Über das Internet Service Center (ISC) ist es möglich, Postfächer für Benutzer anzulegen. Anders als bei Weiterleitungen werden bei Postfächern die E- Mails auf dem Server gespeichert und können über das Web, IMAP und POP3 abgerufen werden.
Die folgende Beschreibung ist insbesondere für den Verantwortlichen für die Verwaltung von E-Mail-Adressen in der Gliederung interessant!
Bevor man für die komplette Gliederung E-Mail-Adressen anlegt, sollte man sich Gedanken darüber machen, wie man das System möglichst flexibel halten kann und auf Änderungen von z.B. personenbezogenen E-Mail-Adressen (z. B. vorname.nachname@gliederung.dlrg.de) ohne großen Aufwand reagieren kann.
Grundsätzlich ist es besser, wenn man für jede Person, die eine Adresse erhalten soll, zuerst eine "Namens-E-Mail-Adressen" (z.B. vorname.nachname@gliederung.dlrg.de) anlegt, und Funktions-E-Mail-Adressen (z.B. vorsitz@gliederung.dlrg.de) dann als Weiterleitungen auf diese personengebundenen Namens-E-Mail-Adressen einrichtet. Dadurch muss bei Änderungen von privaten E-Mail-Adressen nur genau eine (die Namens-E-Mail-Adressen) und nicht mehrere Adressen geändert werden.
Beispiel:
etc.
Durch ein solches System wird der Aufwand sowohl verringert:
Hinweise zum Erstellen und allgemeine Informationen von Postfächer findet man im Internet Service Center (ISC) unter ISC-E-Mail-Admin. Sofern noch nicht mal ein Gliederungsaccount vorhanden ist, ist die Beantragung dessen die Voraussetzung, um danach Emailadressen anlegen zu können.
Eine Übersicht der Funktionsadressen findet Ihr unter Funktionsadressen.
Das Passwort für den E-Mail Account lässt sich über das Internet Service Center (ISC) ändern. Der Benutzername muss hier in der Form NameDerMailadresse-Gliederung (Bsp: berlin-einsatz oder berlin-max.mustermann) eingeben werden.
Unter "Mein Profil" auf "Passwort ändern" gehen.
Info: Das neue Passwort gilt ab sofort, wenn man zum abrufen ein Mailprogramm auf dem Computer installiert hat, so muss auch beim Mailprogramm das Passwort geändert werden.
Unter Mailoberfläche hat man Zugriff auf unsere Webmail-Seite. Falls man mit dem Passwort nicht in den Webmailer kommt, aber z. B. über Smartphone (IMAP/POP3) darauf zugreifen kann, ist das Passwort möglicherweise zu lang - dann ein kürzeres (ca. 8 Zeichen) vergeben.
Emailsignaturen sollten sich an folgendem Beispiel orientieren (Quelle: Handbuch Coporate Design 06/2021). Seit 2007 gilt eine Impressumspflicht auch für E-Mails von Vereinen. Aus diesem Grund sollte sich um bedingt an die Vorgaben gehalten werden.
-- Deutsche Lebens-Rettungs-Gesellschaft Gliederung e.V. Vorname Nachname Funktion evtl. Ressortbezeichnung Straße/Hausnummer | 12345 Musterstadt Tel.: +49 12345 456-789 Fax: +49 12345 456-790 E-Mail: vorname.name@gliederung.dlrg.de | URL: gliederung.dlrg.de Rechtsform: eingetragener Verein (e.V.) Amtsgericht Berlin-Charlottenburg VR 24198 B Vertretungsberechtigung gemäß § 26 BGB: Vorsitzender Vorname, Name | stellv. Vorsitzender Vorname, Name | stellv. Vorsitzender Vorname, Name | Schatzmeister/in Vorname, Name USt-IdNr. DE 123 456 789 |
Wurden alle Gliederungsdaten korrekt im ISC hinterlegt, so wird einem diese Signatur als Kopiervorlage generiert. Dafür meldet man sich mit seinem E-Mail-Account im ISC an und geht auf seine Accounteinstellungen (nicht für DLRG-Accounts sichtbar). Die Funktion ist nicht im ISC an den Personen hinterlegt, somit muss diese Information manuell eingefügt werden. Die Signatur ist in jedes verwendete E-Mail Programm an die entsprechende Stelle kopiert werden. Es findet keine Synchronisation statt.
Die Signatur(en) hängen an der zugehörigen Identität. Man kann mehrere Identitäten oder in diesem Kontext Funktionen haben, in denen man Mails erstellen und versenden möchte.
Um eine Signatur anzulegen muss man also eine Identität erstellen und das geht so:
Wenn man jetzt eine Mail schreibt (links im Menü Schreiben auswählen), sind die Werte der als Standard definierten Identität/Funktion in den entsprechenden Feldern der Mail vorausgefüllt. Hat man mehrere Identitäten angelegt (bspw. „Trainer“ und „TL“), können diese am rechten Ende des „von“ Feldes ausgewählt werden. Mit dem Stift rechts daneben kommt man auch schnell zu den Einstellungen der ausgewählten Identität.
