In der Urkunden-App gibt es verschiedene Benutzerrollen, die für verschiedene Zwecke genutzt werden können. Diese Unterscheidung ist notwendig, um den Anforderungen des Datenschutzes (Zugriffskontrolle) zu entsprechen.
Jede Gliederung sollte sich daher damit befassen, welche Berechtigung an welchen Benutzer vergeben wird.
Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Änderungen der Berechtigungen erst aktiv werden, nachdem sich der Benutzer ab- und wieder angemeldet hat.
Berechtigungen für die App vergeben
Um die Urkunden-App nutzen zu können, muss der Gliederungshauptbenutzer dem DLRG-Account des Bearbeiters in der ISC-Berechtigungen eine entsprechende Rolle zuweisen. Für die Urkunden-App stehen dabei folgende Rollen zur Verfügung:
- Der Urkunden-Administrator (URAD) kann die Einstellungen der Urkunden-App ändern und anpassen. Außerdem kann der Urkunden-Administrator die Ausbilder/Prüfer-Berechtigungen für die Prüfer-Rolle verwalten. Inhaltliche Änderungen in der Urkunden-App (z.B. Urkunden eintragen) können mit dieser Rolle jedoch nicht vorgenommen werden.
- Die Urkunden-Registrierungsstelle (URKR) kann Einträge in der Urkunden-App vornehmen. Dabei kann die Registrierungsstelle alle Urkunden eintragen, die laut Prüfungsordnung durch die jeweilige Gliederung ausgestellt werden dürfen. Außerdem gewährt die Rolle Zugriff auf die zentralen Dokumente und die Statistik der Urkunden-App.
- Der Urkunden-Ausbilder/Prüfer (URKP) kann Einträge in der Urkunden-App vornehmen. Im Gegensatz zur Urkunden-Registrierungsstelle können mit dieser Rolle jedoch nur Urkunden für bestimmte Ausbilder/Prüfer-Lizenzen ausgestellt und eingesehen werden. Die Ausbilder/Prüfer-Lizenzen werden dabei durch den Urkunden-Administrator als zusätzliche Rolle hinterlegt. Außerdem gewährt die Rolle Zugriff auf die Statistik.
Ein Benutzer darf nicht gleichzeitig Urkunden-Registrierungsstelle (URKR) und Urkunden-Ausbilder/Prüfer (URKP) sein.
| Aktivität | Administrator | Registrierungsstelle | Ausbilder/Prüfer |
|---|---|---|---|
| Einstellungen ändern | ja | nein | nein |
| Persönliche Einstellungen ändern | nein | ja | ja |
| Urkunden anzeigen, ändern und anlegen | keine | alle die die Gliederung laut PO ausstellen darf | nur die Qualifikationen, für die unter Berechtigungen eine passende Ausbilderlizenz hinterlegt wurde |
| Statistik einsehen | nein | ja | ja |
| Zugriff auf Dokumente (übergreifende) | nein | ja | nein |
| Ausbilderlizenzen als Berechtigung hinterlegen | ja | nein | nein |
| Ausbilderlizenzen in der Personen-App hinterlegen | ja | nein | nein |
Ausbilder / Prüfer-Berechtigungen
Da die Rolle Urkunden-Ausbilder/Prüfer eine eingeschränkte Rolle ist, benötigt diese weitere Informationen darüber, was der Benutzer alles darf. Dieses wird in der Urkunden-App anhand der Ausbilder-Lizenzen festgelegt. Anhand der Ausbilderlizenz wird ermittelt, welche Qualifikationen ausgestellt werden dürfen. Nur diese Ausbildungen werden dem Besitzer der Rolle mit der jeweiligen Lizenz zur Bearbeitung angeboten. Die Lizenzen werden in der Urkunden-App unter dem Menüpunkt Berechtigungen verwaltet. Dabei ist jedoch zu unterscheiden, ob jemand die Lizenz wirklich besitzt (Herr Mustermann ist Lehrscheininhaber, EH und SAN Ausbilder; dies wird in der Personen-App hinterlegt) oder ob jemand Zugriff auf die Daten bekommen muss (Herr Mustermann soll nämlich keine SAN-Qualifikationen bearbeiten können; dies wird in der Urkunden-App als Berechtigung hinterlegt). Die Verwaltung erfolgt durch den Urkunden-Administrator.
| Name | Urkunden-App | Personen-App |
|---|---|---|
| Max Mustermann (Lehrschein, EH und SAN Ausbilder) | Darf keine SAN-Urkunden anlegen: Unter Berechtigungen Lehrschein und EH-Ausbilder hinterlegen | Max Mustermann mit Lehrschein, EH und SAN Ausbilder anlegen |
Auswahl der Ausbilder und der Berechtigungen:
- Es werden alle Benutzer mit der Rolle Urkunden-Ausbilder/Prüfer (URKP) zur Auswahl gestellt.
- Die Auswahl der möglichen Ausbilder/Prüfer-Berechtigungen werden durch eine zentrale Datenbank bereitgestellt.
Anhand der hinterlegten Ausbilder/Prüfer-Berechtigungen wird ermittelt, welche DLRG Qualifikationen durch den Ausbilder ausgestellt werden dürfen. Nur diese Qualifikationen können durch die Person in der Urkunden-App angelegt und verwaltet werden.