Ein Auftragssammler funktioniert wie ein Warenkorb. Die eFGK erkennt dabei automatisiert, wann etwas in einen Auftragssammler muss und wann dies nicht nötig ist. Erkennen lässt sich dies an den Speichern-Buttons. Ein blauer Button "Speichern" wird sofort in der Gliederung wirksam. Ein grüner Button "In den Auftragssammler legen" weist dagegen darauf hin, dass der Datensatz erst in den Auftragssammler gelegt und der Auftragssammler noch einmal abgesendet werden muss. In den Auftragssammler könnt ihr beliebig viele auftragssammlerpflichtige Datensätze legen, d.h. ihr könnt in ihm auch wie in einem Warenkorb erst sammeln.
Auftragssammlerpflichtig sind in der eFGK u.a.:
- Alle Funkdienste, für die ein Behördenworkflow in der eFGK durchlaufen werden muss (z. B. der DLRG-Betriebsfunk für die Bundesnetzagentur (BNetzA) Frequenzzuteilung).
- Alle Funkdienste, für die ein Registrierungscode-Aufkleber vorgesehen ist und dem Endgerät noch keiner zugeordnet ist (nur RegCode Zuweisung).
- Im DLRG-Betriebsfunk zur Prüfung und Freigabe von neuen und geänderten Feststationen und Infrastrukturkomponenten.
Zur einfacheren Handhabung stellen wir unter EIGENE GLIEDERUNG | AUFTRAGSSAMMLER drei Ansichten bereit, die im folgenden beschrieben werden und zum Teil nur dann aktiv sind, wenn es nötig ist:
Achtung
Grundsätzlich kann von einem Funkdienst immer nur ein Auftragssammler aktiv im Workflow sein und in einem weiteren gesammelt werden.
Ein Absenden des nächsten Auftragssammlers ist immer erst dann möglich, wenn der vorherige Auftragssammler durch die Gliederung abgenommen wurde. Durch die Abnahme werden auch erst die enthaltenen Änderungen final im Gliederungsdatenbestand aktiviert.
Ausnahme bildet der Auftragssammler "nur RegCode Zuweisung", hiervon kann auch mehr als nur einer aktiv im Workflow sein.
Gültig für Gliederungsebene
Ortsgruppe (und vergleichbar)
Bezirk (und vergleichbar)
Landesverband
Bundesverband
Voraussetzung
Die Gliederung ist grundsätzlich zur Nutzung der eFGK berechtigt und freigeschaltet.
- Die vorbereitenden Maßnahmen in der App ISC-Gliederungsdaten wurden durchgeführt.
- Die eFGK-Stammdaten wurden ergänzt.
- Der Anwender verfügt über die eFGK-ISC-Rolle "eFGK-User"
Allgemeine Bedienelemente
Hinweise zur allgemeinen Navigation und Bedienelementen sind unter eFGK - Allgemeine Seitenelemente erläutert.
Auftragssammler
Erläuterungen zu "Auftragssammler"
Über Kachel AUFTRAGSSAMMLER kommt ihr immer an alle Auftragssammler (AS) eurer Gliederung - auch die bereits abgeschlossenen. Standardmäßig ist der Filter auf "Status" gesetzt. Über diesen Filter lässt sich die Auswahl auf Basis der möglichen Status eines Auftragssammlers in dieser Sicht einschränken.
