Es werden die Seminare angezeigt zu denen sich die ausgewählte Person angemeldet hat. Aktuell werden nur Seminare angezeigt, die von der ausgewählten Gliederung über die Seminar-App ausgeschrieben wurden.
Ehrungen
Sonstiges
Person löschen
Bearbeiter, die für die Seminar-App freigeschaltet sind können nur Personen löschen, bei denen noch keine weiteren Daten hinterlegt sind. Insgesamt sollten regelmäßig Personen gelöscht werden, deren Informationen nichtmehr benötigt werden!
Duplikate bereinigen
Aktuell wird bei jeder Seminaranmeldung eine neue Person angemeldet. Daher kann es passieren, wenn jemand an mehreren Seminaren einer Gliederung teilgenommen hat, dass dieser auch mehrfach in der Datenbank hinterlegt ist und daher in der Personen-App mehrfach dargestellt wird. Diese Dopplung kann hier durch den Bearbeiter bereinigt werden.
Vorgehen
Beim Untermenüpunkt "Duplikate" erhält man eine Liste der Personen, deren Vor- und Nachname identisch sind. Zum bereinigen wählt man zwei Personen aus, die zu einer zusammengeführt werden sollen und klickt auf "Auswählen".
Nun werden die Daten zu den beiden ausgewählten Personen nebeneinander dargestellt. In dieser Übersicht muss man sich entscheiden zu welcher Person man alle Daten zusammenführt. Idealerweise sammelt man alle Daten bei der Person, die schon die meisten Informationen besitzt. Nun können weiterte Informationen (Weitere Mail-Adresse, weitere Tel.-Nr., Anmeldungen zu Seminaren) verschoben werden. Angaben, die ggf. falsch oder doppelt vorhanden sind können hier auch gelöscht werden.
Sobald bei einer Person (also auf einer Seite in der Übersicht) keine Daten mehr hinterlegt sind, kann man die Person mit dem löschen Button aus der Datenbank entfernen. Falls es keine weitere Person mit dem identischen Namen gibt, dann erscheint diese Person nun auch nichtmehr in der Duplikate-Übersicht.
Berechtigungen für die App
Um die App nutzen zu können muss dem DLRG-Account des Bearbeiters folgende Berechtigungen zuweisen:
- Der Seminar-Administrator hat neben seinen Berechtigungen in der Seminar-App auch weitere Berechtigungen in der Personen-App. Dieser darf die Hauptdaten, Kontaktdaten und Scheine ansehen und bearbeiten.
- Die Urkundenbuch-Registrierungsstelle (URKR) kann die Hauptdaten, Kontaktdaten und Qualifikationen einer Person ansehen und bearbeiten.
- Personen: Der Bearbeiter für die Personen hat vollen Zugriff auf die Personen-App um sämtlichen Daten und Einstellungen zu pflegen.
Einbinden in die Homepage
Das Einbinden der App in die Gliederungshomepage ist nicht möglich. Die App dient ausschließlich zur internen Verwaltung.
Datenschutz
Im Rahmen dieser App werden sehr viele datenschutzrelevante Daten erhoben. Daher spielt hier der Datenschutz eine große Rolle und muss unbedingt beachtet werden.