Spammails sind Massenmails, welche über E- Mail Listen willkürlich versendet werden. Beim Spamschutz gilt: So ziemlich alles wird ausgeliefert - schließlich erwartet das der Empfänger. Es wird allerdings etwas gefiltert:
Falls ein Postfach trotzdem massiv mit Spammails gefüllt wird, so können die SPAM-Mails als Anhang (*.eml-Datei) über die Hilfe-Seite https://hilfe.dlrg.net (Bereich "SPAM") an uns übermittelt werden, damit ein Administrator den Filter manuell nachbessern kann. Wie leitet man Emails als Anhang weiter? Stichwörter für die Google Suche: outlook mail als anhang weiterleiten |
Es können verschiedene Filter am Mailpostfach hinterlegt werden. Diese kann man am einfachsten im Webmailer (http://webmail.dlrg.de) anlegen.
Die folgenden Bilder zeigen den im Webmailer. (Für verschiedene Designs: links "Elastic", rechts "Larry")
Bei einer Abwesenheitsinformation stellt man also beispielsweise unter "Filterdefinitionen" folgendes ein:
Die DLRG bietet allen Inhabern einer DLRG-E-Mail-Adresse einen Webmailer an. Dieser kann über das Internet Service Center (ISC)
unter dem Punkt Webmail (oben in der Linkliste) oder direkt über diesen Link erreicht werden. Der Login erfolgt über den Benutzernamen und das Passwort des jeweiligen E-Mail-Accounts. Die Daten dazu erhaltet ihr von eurem Webmaster.
Daten zum Login:
Nach dem ersten Login sollten im Bereich Einstellungen und dann Identitäten die Daten angepasst werden.
Es können Ordner eines Postfachs mit anderen Benutzern geteilt werden.
Die Einrichtung eines geteilten Ordners ist nur per dlrg.email möglich. Der Zugriff auf ein geteiltes Postfach steht aber ebenfalls in Roundcube sowie über IMAP bereit.
Überprüfe bitte als erstes, dass du wirklich Zugriff auf diesen Ordner hast. Dies kannst du am einfachsten im Webmailer prüfen.
Ist der Ordner im Webmailer sichtbar, konfiguriere bitte in deinem E-Mail Client den IMAP-Prefix "shared". Anschließend sind auch die geteilten Ordner sichtbar.
Für die Einrichtung eines E-Mail-Programms mit eurer DLRG-E-Mail-Adresse benötigt ihr folgende Angaben:
1. Individuelle Daten
Diese Daten erhaltet ihr von dem Webmaster eurer Gliederung.
2. Diese Daten sind immer gleich:
Alle Server unterstützen verschlüsselte Verbindungen und erfordern eine Authentifikation über euren Benutzernamen und Passwort.
Mögliche Authentifikationsverfahren:
Es wird empfohlen, für den Abruf das IMAP Protokoll zu verwenden. Port 587 mit STARTTLS kann ab und zu mal Probleme machen. Dann bitte die Einstellung Port 465 mit SSL/TLS probieren. |
Die Unterstützung für die TLS Verschlüsselung 1.0 und 1.1 wird aktuell von Browserherstellern eingestellt. Daher wurden auch unsere Systeme entsprechend umgestellt, so dass die neuen Anforderungen auch erfüllt werden. Nutzt man nun ältere Betriebssysteme, wie Windows 7, dann kann es hier insbesondere mit Outlook zu Problemen kommen, weil Windows 7 die neuen TLS Standards nicht kann und der Hersteller hier auch keine Unterstützung mehr bietet. Es gibt eine Anleitung von Microsoft, wie es gehen könnte, aber das ist eher etwas für IT-Profis. MS Support Bitte nutzt hier aktuelle Betriebssysteme, Mailprogramme, die die neue Verschlüsselung können oder den Webmailer. |
Hintergrund-Informationen siehe Wikipedia zu SMTP und IMAP
Die Telekom hat es mit den Sicherheitseinstellungen ihrer Speedport-Router soweit getrieben, dass jeder, der keine Standard-Mailserver verwendet, erst einmal keine Mails mehr versenden kann - vielen Dank an dieser Stelle für so viel Fürsorge.
Das heißt: es müssen bestimmte Einstellungen im Router vorgenommen werden, damit mail.dlrg.de verwendet werden kann.
Anleitung mit Bildern: https://www.pcwelt.de/tipps/Telekom-Speedport-Router-blockiert-Mailversand-9993878.html
Die Details zur Einrichtung weiter E-Mail Clients findet Ihr unter Einrichtung E-Mail Clients
Wir stehen für höchste Sicherheit. Auch wenn die Antivirushersteller recht fix mit entsprechenden Signaturdateien neue Viren erkennen können, kann es schon mal einen Tag dauern, bis er vom System erkannt wird. Daher blocken wir alle ausführbaren Dateien (nicht nur für DOS/Windows, sondern auch alle anderen bekannten, wie z.B. für Linux, Solaris, etc.).
Und da in letzter Zeit Viren gerne in (ZIP) Archiven versendet werden, sind entsprechende Executables auch in diesen geblockt. Einzig passwortgeschützte Archive können wir nicht scannen. Sofern eine Virensignatur nicht entsprechende ZIP-Archive erkennen kann, bleiben diese Dateien leider sehr unsicher und sollten nur geöffnet werden, wenn man sich 100%-ig sicher mit der Datei ist. Denn auch Viren versenden sich seit einiger Zeit in passwortgeschützten Archiven!