In der Spalte Besonderheiten werden über Symbole zusätzliche Infos gegeben:
| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| Es ist mindestens ein Datensatz enthalten, dem noch eine Seriennummer fehlt. |
| In diesem AS ist mindestens ein Feststationsdatensatz enthalten. |
| In diesem AS ist mindestens eine Infrastrukturkomponente enthalten. |
| Es handelt sich um einen Datensatz, der über die Materialstelle auf Grund einer Bestellung erzeugt und in den AS der Gliederung gelegt wurde (bei diesen Datensätzen sind weitere Felder zur Bearbeitung gesperrt und sie können aus dem Auftragssammler nicht entfernt werden). |
| Hierbei handelt es sich um einen AS bezüglich Verzicht auf die Frequenzzuteilung. |
Ein Auftragssammler durchläuft je nach Prozess unterschiedliche Status, die hier durch die Gliederung jederzeit eingesehen werden können. Die folgende Tabelle erläutert die möglichen Status, die ein AS aufweisen kann:
| AS Status | Zuständig | Bedeutung |
|---|---|---|
| offen | Gliederung | In diesem AS des zugehörigen Funkdienstes werden aktuell alle AS-pflichtigen Datensätze gesammelt. Über das Bearbeiten-Icon unter Aktionen, kann in die Detailansicht des AS gesprungen werden, um den AS abzusenden, bzw. enthaltene Datensätze zu bearbeiten oder zu löschen. Wichtig Sobald ein Auftragssammler in den Workflow gegeben wird, ist das erneute Absenden eines Auftragssammlers des selben Funkdienstes erst möglich, wenn der Workflow abgeschlossen ist. |
| LV-Freigabe | Landesverband | Der abgesendete AS liegt dem lokal zuständigen Landesverband zur Prüfung und Freigabe einer im AS enthaltenen Feststation und/oder Infrastrukturkomponente vor. |
| Korrektur Gliederung | Gliederung | Der AS wurde vom Landesverband oder dem Bundesverband zur Korrektur zurück an die Gliederung gegeben. Tipp Wenn ihr zu diesem Zeitpunkt noch einen offenen AS des selben Funkdienstes habt, so könnt ihr den Inhalt des offenen AS in den AS im Status "Korrektur Gliederung" bei erneutem Absenden des zu korrigierenden AS verschmelzen, um unnötige Workflowdurchläufe und BNetzA-Anträge zu vermeiden. |
| BV-Eingang | Bundesverband | Der AS ist beim Bundesverband zum Versand des Antrags an die BNetzA eingegangen. |
| BV-BNetzA | Bundesverband | Der Antrag an die BNetzA wurde gestellt und wir erwarten die Rückmeldung der BNetzA - idealerweise in Form einer Frequenzzuteilung. |
| BV-Finalisierung | Bundesverband | Die Antwort von der BNetzA liegt vor und wird in die eFGK eingepflegt. |
| BV-Registrierungscodes | Bundesverband | Die RegCodes werden Endgeräten, für die ein Registrierungscode-Aufkleber vorgesehen und neu zugeordnet werden muss, zugeordnet und der Postversand vorbereitet. |
| Gld-Abnahmebereit | Gliederung | Der AS ist im Bundesverband final bearbeitet worden und steht nun in der Gliederung zur finalen Abnahme bereit. Achtung! Eine fehlende Seriennummer verhindert den Übergang in diesen Status. Eine fehlende Seriennummer kann jederzeit einmalig durch die Gliederung am Endgerät nachgetragen werden. |
| abgeschlossen | Gliederung | Der AS ist abschlossen, die enthaltenen Änderungen wurden im Datenbestand der Gliederung aktiviert. Nun kann ein weiterer AS des selben Funkdienstes in den Workflow gegeben werden. |
| verschmolzen | Gliederung | Dieser AS wurde mit einem in Korrektur befindlichem AS verschmolzen. Sein Inhalt wurde dabei in den zu korrigierenden AS übernommen. |
Auftragssammler mit Handlungsbedarf
Erläuterungen zu "Auftragssammler mit Handlungsbedarf"
Diese Kachel wird nur dann aktiv, wenn es einen Auftragssammler gibt, der entweder abgesendet werden kann oder der zur Korrektur an die Gliederung gesendet wurde.
Durch Auswahl der Kachel kommt ihr auf die Ansicht des Auftragssammlers, die nun vorgefiltert ist auf den Status "offen" und "Korrektur Gliederung".
Mit Klick auf das Aktions-Icon 
wird die Auftragssammler-Detailansicht aufgerufen.
In der Übersicht Elemente im Auftragssammler sind alle Datensätze aufgeführt, die bereits in den Auftragssammler gelegt wurden.
Links in der Zeile können unterschiedliche Symbole auf folgende Endgerätemerkmale hinweisen:
| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| Bei diesem Datensatz fehlt die Seriennummer. |
| Es handelt sich um eine Feststation. |
| Es handelt sich um eine Infrastrukturkomponente. |
| Es handelt sich um einen Datensatz, der über die Materialstelle auf Grund einer Bestellung erzeugt und in den AS der Gliederung gelegt wurde (bei diesen Datensätzen sind weitere Felder zur Bearbeitung gesperrt und sie können aus dem Auftragssammler nicht entfernt werden). |
Über das Papierkorb-Icon kann der Datensatz aus dem AS entfernt werden. In diesem Fall wird der Datensatz komplett gelöscht!
