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Einstellungen pro Ressource

Damit du die Funktionalität "Reservierungen" für eine Ressource nutzen kannst, muss dies in den Grunddaten der Ressource aktiviert sein:

Außerdem kann der Ressourcen-Administrator pro Ressource die folgenden Einstellungen treffen:

Genehmigungspflichtig

Wenn du hier "Ja" eingibst, darf ein Nutzer eine Reservierung zunächst nur beantragen. Der definierte Verwalter der Ressource wird über eine solche Anfrage informiert und muss die Nutzung dann bestätigen oder ablehnen.

Vergangene Reservierungen ändern

Hier kannst du einstellen, ob Reservierungen für diese Ressource nur in der Zukunft passieren dürfen oder auch in der Vergangenheit.

Normalerweise will ein Nutzer ja eine Reservierung in der Zukunft anlegen, weil er z.B. das Boot nächste Woche für den Wachdienst einsetzen will.
Eine Reservierung in der Vergangenheit ergibt dann zunächst mal wenig Sinn.

Trotzdem gibt es auch Fälle, bei denen es sinnvoll sein kann, Reservierungen in der Vergangenheit einzutragen - nämlich dann, wenn die Ressource tatsächlich in der Vergangenheit genutzt wurde, aber dafür gar keine Reservierung gemacht wurde. Entweder, weil die Reservierung vergessen wurde (das soll vorkommen), oder weil es ein ungeplanter Einsatz war (z.B. eine Notfall-Alarmierung, bei der die Einsatzkräfte ja sicherlich nicht zuerst eine Reservierung im System eintragen, bevor sie zum Einsatz fahren).

Wenn du willst, dass solche Nutzungen einer Ressource nachträglich für Dokumentationszwecke eingetragen werden können, musst du Reservierungen in der Vergangenheit erlauben.

Andererseits kann es sein, dass jemand eine Ressource reserviert hatte, sie dann aber doch nicht genutzt hat. Willst du ihm erlauben, die Reservierung nachträglich zu entfernen? Wenn es dir in der Dokumentation darum geht, wer hat die Ressource tatsächlich genutzt hat, solltest du es erlauben. Wenn es dir aber wichtig ist zu wissen, wer die Ressource wann blockiert hatte (was ja die Auswirkung hatte, dass sie niemand anders nutzen konnte), dann solltest du Änderungen in der Vergangenheit verbieten. Das kann sinnvoll sein, wenn du später eine Auswertung machen willst, wer die Ressource wie oft für sich geblockt hatte - z.B. weil du für die Nutzung eine Rechnung schreiben willst.

Ein möglicher Kompromiss ist die Einstellung "Nur Anlegen, nicht Löschen". Damit können Reservierungen in der Vergangenheit zwar noch nachträglich erstellt, aber vorhandene Reservierungen in der Vergangenheit nicht mehr gelöscht oder geändert werden.

Angenommen, ein Benutzer hat eine Ressource für Montag und Dienstag reserviert. Nun ist gerade Dienstag und er merkt, dass es nicht reicht und dass er die Ressource auch gerne noch am Mittwoch nutzen würde.
Eine solche Verlängerung der Reservierung nach hinten ist auf jeden Fall erlaubt, weil ja nur die Zukunft geändert wird - egal, wie die Einstellung für "Vergangene Reservierungen ändern" ist.
Verboten wäre es aber (je nach Einstellung), wenn der Anwender am Dienstag sagen würde, er möchte die Reservierung löschen oder den Start von Montag auf Dienstag ändern. Denn eine solche Änderung würde ja wiederum die Vergangenheit betreffen.

Übrigens: Egal, wie du diese Einstellung gesetzt hast: Der Verwalter einer Ressource darf immer in der Vergangenheit editieren.

Reservierungen ansehen

Wenn du die notwendigen Berechtigungen hast, kannst du über den Punkt "Reservierungen" vorhandene Reservierungen ansehen:

Die vorhandenen Reservierungen kannst du in einer Kalender- oder Tabellen-Ansicht darstellen.

Die Einträge im Kalender werden anhand der Kategorien der Ressource farblich unterschiedlich dargestellt.

