Raum-/Ressourcen-Postfächer können in Outlook bei Besprechungen automatisch mitgebucht werden (z.B. "mobilen Beamer" oder "Besprechungsraum mit Konferenztechnik"). Je nach Typ (Raum oder Ressource) können Attribute angegeben werden, die dann in der Outlook (Raum-)Suche bei der Buchung genutzt werden können.
Status-Aktionen
- Neu
Hier können Raum-/Ressourcen-Postfächer angelegt werden - Aktivieren
Wenn ein Raum-/Ressourcen-Postfach deaktiviert wurde, kann dies mit dem Status "Aktivieren" wieder aktiviert werden - Deaktivieren
Ein Raum-/Ressourcen-Postfach kann (temporär) deaktiviert werden. Das Raum-/Ressourcen-Postfach kann dann nicht mehr benutzt/aufgerufen werden. - Löschen
Wenn ein Raum-/Ressourcen-Postfach gelöscht wird, wende alle E-Mails und das Postfach gelöscht.
Anlegen/Bearbeiten
Tab: Allgemein
Beim Anlegen eines Raum-/Ressourcen-Postfaches muss ein Name angegeben werden. Dieser ist üblicherweise der Name des Raumes bzw. der Ressource. Der Anzeigename kann nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden.
Die E-Mail-Adresse wird automatisch ermittelt und kann nicht geändert werden.
Alle Accounts, die als "Besitzer" angegeben werden, können Buchungen für das Raum-/Ressourcen-Postfach verwalten, sofern diese "Genehmigungspflichtig" (Tab "Buchung") sind
Tab: Raum Infos (nur bei Raum-Postfächern)
Im Feld "Kapazität" muss angegeben werden, wie viele Personen in den Raum passen. Wenn ein Raum verschiedene Bestuhlungsarten hat, muss sich für eine entschieden werden. Dies ist in der Regel die Standard-Bestuhlung.
Die "Kapazität" wird bei der Outlook-Raumsuche angezeigt. Dort kann die Anzahl an benötigten Plätzen angegeben werden und die Raum-Suche zeigt dann nur noch die Räume an, die mindestens die erforderliche Anzahl an Plätzen haben.
Im Feld "Bereich" muss angegeben werden, wohin der Raum gehört, also zu welchem Bereich/Gelände (z.B. Rettungswache).
Im Feld "Gebäude" muss dann der Teil angegeben werden (z.B. Fahrzeughalle, Ausbildungsräume, etc. - um bei dem Beispiel "Rettungswache" zu bleiben). Über das Attribut "Gebäude" werden Räume in der Outlook-Raumsuche in sogenannte "Raumlisten" zusammengefasst. Diese können aufgerufen und alle verfügbaren Räume angezeigt/gebucht werden.
Die Felder "Stockwerk", "Stockwerk Name" geben an, wo sich der Raum im Gebäude befindet und das Feld "Rollstuhlgerecht", ob dieser barrierefrei ist. Auch diese Attribute werden in der Outlook-Raumsuche angezeigt und danach kann gefiltert werden.
Tab: Adresse (nur bei Raum-Postfächern)
In diesen Feldern muss angegeben werden, unter welcher Anschrift der Raum erreicht/gefunden werden kann. Die Felder schlagen bei der Eingabe passenden Einträge vor.
Die Adresse wird beim Speichern validiert und nur eine gültige Adresse kann gespeichert werden.
Tab: Buchung
"Buchung erlauben" legt fest, ob ein Raum-/Ressourcen-Postfach überhaupt gebucht werde kann.
Mit "Buchungsanfrage stellen" kann festgelegt werden, wer alles das Raum-/Ressourcen-Postfach buchen kann. Standard ist, dass alle Benutzer bundesweit im System buchen können. Wenn dies eingeschränkt werden soll, dann muss die Option "Bestimmt Benutzer" ausgewählt werden. Daraufhin erscheint ein Feld, in das Gruppen, und Benutzer eingetragen werden können, die das Raum-/Ressourcen-Postfach buchen können sollen (alle Benutzer einer Gruppe können dann buchen).
Eine Buchung eines Raum-/Ressourcen-Postfaches muss im Standardfall nicht genehmigt werden. Wenn Buchungen genehmigt werden sollen, kann dies mit der Option "Genehmigungspflichtig" eingestellt werden. Alle Benutzer, die Im Tab "Allgemein" im Feld "Besitzer" eingetragen sind, können dann Buchungsanfragen verwalten.
Die Felder "Betreff anzeigen", "Nachrichtentext anzeigen", "Buchungsorganisator anzeigen" und "'Privat'-Flag entfernen" sind Attribute, die sich auf den Kalendereintrag des Raum-/Ressourcen-Postfach auswirken. Diese sind im "i"-Icon bzw. in den Anleitungen von Microsoft ausführlich beschrieben.
Mit "Maximale Tage" und "Maximale Buchungszeit" kann eigestellt werden, wie weit im Voraus bzw. wie lange ein einzelner Buchungstermin sein darf. Die Buchungszeit kann entweder in Minuten oder Stunden angegeben werden, das System rechnet die Eingabe automatisch für das andere Feld um.
Wenn Buchungsserien erlaubt werden sollen, können diese über "Serien erlauben" eingestellt werden. Wenn die Option "Ja" ausgewählt wird, erschienen weitere Optionen, die konfiguriert werden können. Diese sind über das "i"-Icon bzw. die Anleitungen von Microsoft ausführlich beschrieben.
Tab: Audio & Video (nur bei Raum-Postfächern)
Wenn ein Raum entsprechende Konferenztechnik (Telefon, Lautsprecher, Monitor/Beamer, Kamera) hat, kann diese in diesem Tab angegeben werden.
In der Outlook-Raumsuche kann nach diesen Optionen ebenfalls gefiltert werden (z.B. "alle Räume anzeigen, die einen Monitor/Beamer haben").