Über das Bearbeiten-Icon gelangt man in die entsprechende Detailansicht und kann Korrekturen und Ergänzungen an einem Großteil der Felder vornehmen.
Nach Prüfung und ggf. Datenergänzung geht es über den Button Auftragssammler absenden weiter. Zur Sicherheit wird eine Zusammenfassung angezeigt und für welche Frequenzzuteilungsnummer der Auftragssammler angewendet wird.
Der Auftragssammler wird erst nach Setzen der notwendigen OPT-INs und Betätigen des Buttons Absenden in den Workflow gegeben.
Sind im Auftragssammler Endgeräte des Anwendungsbereichs "DLRG-Betriebsfunk digital" enthalten, die noch keine U-ID von der eFGK zugewiesen bekommen haben, so teilt die eFGK diesen Endgeräten in diesem Moment ihre U-ID zu und zeigt einen U-ID Handzettel zum Ausdrucken und Speichern an.
Der QR-Code enthält die jeweilige U-ID, die dem Endgerät zugewiesen wurde, um eine fehlerfreie Übertragung in die Programmierung zu ermöglichen.
Parallel dazu wird das PDF auch per Mail an die IuK@-Adresse der Gliederung versendet.
Über den Button Zurück zur Liste der Auftragssammler lässt sich das Fenster verlassen und man sieht dort in der Übersicht den neuen Status des Auftragssammlers im Prozess.
Auftragssammler-Abnahme
Erläuterungen zu "Auftragssammler-Abnahme"
Diese Ansicht wird nur aktiv und erhält einen Zähler, wenn Auftragssammler zur Abnahme durch die Gliederung bereitstehen.
Durch Auswahl der Kachel kommt ihr auf die Ansicht des Auftragssammlers, die nun vorgefiltert ist auf den Status "Gld-Abnahmebereit".
Mit Klick auf das Aktions-Icon 
wird die Auftragssammler-Abnahmeseite aufgerufen.
Im oberen Bereich werden alle Endgeräte und Feststationen mit ihrer Vorgangsart angezeigt, die mit diesem Auftragssammler prozessiert wurden.
Direkt darunter wird die Frequenzzuteilungsnummer und ihr Zuteilungszeitraum angezeigt und es besteht die Möglichkeit, die Frequenzzuteilung der Bundesnetzagentur einzusehen.
Im Abschnitt "Es gelten die folgenden Auflagen und Einschränkungen" wird ein Extrakt der Auflagen und Einschränkungen aufgeteilt in die Punkte, die für die gesamte Frequenzzuteilung gelten und in die, die sich zusätzlich auf eine Feststation beziehen. Durch Klick auf die grauen Leisten kann der Block auf und zu geklappt werden.
Wichtig!
Diese Darstellung von Auflagen und Einschränkungen soll einen einfachen Blick auf diese Punkte in der eFGK bieten. Ausschließlich rechtsverbindlich sind die Angaben im Frequenzzuteilungsdokument. Sollte euch ein Fehler in den Punkten zur Frequenzzuteilung auffallen, sendet uns bitte eine Info, damit wir das in der eFGK korrigieren können.
Je nach Auflagen und Inhalt des Auftragssammlers sind unterschiedliche OPT-INs zu bestätigen, bevor über den Button "Auftragssammler Abnahme durch Gliederung" die Abnahme erfolgen kann.
Mit erfolgreicher Abnahme wird der Auftragssammler in den Status "abgeschlossen" gesetzt und die enthaltenen Datensätze aktiv.
Zu beachten!
Neue Endgeräte und Feststationen gelten als erfolgreich angemeldet und registriert, wenn die Registrierungscode-Aufkleber auf den entsprechenden Endgeräten angebracht sind und der Auftragssammler durch die Gliederung abgenommen wurde.
Am Ende der Seite befindet sich der Bereich Bearbeitungsverlauf, der die Historie und die wichtigsten Statuswechsel und Kommentare im Verlauf des Auftragssammlers dokumentiert.