...
Außerdem kann der Ressourcen-Administrator pro Ressource die folgenden Einstellungen treffen:
Genehmigungspflichtig
Wenn du hier "Ja" eingibst, darf ein Nutzer eine Reservierung zunächst nur beantragen. Der definierte Verwalter der Ressource wird über eine solche Anfrage informiert und muss die Nutzung dann bestätigen oder ablehnen.
...
In beiden Ansichten kannst du die Reservierung auf eine einzelne Ressource filtern, um einen besseren Überblick zu bekommen.
Wenn du mit der Maus über einen Kalender-Eintrag fährst, bekommst du noch ein paar zusätzliche Informationen.
Ein Klick auf die Reservierung öffnet sie und zeigt dir weitere Details.weitere Daten...
... und ein Klick auf "Details" liefert schließlich die vollständige Informationen sowie weitere Bearbeitungsfunktionen:
Reservierungen erstellen
...
Für eine neue Reservierung muss du auswählen, welche Ressource du reservieren willst, welchen Titel deine Veranstaltung tragen soll und in welchem Zeitraum die Ressource genutzt werden soll.
Beim Speichern prüft das System nun diverse Bedingungen:
deine Berechtigungen, ob du die diese Ressource überhaupt reservieren darfst.
Konflikte mit anderen Reservierungen (die Ressource kann schließlich nicht gleichzeitig mehrfach genutzt werden).
Wenn es ein Problem gibt, erhältst du eine entsprechende Fehlermeldung.
... und wenn alles okay ist, bekommst du eine Erfolgsmeldung:
musst du folgende Daten angeben:
- Titel: für welche Veranstaltung / Tätigkeit benötigst du die Ressource(n)
- Welche Ressource(n) willst du reservieren?
- Gewünschter Zeitraum
- Optional kannst du einen Kommentar eingeben
Unter "Verfügbarkeit" wird dir angezeigt, ob die Ressource zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar ist oder nicht.
Wenn alles okay ist, kannst du auf "Speichern" klicken. Nun wird deine Reservierung im System gespeichert und du erhältst eine Erfolgsmeldung:
Sollte dabei etwas schief laufen (z.B. falls kurz vor dir doch noch jemand eine andere Reservierung gespeichert hat), erhältst du eine Fehlermeldung:
Genehmigungspflichtige Ressourcen: Reservierungen beantragen
...
Übrigens: der Verwalter erhält in diesem Fall automatisch eine E-Mail; du musst ihn also nicht nochmal extra informieren.
Sobald der Verwalter die Reservierung genehmigt oder ablehnt, erhältst du wiederum eine Mail.
In der Kalender-Ansicht werden Reservierungen mit Status "Beantragt" farblich etwas anders dargestellt (heller und schraffiert), damit man den Unterschied schneller erkennt.
...
Genehmigungspflichtige Ressourcen: Reservierungen genehmigen oder ablehnen
Finden von Reservierungsanfragen
Als Verwalter einer Ressource kannst du Reservierungs-Anfragen im Kalender bzw. in der Tabellen-Ansicht finden. Am einfachsten klickst du aber auf direkt über den Link in der E-Mail, die du vom ISC bekommen hast.
Nutze dazu den Button "Genehmigen".
Hinweis: Du musst dies nur inhaltlich prüfen (Soll der Anwender die Ressource für den angegebenen Zweck nutzen dürfen?). Die zeitliche Abhängigkeit (hat jemand anderes die gleiche Ressource zum selben Zeitpunkt reserviert) musst du nicht prüfen; dies hat das System bereits für dich gemacht.
...
, öffnen und prüfen.
Alternativ findest du im Dashboard der Ressourcen-App eine Übersicht alle offenen Genehmigungen, die du genehmigen darfst.
Entscheiden: Genehmigen oder Ablehnen
Wenn du die Reservierung ablehnen bestätigen willst, nutze dazu den "Löschen" Button.Button "Genehmigen".
Ansonsten klicke auf "Ablehnen".
In beiden Fällen wird der Antragsteller per E-Mail über deine Entscheidung informiert.
Beim Genehmigen und Ablehnen kannst du noch einen Kommentar eingeben. Dieser ist anschließend in der Reservierung sichtbar und wird dem Antragsteller auch per E-Mail mitgeteilt.
Ablehnen oder Löschen?