In beiden Ansichten kannst du die Reservierung auf eine einzelne Ressource filtern, um einen besseren Überblick zu bekommen.

Wenn du mit der Maus über einen Kalender-Eintrag fährst, bekommst du noch ein paar zusätzliche Informationen.

Ein Klick auf die Reservierung öffnet sie und zeigt dir weitere Details.

Reservierungen erstellen

Du kannst eine neue Reservierung mit diesem Button erstellen:

Alternativ klickst du an einem bestimmten Datum in den Kalender; auch dort kannst du neue Reservierungen erstellen. Der Vorteil bei diesem Weg ist, dass das ausgewählte Datum für die neue Reservierung gleich eingetragen wird.

Für eine neue Reservierung muss du auswählen, welche Ressource du reservieren willst, welchen Titel deine Veranstaltung tragen soll und in welchem Zeitraum die Ressource genutzt werden soll.

Beim Speichern prüft das System nun diverse Bedingungen:

deine Berechtigungen, ob du die diese Ressource überhaupt reservieren darfst.
Konflikte mit anderen Reservierungen (die Ressource kann schließlich nicht gleichzeitig mehrfach genutzt werden).

Wenn es ein Problem gibt, erhältst du eine entsprechende Fehlermeldung.

... und wenn alles okay ist, bekommst du eine Erfolgsmeldung:

Genehmigungspflichtige Ressourcen: Reservierungen beantragen

Wenn eine Ressource genehmigungspflichtig ist, darfst du mit der Rolle "Regulärer Nutzer" wie oben beschrieben Reservierungen erstellen. Diese erhalten aber zunächst den Status "Beantragt". Damit hast du dir den Termin zunächst mal vorgemerkt, und nun muss der Verwalter der Ressource entscheiden, ob du die Ressource nutzen darfst.

Übrigens: der Verwalter erhält in diesem Fall automatisch eine E-Mail; du musst ihn also nicht nochmal extra informieren.

In der Kalender-Ansicht werden Reservierungen mit Status "Beantragt" farblich etwas anders dargestellt (heller und schraffiert), damit man den Unterschied schneller erkennt.

Genehmigungspflichtige Ressourcen: Reservierungen genehmigen oder ablehnen

Als Verwalter einer Ressource kannst du Reservierungs-Anfragen im Kalender bzw. in der Tabellen-Ansicht finden. Am einfachsten klickst du aber auf den Link in der E-Mail, die du vom ISC bekommen hast.

Nutze dazu den Button "Genehmigen".
Hinweis: Du musst dies nur inhaltlich prüfen (Soll der Anwender die Ressource für den angegebenen Zweck nutzen dürfen?). Die zeitliche Abhängigkeit (hat jemand anderes die gleiche Ressource zum selben Zeitpunkt reserviert) musst du nicht prüfen; dies hat das System bereits für dich gemacht.

Wenn du die Reservierung ablehnen willst, nutze den "Löschen" Button.

In beiden Fällen wird der Antragsteller per E-Mail über deine Entscheidung informiert.

Mehrere Ressourcen auf einmal reservieren

Es ist möglich, mit einer Reservierung mehrere Ressourcen gleichzeitig zu reservieren.

Wähle dazu einfach die gewünschten Ressourcen nacheinander aus:

Der Ablauf ist im Prinzip der gleiche wie oben beschrieben.
Sofern die Berechtigungen an den einzelnen Ressourcen alle identisch gesetzt sind, ist der Ablauf der gleiche wie bei der Reservierung einer einzelnen Ressource.

Etwas komplizierter wird es, wenn für die einzelnen Ressourcen unterschiedliche Berechtigungen definiert wurden. Beispiele: 1) Eine der Ressourcen ist genehmigungspflichtig, die andere aber nicht. 2) Für die Ressourcen sind unterschiedliche Verwalter definiert.
In diesen Fällen berechnet das System deine effektive Berechtigung nach folgenden Regeln:

Funktion	Bedingung
Du darfst eine Reservierung sehen, ....	... wenn du auf mindestens einer zugehörigen Ressource die Lese-Rolle hast.
Du darfst eine Reservierung erstellen, ...	... wenn du bei allen zugehörigen Ressourcen mindestens die Rolle "Regulärer Nutzer" hast.
Du darfst eine Reservierung für einen anderen Nutzer erstellen, ...	... wenn du bei allen zugehörigen Ressourcen Verwalter bist.
Du darfst eine beantragte Reservierung genehmigen, ...	... wenn du bei allen zugehörigen Ressourcen Verwalter bist.
Du darfst eine vorhandene Reservierung ändern oder löschen, ...	... wenn du selbst der eigetragene Nutzer der Reservierung bist und bei allen zugehörigen Ressourcen mindestens die Rolle "Regulärer Nutzer" hast. ... oder wenn du Verwalter aller zugehörigen Ressourcen bist.
Du darfst Reservierungen in der Vergangenheit anlegen/editieren, ...	... wenn dir diese Aktion bei allen zugehörigen Ressourcen im einzelnen gestattet wäre.

Gerade bei genehmigungspflichtigen Ressourcen ist es also wichtig, dass es jemanden gibt, der die Verwalter-Rolle für alle Ressourcen hat, die du reservieren willst.
In den meisten Situationen sollte dies der Fall sein: Wenn du z.B. zwei Boote für eine Übung reservieren willst, haben beide Boote vermutlich denselben Verwalter, und das Ganze funktioniert.

Wenn du aber z.B. ein Boot und einen Satz Schwimmbretter reservieren willst, ist es gut möglich, dass hier unterschiedliche Verwalter definiert wurden. Sofern das Programm niemanden ermitteln kann, der Verwalter für beide Ressourcen ist, wird die Reservierung automatisch abgelehnt. In diesem Fall musst du zwei getrennte Reservierungen erstellen - eine für das Boot und eine für die Schwimmbretter. (Tipp: nachdem du die erste Reservierung für das Boot erstellt hast, nutze die "Duplizieren" Funktion, und tausche bei der neuen Reservierung nur das Boot gegen die Schwimmbretter aus. Datum, Uhrzeit und Veranstaltungsbeschreibung musst du dann nicht nochmal eingeben.)

Historie einer Reservierung: Wer hat wann geändert?

Von der Detail-Ansicht einer Reservierung aus kannst du die Historie öffnen.

Hier siehst du, wer die Reservierung wann erstellt, geändert bzw. genehmigt hat.

Weitere Details (z.B. ob der Titel der Veranstaltung oder die Uhrzeit geändert wurde), wird in der Historie im ISC nicht dargestellt.

Solche Detail-Änderungen sind in den Benachrichtigungs-Mails der Ressourcen-App ersichtlich, können aber später nicht mehr abgerufen werden.

FAQ

Ressource temporär nicht verfügbar - was tun?

Gelegentlich kann es passieren, dass eine Ressource temporär nicht verfügbar ist. Beispielsweise ist ein Fahrzeug durch einen Schaden nicht mehr einsatzbereit. Dann soll es für weitere Reservierungen nicht verfügbar sein. Um jenes abzubilden kannst Du folgende Möglichkeiten nutzen:

Du kannst für die Ressource für den Zeitraum bis zur geplanten Reparatur eine Reservierung erstellen. Somit verhinderst du neue Reservierungen in diesem Zeitraum. Gib deiner Reserverierung einen passenden Titel (z.B. "Motorschaden") für mehr Transparenz an deine Anwender.
Du kannst die Ressource auf "Genehmigungspflichtig" stellen - falls sie das nicht sowieso schon der Fall ist. Wenn die Anwender nun eine Reservierungsanfrage erstellen, erhält der jeweilige Verwalter der Ressource eine Genehmigungsanfrage per Mail. Diese Anfrage kann der Verwalter ablehnen - sinnvollerweise gibt er dabei einen passenden Kommentar ein (z.B. "abgelehnt weil das Fahrzeug einen Motorschaden hat..
Du kannst im Feld "Kommentar"/"Reservierungshinweis" der Ressource vermerken, dass sie gerade defekt ist. Dieser Information wird für jedem User angezeigt, wenn er eine Reservierung erstellen möchte.

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