Alternativ zum "Ablehnen" könntest du eine Reservierung, die du nicht bestätigen möchtest, auch "Löschen". Die Unterschiede werden hier kurz erklärt:
| Unterscheidungsmerkmal | Ablehnen | Löschen |
|---|---|---|
| Antragsteller wird per Mail informiert? | Ja | Ja |
| Sichtbarkeit | Eine abgelehnte Reservierung bleibt im System gespeichert: man sieht, wer sie wann beantragt hat und wer sie wann abgelehnt hat, inklusive der Ablehnungs-Begründung. | Die Reservierung wird komplett aus der Datenbank gelöscht. |
| Kommentar möglich? | Ja, du kannst/solltest einen Kommentar eingeben, warum du die Reservierung ablehnst | Nein |
| Weitere Reservierung zum gleichen Zeitpunkt möglich? | Ja: abgelehnte Reservierungen werden bei weiteren zeitgleichen Reservierungsanfragen nicht als Konflikt angezeigt. | Ja: keine Konflikte, da die Reservierung gar nicht mehr bekannt ist. |
| Spätere Änderung der Entscheidung möglich? | Ja, eine abgelehnte Reservierung kann später doch noch bestätigt werden. | Nein |
Empfehlung:
- In den meisten Fälle sollte "Ablehnen" genutzt werden, um die inhaltliche Entscheidung zu dokumentieren.
- "Löschen" sollte vor allem bei fehlerhaft angelegten Reservierungen verwendet werden
Mehrere Ressourcen auf einmal reservieren
...
Etwas komplizierter wird es, wenn für die einzelnen Ressourcen unterschiedliche Berechtigungen definiert wurden. Beispiele: 1) Eine , zum Beispiel:
- eine der Ressourcen ist genehmigungspflichtig, die andere aber nicht.
...
- für die Ressourcen sind unterschiedliche Verwalter definiert.
In diesen Fällen berechnet das System deine effektive Berechtigung nach folgenden Regeln:
| Funktion | Bedingung |
|---|---|
| Du darfst eine Reservierung sehen, .... | ... wenn du auf mindestens einer zugehörigen betroffenen Ressource die mindestens die Lese-Rolle hast. |
| Du darfst eine Reservierung erstellen, ... | ... wenn du bei allen zugehörigen betroffenen Ressourcen mindestens die Rolle "Regulärer Nutzer" hast. |
| Du darfst eine Reservierung für einen anderen Nutzer erstellen, ... | ... wenn du bei allen zugehörigen betroffenen Ressourcen Verwalter bist. |
| Du darfst eine beantragte Reservierung genehmigen, ... | ... wenn du bei allen zugehörigen genehmigungspflichtigen betroffenen Ressourcen Verwalter bist. ... oder - falls keine betroffene Ressource genehmigungspflichtig ist - wenn du bei mindestens einer betroffenen Ressource Verwalter bist. |
| Du darfst eine beantragte Reservierung ablehnen, ... | ... wenn du bei mindestens einer betroffenen Ressource Verwalter bist. |
| Du darfst eine vorhandene Reservierung ändern oder löschen, ... | ... wenn du selbst der eigetragene Nutzer der Reservierung bist ... oder wenn du Verwalter aller zugehörigen Ressourcen bist. |
| Du darfst Reservierungen in der Vergangenheit anlegen/editieren, ... | ... wenn dir diese Aktion bei allen zugehörigen Ressourcen im einzelnen Einzelnen gestattet wäre. |
Gerade bei genehmigungspflichtigen Ressourcen ist es also wichtig, dass es jemanden gibt, der die Verwalter-Rolle für alle Ressourcen hat, die du reservieren willst.
In den meisten Situationen sollte dies der Fall sein: Wenn du z.B. zwei Boote für eine Übung reservieren willst, haben beide Boote vermutlich denselben Verwalter, und das Ganze funktioniert.
Wenn du aber z.B. ein Boot und einen Satz Schwimmbretter reservieren willst, ist es gut möglich, dass hier unterschiedliche Verwalter definiert wurden. Sofern das Programm niemanden ermitteln kann, der Verwalter für beide Ressourcen ist, wird die Reservierung automatisch abgelehnt. In diesem Fall musst du zwei getrennte Reservierungen erstellen - eine für das Boot und eine für die Schwimmbretter. (Tipp: nachdem du die erste Reservierung für das Boot erstellt hast, nutze die "Duplizieren" Funktion, und tausche bei der neuen Reservierung nur das Boot gegen die Schwimmbretter aus. Datum, Uhrzeit und Veranstaltungsbeschreibung musst du dann nicht nochmal eingeben.)
Reservierung für andere Personen erstellen
todo...
Umgang mit Konflikten
todo
Historie einer Reservierung: Wer hat wann geändert?
...